Solicitud de documentos a clientes

En este artículo veremos las capacidades de Athento para que sin salir de la plataforma podamos hacer solicitud de documentos a clientes o usuarios externos.
uploader de documentos
Veronica Meza

Veronica Meza

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Existen múltiples procesos de negocio en los que es necesario solicitar documentos a clientes. Uno de los más típicos es el onboarding de clientes. Por ejemplo, cuando se quiere componer el expediente de cliente para evaluar una solicitud o dar trámite a la contratación de un producto.

La solicitud de documentos a clientes en digital, puede hacerse desde el sistema core del cliente, si éste presta esta funcionalidad o puede hacerse desde Athento, garantizando que los documentos estén accesibles desde el core y desde el gestor documental.

Cómo se puede solicitar documentos a clientes con Athento


Para hacer la solicitud de documentos a un cliente en digital desde Athento, necesitamos tener al menos un email de nuestro cliente al cual podamos remitirle la solicitud de documentos. Esto también se puede hacer con un número de teléfono móvil o celular. Esta información de contacto la podemos almacenar en nuestro expediente como campos.

datos de contacto del cliente

Utilizando la operación Send Document Request de nuestro Marketplace de automatismos, es posible enviar al cliente vía email o SMS un enlace para que este realice la carga de documentos en digital. El automatismo podrá ejecutarse a demanda – por un agente o persona- o de forma automatizada, dependiendo del proceso de negocio.

Garantizar que el cliente se sienta seguro


Por supuesto, las compañías, cuando quieren implementar una solución de estas características, tienen varias preocupaciones que veremos a continuación.

La solución que escojamos, debe dar confianza a nuestro cliente y ofrecer la mejor experiencia de usuario posible. Para ello, debemos asegurarnos de que:

El cliente se siente dentro de nuestro ecosistema tecnológico

Esto se puede conseguir con simples elementos como:

  • Usando nuestro propio dominio para acceso a la página de subida de documentos
  • Usando nuestros dominios de correo electrónico para las notificaciones que se envían al cliente.
  • Utilizando nuestro branding para que el cliente identifique que está dentro de nuestros sistemas y se sienta tranquilo.

Todas las opciones anteriores son posibles con Athento. Me gustaría profundizar un poco más en el último punto, comentando que la última versión de Athento permite ya el control total sobre el look & feel de la página de subida de documentos. Para ello, Athento permite la carga de una capa de estilos que da el control al cliente al 100% sobre la manera en la que la página luce. Esta capa de estilos soporta ficheros:

  • HTML
  • CSS
  • Javascript

En la imagen principal de este artículo podemos ver un ejemplo de página customizada para la subida de documentos.

La subida de los documentos es fácil

Los humanos somos muy diversos y tenemos distintas habilidades y conocimientos tecnológicos, así como multitud de dispositivos. El acceso a internet tampoco es igual para todos. Por ello, la solución que elijamos debe ser usable y accesible.

Veamos algunas de las características de la funcionalidad de Athento para lograr una experiencia de usuario agradable y facilitar la carga de la documentación.

  • La capa de estilos customizable que soporta Athento, puede ser totalmente responsive, para adaptarse a diferentes dispositivos.
  • Es posible incluir información custom de utilidad para nuestros usuarios, así como información dinámica incluida en nuestras configuraciones (formatos y tamaños soportados) o ayudas contextuales para los usuarios.
  • Los usuarios pueden arrastrar y soltar los documentos, recibiendo feedback sobre la subida de estos.
  • Los usuarios pueden retomar el proceso si dejan la página, de manera que si tienen problemas de conexión, puedan hacer esta carga cuando tengan acceso a una conexión más estable.
  • Los usuarios pueden ver qué documentos ya han aportado al proceso.

pagina de subida desde un iphone x

La subida de documentos es segura

Athento nos permite estar tranquilos en relación a la documentación que vamos a recibir. La solicitud de documentos es segura con Athento, ya que aporta los siguientes mecanismos de protección.

  • Desde la configuración del espacio al que han de subirse los documentos, podemos controlar qué tipos de archivos permitiremos subir, así como su tamaño. De esta manera, no podrán subirnos un software malicioso. Además, es posible poner en cuarentena la documentación recibida.
  • Los links de subida pueden caducar después de un tiempo.
  • Athento permite solicitar al cliente al momento de acceso al link, un código de seguridad (OTP) que se puede enviar a su teléfono móvil. También sería posible solicitarle al cliente un dato más, como por ejemplo, la fecha de caducidad de su DNI.
    También es posible el uso de Recaptcha

A continuación, en este vídeo veremos cómo funciona la solicitud de documentos con Athento.

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