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Programa de gestión documental: funcionalidades y procesos clave que puedes optimizar

Optimiza los procesos clave de tu organización y mejora la eficiencia y seguridad de tu información con la implementación de un programa de gestión documental
Programa de gestión documental
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Manuel Aguirre

En el sector empresarial, ya sea público o privado, un programa de gestión documental es esencial no solo por la necesidad de gestión de la documentación, sino por la ventaja competitiva que ofrece. La creciente cantidad de información que manejan las organizaciones requiere soluciones avanzadas que garanticen no solo la eficiencia en la administración de datos, sino también su seguridad y cumplimiento con las normativas vigentes. Aquí es donde entra en juego la elaboración e implementación de un Programa de Gestión Documental (PGD).

Un Programa de Gestión Documental permite a las organizaciones gestionar sus documentos de manera integral, desde su creación hasta su disposición final. Este proceso incluye la planificación de los flujos documentales y la valoración de la información contenida en los documentos. Además, implica la implementación de soluciones tecnológicas para automatizar procesos, lo que mejora la productividad y facilita la toma de decisiones informadas.

En este artículo, vamos a explorar las funcionalidades clave de un PGD y los procesos que puedes optimizar para transformar la gestión documental en tu organización. Desde la producción y recepción de documentos hasta su distribución y disposición final, entenderás cómo un PGD puede convertirse en una herramienta esencial para la eficiencia operativa y la seguridad de la información.

¿Qué es un Programa de Gestión Documental?

Citando el manual implementación de un Programa de Gestión Documental PGD creado por el Archivo General de la Nación en Colombia, un programa de gestión documental “Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización“.

Un Programa de Gestión Documental (PGD) es un enfoque integral que abarca el desarrollo de políticas, procesos y la implementación de herramientas tecnológicas para gestionar los documentos de una organización de manera eficiente, segura y conforme a las normativas vigentes. A diferencia de un sistema de gestión documental, un PGD es más amplio y estratégico, incluyendo no solo el software, sino también la planificación y supervisión de todas las actividades relacionadas con la gestión documental.

Un Programa de Gestión Documental (PGD) es esencial para cualquier organización que busque gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. Este programa abarca herramientas tecnológicas, procesos y políticas que aseguran una gestión integral de la información. A continuación, se describen los componentes clave de un PGD:

  • Software: herramientas tecnológicas diseñadas para facilitar la digitalización, almacenamiento, recuperación y gestión de documentos. Estas herramientas suelen incluir funcionalidades como la indexación, búsqueda avanzada, control de versiones y la automatización de flujos de trabajo.
  • Procesos: procedimientos estandarizados que guían la creación, manejo y disposición de los documentos. Estos procesos aseguran que los documentos sean gestionados de manera uniforme y eficiente a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente.
  • Políticas: normas y directrices que definen cómo debe ser manejada la información dentro de la organización. Las políticas aseguran el cumplimiento de leyes y regulaciones, garantizan la integridad y confidencialidad de la información y establecen responsabilidades claras para la gestión documental.
  • Capacitación: formación continua para los empleados sobre las mejores prácticas en gestión documental, el uso del software y el cumplimiento de las políticas establecidas. La capacitación asegura que todos los miembros de la organización estén alineados con los objetivos del PGD.
  • Evaluación y mejora continua: monitoreo y evaluación regular de los procesos y herramientas utilizadas, con el fin de identificar áreas de mejora y adaptarse a cambios en las necesidades de la organización o en las normativas vigentes.
  • Infraestructura: recursos físicos y tecnológicos necesarios para soportar el programa de gestión documental, incluyendo servidores, sistemas de almacenamiento, redes de comunicación y equipos de digitalización.

Implementar un PGD con estos componentes no solo optimiza la gestión de documentos, sino que también mejora la eficiencia operativa, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo en la organización.

¿Qué procesos debe permitir gestionar un programa de gestión documental?

Un Programa de Gestión Documental debe ser capaz de gestionar varios procesos fundamentales, los cuales se pueden optimizar con soluciones como el software de gestión documental Athento:

PROCESO

DESCRIPCIÓN

FUNCIONALIDAD DE ATHENTO

Producción

Generación de documentos dentro de la organización.

Athento facilita la creación de documentos mediante plantillas y flujos de trabajo automatizados, mejorando la eficiencia.

Recepción

Registro de documentos recibidos de fuentes externas.

Athento permite el registro automático de documentos entrantes a través de escaneo e integración con sistemas de correo.

Distribución

Envío de documentos a las personas o departamentos correspondientes.

Athento asegura la distribución eficiente de documentos mediante flujos de trabajo configurables y notificaciones automáticas.

Trámite

Gestión de documentos en los procesos administrativos.

Athento gestiona el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su archivo, integrándose con otros sistemas administrativos.

Organización

Clasificación y almacenamiento adecuado de documentos.

Athento utiliza metadatos y categorías para una clasificación y almacenamientos óptimos, asegurando un fácil acceso.

Consulta

Acceso fácil y rápido a los documentos necesarios.

Athento ofrece búsqueda avanzada y acceso inmediato a documentos a través de su interfaz intuitiva y funcionalidades de búsqueda inteligente.

Disposición final

Athento ofrece búsqueda avanzada y acceso inmediato a documentos a través de su interfaz intuitiva y funcionalidades de búsqueda inteligente.

Athento permite la gestión del ciclo de vida, definiendo políticas de retención y disposición final de documentos, incluyendo la eliminación segura.

Trazabilidad

Seguimiento detallado del ciclo de vida de los documentos.

Athento proporciona trazabilidad completa de los documentos, registrando todas las acciones y modificaciones realizadas.

Seguridad

Protección de la información contenida en los documentos contra accesos no autorizados y pérdidas.

Athento garantiza la seguridad de la información mediante controles de acceso, encriptación y auditorías regulares.

Athento optimiza cada fase del proceso documental, asegurando una gestión integral y eficiente de la información dentro de la organización.

Beneficios de implementar un programa de gestión documental

La implementación adecuada de un Programa de gestión documental nos permite tener los siguientes beneficios:

  • Reducción de volumen y costos: disminuir el volumen de documentos innecesarios, sin importar su formato, y reducir los costos asociados al mantenimiento de información redundante.
  • Mejora en la gestión del conocimiento: administrar la información contenida en documentos para agregar valor a la gestión del conocimiento dentro de la organización.
  • Transparencia y eficiencia organizacional: apoyar la transparencia, eficacia y eficiencia, promoviendo un modelo integrado de gestión en la entidad.
  • Lineamientos claros para la gestión documental: proveer directrices claras en gestión de documentos para la planificación, diseño y operación de los sistemas de información de la entidad, alineándose con los procesos de gestión documental.
  • Aprovechamiento de las TIC: fomentar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones dentro de la entidad.
  • Cumplimiento Normativo: garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, así como de los procesos de auditoría, seguimiento y control.
  • Preservación de Documentos Electrónicos: implementar procedimientos archivísticos que aseguren la disponibilidad a largo plazo de documentos electrónicos auténticos.
  • Servicios de archivo eficientes: ofrecer servicios de archivo adecuados y eficientes.
  • Acceso público a la información: facilitar el acceso y disposición al público de la información conforme a la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la Información Pública Nacional, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica.
  • Preservación de la memoria institucional: salvaguardar la memoria de la entidad y asegurar su preservación a largo plazo.

Para implementar un Programa de Gestión Documental de manera efectiva, es crucial contar con una solución robusta y adaptada a las necesidades específicas de la organización. Athento ofrece funcionalidades avanzadas para gestionar todos estos procesos de manera integrada y eficiente. Escríbenos y cuéntanos tus dudas o retos en la gestión documental de tu empresa, y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar estos procesos.