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Qué es un ECM o gestor de contenidos empresariales

Descubre qué es un ECM o gestor de contenidos empresariales y cómo puede beneficiar a tu empresa. Explora sus funciones y aplicaciones.
Qué es un ECM o gestor de contenidos empresariales / What is ECM
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Manuel Aguirre

Qué es un ECM – Introducción

Antes de definir qué es un ECM, es preciso comprender que la gestión eficiente de la información es una piedra angular para el éxito empresarial. Con el crecimiento exponencial de datos en todas las industrias, las empresas se enfrentan al desafío de manejar y organizar esta gran cantidad de información de manera efectiva. Aquí es donde entra en juego el Enterprise Content Management (ECM), una solución integral diseñada para abordar las complejidades de la gestión de contenido en entornos empresariales. En este artículo, exploramos en profundidad qué es un ECM, sus componentes esenciales, características, beneficios y casos de uso en una variedad de industrias. Además, explicamos cómo un ECM puede optimizar el ciclo de vida de la información, mejorar la eficiencia operativa y proporcionar una ventaja competitiva a las organizaciones.

Qué es un ECM – Definición

Para definir qué es un ECM podemos decir que Enterprise Content Management (ECM), o Gestión de Contenidos Empresariales en español, se refiere a un conjunto de estrategias, procesos y tecnologías diseñadas para manejar de manera integral el ciclo de vida completo de la información dentro de una organización. Este enfoque abarca desde la creación inicial de documentos hasta su disposición final, pasando por etapas como la captura, almacenamiento, gestión, distribución y conservación.

En esencia, un sistema ECM actúa como una plataforma centralizada que permite a las empresas gestionar eficazmente todo su contenido y documentos digitales, así como los procesos asociados a ellos. Esto incluye archivos de texto, imágenes, vídeos, correos electrónicos, formularios, informes y cualquier otro tipo de contenido generado o utilizado en el contexto empresarial.

El objetivo principal de un ECM es optimizar la gestión de la información, permitiendo a las organizaciones acceder fácilmente a los datos que necesitan, cuando los necesitan, de manera segura y eficiente. Además, un ECM también se centra en mejorar la colaboración entre equipos, facilitar el cumplimiento normativo y reducir los costes asociados con el almacenamiento y gestión de documentos físicos.

Qué es un ECM – Elementos Clave

Los sistemas ECM constan de varios elementos fundamentales que trabajan en conjunto para ofrecer una gestión integral de contenido. Estos elementos incluyen:

Captura de documentos

La captura eficiente de documentos es el primer paso en el proceso de gestión de contenido. Esto implica la recopilación y digitalización de documentos físicos, así como la importación de archivos digitales desde diferentes fuentes.

Con nuestro software ECM Athento puedes realizar la captura de documentos con las siguientes funcionalidades:

Automatización e inteligencia para reducir el trabajo manual asociado: extracción de OCR y texto, clasificación automática de documentos, lectura de códigos de barras, división de lotes de documentos.

Gestión de metadatos

Los metadatos son datos descriptivos que proporcionan información adicional sobre un documento o archivo. La gestión de metadatos en un ECM permite etiquetar y categorizar el contenido para facilitar su búsqueda y recuperación posterior.

Athento cuenta con varias funcionalidades relacionadas con la gestión de datos y metadatos, además de las mencionadas anteriormente para reducir el trabajo manual en la captura de documentos. Por ejemplo:

Indexación

La indexación es el proceso de asignar términos de búsqueda relevantes a los documentos para facilitar su recuperación. Los sistemas ECM utilizan algoritmos avanzados de indexación para garantizar una búsqueda precisa y eficiente de contenido.

Almacenamiento y seguridad de la información

Los ECMs proporcionan capacidades de almacenamiento seguro y escalable para todo tipo de contenido empresarial. Esto puede incluir opciones de almacenamiento en la nube, servidores locales o una combinación de ambos.

La seguridad de la información es una preocupación central en la gestión de contenido empresarial. Los ECMs ofrecen funciones avanzadas de seguridad, como el control de acceso basado en roles, la encriptación de datos y el seguimiento de auditoría para proteger la confidencialidad e integridad de la información.

Desde Athento podemos encontrar la siguiente funcionalidad para un almacenamiento óptimo y seguro:

Gestión de la documentación

Al definir qué es un ECM, veíamos que permite administrar todo el ciclo de vida de los documentos, incluida la gestión de los registros y documentación. En esa etapa de gestión, hay múltiples acciones que un software ECM debe permitir llevar a cabo. Por ejemplo: 

  • Gestión de Versiones: la gestión de versiones es crucial para rastrear y controlar las diferentes iteraciones de un documento a lo largo del tiempo. Un ECM permite mantener un historial completo de versiones y realizar un seguimiento de los cambios realizados por los usuarios. 
  • Flujos de Trabajo Automatizados: los flujos de trabajo automatizados permiten la creación de procesos empresariales estructurados y automatizados para la revisión, aprobación y distribución de contenido. Esto ayuda a mejorar la eficiencia operativa y garantizar la consistencia en los procesos organizacionales.

    Athento es una herramienta muy potente para implementar procesos documentales ya que permite diseñar, activar y mantener flujos de trabajo sin ayuda de TI, de forma gráfica y con cambios en tiempo real. Para que los responsables de áreas de negocio tengan la flexibilidad y potencia que necesitan para transformar los procesos de negocio. 

  • Procesamiento automatizado de documentos y registros mediante automatismos: las herramientas ECM modernas permiten activar circuitos digitales de gestión de documentos, solicitudes, expedientes,  casos u otros trámites. 
  • Gestión de documentos básica. Funcionalidades para administrar, organizar y trabajar con los documentos y registros como: cuadros de clasificación, gestión de activos digitales (DAM), navegación por carpetas, edición masiva de campos y documentos, etiquetado de imágenes y vídeos, múltiples opciones de búsqueda, notificaciones, reporting, etc.
  • Firma digital: actualmente, ya es imprescindible que las herramientas de gestión documental integren funcionalidad para firmar de forma electrónica documentos, tanto para usuarios internos como externos. 
ciclo de vida de la solicitud de credito

Entrega y publicación

La funcionalidad de distribución, entrega y publicación de un gestor documental o software ECM se refiere a la capacidad del sistema para compartir de manera eficiente los documentos con las partes interesadas relevantes. Esta funcionalidad implica varios aspectos clave:

  • Distribución: el gestor documental permite distribuir documentos de forma controlada y segura a usuarios internos y externos de la organización. Esto incluye la capacidad de enviar documentos por correo electrónico, compartir enlaces seguros o publicar en espacios colaborativos online.
  • Entrega: el sistema facilita la entrega de documentos a destinatarios específicos de manera oportuna y eficiente. Esto puede incluir la programación de entregas automáticas, notificaciones por correo electrónico o la integración con sistemas de mensajería para garantizar que los documentos lleguen a su destino en el momento adecuado.
  • Publicación: el gestor documental permite publicar documentos de manera accesible para aquellos que necesitan acceder a ellos. Esto puede implicar la creación de repositorios online donde los usuarios puedan buscar y acceder a documentos de manera rápida y sencilla, así como la publicación de documentos en sitios web o intranets corporativas.
 

Además de las anteriores funcionalidades, Athento también permite generar documentos de forma automática, a partir de plantillas, configurable por usuarios de negocio, con reglas para composición avanzada de documentos. Así como la flujos de aprobación de documentos por usuarios externos.

Preservación

La funcionalidad de preservación en un sistema ECM se refiere a la capacidad del sistema para garantizar la integridad, seguridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos y registros importantes para la organización. Esta funcionalidad implica varios aspectos clave:

  • Conservación a largo plazo: una plataforma de gestión documental permite almacenar documentos de manera segura y duradera, asegurando que la información se conserve en su estado original durante períodos prolongados de tiempo. Esto incluye la capacidad de gestionar la obsolescencia tecnológica y mantener la compatibilidad con formatos de archivo estándar para garantizar la accesibilidad futura.
  • Cumplimiento normativo: el sistema proporciona herramientas y funcionalidades para cumplir con los requisitos legales y regulatorios relacionados con la retención y preservación de documentos. Esto incluye la capacidad de establecer políticas de retención, aplicar bloqueos de acceso y auditoría, y gestionar la destrucción segura de documentos cuando sea necesario.

Qué es un ECM – Principales características

Además de los elementos mencionados anteriormente, los sistemas ECM suelen ofrecer una variedad de características adicionales para satisfacer las necesidades específicas de las organizaciones. Algunas de estas características incluyen:

  • Integración con otras aplicaciones empresariales: los ECMs se integran fácilmente con otras aplicaciones empresariales, como sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y herramientas de colaboración online, para facilitar el intercambio de datos y mejorar la productividad.
  • Búsqueda avanzada: los sistemas ECM ofrecen capacidades de búsqueda avanzada que permiten a los usuarios encontrar rápidamente contenido relevante utilizando criterios de búsqueda complejos, filtros y etiquetas.
  • Gestión de registros: la gestión de registros es un aspecto importante de la conformidad normativa y la gobernanza de la información. Los ECMs ofrecen funciones de gestión de registros que ayudan a las organizaciones a retener, archivar y eliminar documentos según los requisitos legales y regulatorios.
  • Colaboración online: los ECMs facilitan la colaboración online al permitir a los usuarios compartir, comentar y colaborar en documentos de forma segura y en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica.
  • Personalización y flexibilidad: los sistemas ECM suelen ser altamente personalizables y adaptables a las necesidades específicas de cada organización. Esto incluye la capacidad de personalizar flujos de trabajo, interfaces de usuario y políticas de seguridad según sea necesario.
  • Movilidad: con la proliferación de dispositivos móviles, los ECMs ofrecen capacidades móviles que permiten a los usuarios acceder, visualizar y editar contenido desde cualquier lugar y en cualquier momento, mejorando así la productividad y la colaboración
  • Análisis de datos: los ECMs proporcionan herramientas de análisis de datos integradas que permiten a las organizaciones extraer información valiosa de su contenido empresarial, identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora.

Qué es un ECM – Beneficios para las organizaciones

La implementación de un ECM ofrece una amplia lista de beneficios para las organizaciones, incluidos:

  • Mejora de la eficiencia operativa: un ECM optimiza los flujos de trabajo empresariales, reduce el tiempo dedicado a buscar y recuperar información y mejora la productividad y colaboración entre los equipos.
  • Reducción de costes: al eliminar la necesidad de almacenamiento físico de documentos, reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia operativa, un ECM ayuda a reducir los costes operativos y de almacenamiento de datos.
  • Cumplimiento normativo: los ECMs proporcionan herramientas y funciones avanzadas de gestión de registros y auditoría que ayudan a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y estándares legales.
  • Mejora de la seguridad: los ECMs ofrecen funciones avanzadas de seguridad, como el control de acceso granular, la encriptación de datos y el seguimiento de auditoría, que ayudan a proteger la información confidencial de accesos no autorizados y cumplir con los requisitos de seguridad de la empresa.
  • Optimización del ciclo de vida de la información: al gestionar todas las etapas del ciclo de vida de la información, desde la captura inicial hasta la disposición final, un ECM garantiza que la información esté disponible cuando sea necesario y se elimine de manera segura cuando ya no sea relevante, optimizando así el uso de recursos y espacio de almacenamiento.
  • Transformar procesos de forma ágil: Athento está diseñado con una visión low-code para que usuarios no técnicos puedan configurar procesos de negocio de diferente complejidad sin ayuda de IT (además, Athento cuenta con un framework de desarrollo para customizaciones más complejas). Esta facilidad para digitalizar procesos, crear flujos de trabajo digitales y hacer fluir la información y los documentos es lo que necesitan las organizaciones modernas para mantenerse a la vanguardia y ser ágiles para adaptar sus procesos a los cambios socioeconómicos. 

Qué es un ECM – Casos de Uso

Los ECMs tienen una amplia variedad de aplicaciones en diferentes industrias y contextos empresariales. Algunos ejemplos de casos de uso incluyen:

Sector Asegurador

Para las aseguradoras, un sistema ECM proporciona una plataforma centralizada y segura para gestionar toda la información y documentación asociada a las pólizas de seguros, reclamaciones, clientes, proveedores y procesos internos.

En el sector asegurador, donde la cantidad y complejidad de la documentación es considerable, un sistema ECM permite mejorar la eficiencia operativa al agilizar los procesos de gestión de documentos. Por ejemplo, la captura automatizada de documentos y datos permite digitalizar y procesar rápidamente formularios de solicitud de seguros, informes de siniestros, documentos de clientes, entre otros, reduciendo los tiempos de procesamiento y aumentando la precisión.

Sector Financiero

En el sector financiero, los ECMs se utilizan para gestionar documentos financieros, contratos, informes regulatorios y otra documentación importante. También es posible configurar el proceso de solicitud de crédito en digital, desde la solicitud de un cliente de algún tipo de crédito hasta el proceso de desembolso o no aceptación de su solicitud; estructurando lo que se denomina la carpeta única del cliente. Esto ayuda a las instituciones financieras a mejorar la eficiencia operativa, reducir los riesgos y cumplir con las regulaciones financieras.

Sector Legal

En el sector legal, los ECMs se utilizan para gestionar documentos legales, contratos, casos judiciales y otra documentación relacionada con la práctica legal. Esto permite a los bufetes de abogados y departamentos legales gestionar eficientemente su información, mejorar la productividad y garantizar el cumplimiento normativo.

Sector de la salud

En el sector de la salud, los ECMs se utilizan para gestionar registros médicos electrónicos, imágenes de diagnóstico, informes de laboratorio y otros documentos clínicos para crear y estructurar el expediente o Historia clínica electrónica. Esto permite a los proveedores de atención médica acceder fácilmente a la información del paciente y mejorar la coordinación de la atención.

Sector Educativo

En el sector educativo, los ECMs se utilizan para gestionar el contenido del curso, los materiales educativos, los expedientes estudiantiles y otra documentación académica. Es posible configurar procesos en este tipo de sistemas donde desde el inicio del registro y matrícula de los estudiantes se efectúe el vínculo de estos con la institución. Esto facilita la colaboración entre la academia y estudiantes, mejora el acceso a los recursos educativos y simplifica los procesos administrativos.

La gestión de contenido empresarial es un aspecto crucial de cualquier organización moderna. Con la creciente cantidad de datos que las empresas generan y manejan, contar con un sistema ECM eficiente es fundamental para optimizar los procesos, mejorar la colaboración y garantizar el cumplimiento normativo. Al comprender qué es un ECM, sus componentes clave, características, beneficios y casos de uso, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre la implementación de estas potentes herramientas de gestión de contenido. Si estás buscando maximizar el potencial de tu empresa, considera la implementación de un ECM y lleva tu gestión de contenido al siguiente nivel.

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