Como parte de la mejora continua de nuestra Solución de Gestión Documental, Athento ha incorporado una nueva funcionalidad que será de gran utilidad para los usuarios, pues ahora podrán añadir comentarios directamente sobre documentos de trabajo.
Esta nueva característica permitirá que los usuarios puedan dejar comentarios en cualquier tipo de documentos, lo cual resulta útil en situaciones como, por ejemplo, explicar la razón por la cual no se ha aprobado una factura, para dejar constancia de cualquier anormalidad hallada en un documento, notificar instrucciones específicas sobre acciones a tomar con respecto a un documento o, simplemente, compartir comentarios antes de que se emita la versión final del mismo, entre otras tantas aplicaciones de utilidad corporativa.
La manera de hacerlo es muy sencilla, desde el documento con el cual se está trabajando, en la sección “Comments” hay un botón “Add comment”. Al presionarlo aparecerá una ventana emergente “New comment” con un campo de texto, además de dos botones, uno de color azul identificado como “Send” y otro de color rojo identificado como “Cancel”. Para guardar el nuevo comentario, se deben hacer clic en Send. Si por el contrario, se desea abortar el proceso de añadir un nuevo comentario al documento, se elige la opción Cancel.
La funcionalidad es bastante fácil de usar. si se quiere insertar un comentario, solo basta con escribir el texto deseado en el campo de texto dispuesto para ello, y presionar el botón “Send”.
Al culminar el proceso, en la sección “Comments”, se podrá visualizar el comentario insertado en una tabla de tres columnas, la primera de ellas titulada como “Author” en donde aparecerá el nombre del usuario que añadió el comentario, la segunda de ellas es “Creation Date”, que corresponde a la fecha y hora en que se insertó el comentario y, finalmente, la columna “Comment” mostrará el contenido del comentario.
Adicionalmente, desde el listado de documentos, también se podrá leer el contenido del comentario, con tan solo posicionar el cursor del ratón sobre el icono que aparece en la columna “Comment”.
Si deseas conocer más sobre esta y otras funcionalidades útiles para tu organización, puedes probar Athento de manera gratuita por 30 días.
