Todavía es bastante frecuente encontrarse con proyectos de gestión documental de transición del papel al digital. Estos proyectos engloban:

• Procesos que en la actualidad se ejecutan 100% en papel.
• Procesos mixtos que se ejecutan parte en papel y parte en herramientas obsoletas, ficheros Excel o bases de datos Access.

La principal característica de estos proyectos es que los usuarios no están muy familiarizados con las tecnologías. Se sienten cómodos con el papel y, probablemente, llevan muchos años haciendo su trabajo de la misma manera. A nivel de gestión de proyectos, esto entraña que tengamos que tomar cuidados especiales. A continuación ofrecemos algunos de ellos.

Involucrar a los usuarios en la fase de definición

En los proyectos de gestión documental de transición del papel al digital, hay que tener muy en cuenta a los usuarios finales de la herramienta. No debemos caer en el error de dejar la definición únicamente en manos de IT. Todo lo contrario, hay que hacer que estos usuarios sientan, desde la fase de consultoría y definición, que el cambio les va a ayudar en su trabajo y que van a poder trabajar mejor. Para poder ayudarles a hacer mejor su trabajo, hay que entender cómo trabajan en la actualidad, dónde están las ineficiencias actuales y comprender cuál es el valor que la tecnología les puede aportar.

Familiarizar a los usuarios con la herramienta desde fases tempranas

Recordemos que estamos hablando de usuarios que se sienten cómodos con el papel o que llevan trabajando con Excel mucho tiempo. Vamos a cambiarles de forma radical la forma en la que trabajan. Hacer que el cambio sea menos chocante para los usuarios, pasa por hacer que estos visualicen cómo va a ser la herramienta con la que van a trabajar. Esto tiene que hacerse desde el principio de modo que los usuarios tengan un periodo de familiarización visual con la herramienta continuo y a un ritmo en el que no se sientan agobiados por la presión de tener que empezar a usar dicha herramienta ya.

Muchas pruebas UAT

A la mayoría de usuarios nos sucede que no terminamos de aprender algo cuando simplemente nos lo cuentan. Necesitamos tocar, poner las manos en la masa. Necesitamos equivocarnos y volver a probar. Las pruebas de user acceptance no solo son importantes de cara a encontrar incidencias, también son una manera de formar a los usuarios y de que estos detecten si hay situaciones que no han sido consideradas dentro de su operativa.

Aunque los proyectos de este tipo suelen tener un riesgo asociado a la adopción de la nueva herramienta, también son proyectos muy bonitos y agradecidos, en los que los resultados suelen ser bastante visibles y lucen mucho. Estos proyectos simplemente necesitan un extra de esfuerzo didáctico.