Productos sencillos de gestión documental para quitarnos trabajo

Athento es una empresa pequeña y nuestra visión de empresa no es la de ser un coloso con miles de empleados, sino más bien, la de ser un equipo muy especializado de expertos en gestión documental con la posibilidad de innovar y adaptar nuestro producto a las velocidades que los grandes peces del ECM no pueden.

Cuando tu equipo es pequeño, te enfrentas a la presión constante de tener que optimizar cada cosa que haces, porque no te puedes dar el lujo de perder el tiempo. Adaptando nuestro producto para nuestros usuarios -grandes clientes corporativos con necesidades y procesos complejos-  empezamos a darnos cuenta de que habían ciertas cosas que siempre teníamos que hacer y que podían:

A) Ser Automatizadas

B) Hacerse en menos tiempo

C) Delegarse al cliente  -DIY-

D) Delegarse en perfiles menos costosos

Igual que otras startups o tecnológicas como Mailchimp o Basecamp, en la búsqueda de conseguir cualquiera de los 4 puntos anteriores, hemos ido dando en el camino con By-Products. Un By-Product es algo así como un resultado colateral de hacer algo. Un producto que surge de otra actividad. Así nació Athento Rhombus para nosotros. Nuestro compañero Víctor Sanchez, vió la oportunidad de simplificar la customización de los gestores documentales. Athento ECM, Nuxeo o Alfresco requieren complejas estructuras XML que el software interpreta para ofrecer funcionalidades como formularios, flujos de trabajo y otros elementos. En lugar de codificarlos de forma manual, Víctor ideó una interfaz de usuario en la que se pudieran añadir de forma gráfica formularios, búsquedas, configuración de look&feel, workflows, etc., de forma rápida. Por detrás de la interfaz, una lógica se encargaría de traducir esos elementos en el código necesario para ser entendido por los gestores documentales.

En el caso de Rhombus, Víctor escogió la opción B. Hoy en día, customizaciones de clientes toman un 60% menos de tiempo usando Rhombus. Cada vez que nos vemos obligados a hacer algo no permitido por Rhombus, estudiamos si meterlo en nuestro traductor particular de gestores documentales  para que la segunda vez que nos toque hacerlo, lo hagamos al menos el doble de rápido 

Pero para los que no entendéis lo que customizar un gestor documental entraña, voy a poneros un ejemplo muy sencillo de cómo con productos de gestión documental simples, podemos facilitar no sólo el trabajo de usuarios finales, sino de todos aquellos que se dedican a la administración y mantenimiento de los mismos.

El año pasado, Athento publicó un nuevo servicio online llamado MasterTables. Básicamente, MasterTables es una aplicación que permite a usuarios sin conocimientos técnicos, mantener actualizadas tablas maestras o listados con valores de negocio, como por ejemplo, listas de productos, códigos de operaciones, listados de sucursales, listados de usuarios, u otros valores.

Muchas de estas listas suelen modificarse de forma frecuente. Antes de MasterTables, los usuarios solían hacernos solicitudes de soporte para que fuéramos nosotros quienes actualizáramos estas listas. Nosotros nos quitamos tickets de soporte, pero vamos a verlo menos desde nuestro punto de vista y más desde el punto de vista del cliente. Descubrimos que podíamos ayudarles a resolver otros problemas:

• Reutilizar listas: Muchos de estos listados de negocio tienen que ser utilizados en varias aplicaciones. MasterTables permite tener una única lista por cada uno de esos vocabularios. La lista puede ser explotada desde las distintas herramientas que el cliente usa. ¿Eso que significa para el cliente? Significa que no tienen que actualizar 4 listas si utiliza 4 herramientas software, solamente una.  
• Liberar a los equipos técnicos del cliente: Si los usuarios de proceso pueden encargarse del mantenimiento de estas listas, los hacemos más autónomos y liberamos a los equipos de IT del cliente.
• Reutilizar el trabajo de otros: Existen una gran cantidad de listas de uso común que los usuarios -técnicos o finales- no deberían tener que ingresar a mano o importar en sus aplicaciones. Por ejemplo, una listado de provincias de España que se utiliza en casi cualquier formulario ¿por qué tendría alguien que tomarse el trabajo de ingresarlas? MasterTables trae incorporadas más de 100 listados de valores de uso frecuente.

MasterTables reduce en un 70% el tiempo dedicado a la gestión de listas maestras. Nos ha ayudado a nosotros a trabajar menos, pero también a nuestros usuarios finales.

Como conclusión, para los que os movéis en este ecosistema del Enterprise Content Management (consultores, analistas, desarrolladores, project managers, etc.), pensad siempre en todas aquellas cosas que por pequeñas que sean os pueden quitar trabajo, a vosotros y a los usuarios finales para los que trabajáis.