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¿Por qué la industria del software ECM debe cambiar? – Parte 2 Complejidad

A continuación, enumero qué situaciones o prácticas habituales en la industria del software ECM pueden y deben cambiar para mejorar la experiencia de nuestros clientes.
industria del software ECM / ECM software industry
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Veronica Meza

Hace unos días, comencé una serie de artículos en los que quiero aportar mi punto de vista acerca de qué no se está haciendo bien en la industria del ECM y qué debería cambiar para mejorar la experiencia que ofrecemos a nuestros clientes. 

Si no leíste la primera parte, puedes hacerlo en ¿Por qué la industria del software ECM debe cambiar? Aquí va la segunda reflexión:

Una industria en la que cada reto tecnológico se resuelve con una nueva licencia o una nueva aplicación

Los recursos son limitados y eso se cumple para casi todas las cosas en la vida. En el contexto organizativo aún más: existen presupuestos limitados, fechas de entrega, equipos de trabajo que tienen que distribuirse lo mejor que puedan para sacar el máximo posible de trabajo. Esta realidad deja a las empresas en una situación difícil en nuestro sector cuando se presenta una nueva necesidad. Por ejemplo, la empresa necesita generar de forma automática los documentos relativos a la contratación de sus productos. Estamos hablando de documentos, las personas de negocio podrían pensar “esto debe ser algo que haga el gestor documental” y se van a su fabricante a preguntar. La respuesta suele ser, “sí, no te preocupes. Eso puedes hacerlo con el módulo XXXX, tendrás que adquirir licencias para el módulo…” Otro caso, captura de datos: “No, eso no lo hace nuestro producto, pero tenemos integración con XXXXX. ¿Te paso el contacto?”. 

El impacto de tener diferentes aplicaciones o módulos para cubrir una necesidad

En ambos casos expuestos en el apartado anterior, el usuario de negocio, así como TI suelen hacer frente a dos retos:

  • El presupuestario: las licencias son costosas, ya sea de módulos adicionales o, aún peor en el caso de que tengan que adquirir un producto completamente nuevo.
  • La complejidad tecnológica: añadir nuevas aplicaciones o módulos añade complejidad a la arquitectura/estructura TI de la organización. Diferentes aplicaciones funcionan en tecnologías distintas, requieren integraciones adhoc (o de producto si hay suerte), requieren que el equipo conozca y aprenda sobre el mantenimiento de varias herramientas, etc.
 

¿Por qué el gestor documental o plataforma de contenidos digitales no puede cubrir todo el espectro del ciclo de vida de los contenidos (captura, gestión, almacenamiento, delivery, archivado)? Y a esta pregunta me podríais responder: “porque una aplicación que se centra en un problema específico (por ejemplo en la captura o BPM), lo suele resolver mejor. Si usamos la funcionalidad de gestión documental para XXXX, nos quedaremos cortos”. Y aquí yo os invito a invertir un poco en explorar las necesidades reales que tenéis, si en realidad son tan “complejas o sofisticadas”. En nuestra experiencia, sólo en casos excepcionales las necesidades lo son y aún en estos casos, siempre es posible dividir el problema y encontrar una solución más óptima que no nos añada costes excesivos por herramientas que quedarán infrautilizadas y añadirán mayor complejidad tecnológica.

ESTO NO ES NORMAL, o al menos, no debería serlo. Por eso cuando tomamos la decisión -cuanto menos arriesgada- de construir una plataforma ECM en un sector lleno de peces muy gordos, y dejar de implantar otras plataformas de terceros, adquirimos varios compromisos de diseño y de políticas:

  • Diseñar una plataforma que permita a los usuarios cubrir las necesidades comunes y razonables en torno a sus documentos o contenidos digitales, desde la captura hasta la preservación y archivo. 
  • No crear módulos adicionales, simplemente funcionalidad, que a nosotros mismos ni a nuestros clientes, les añada más cosas que mantener y cuidar.
  • No cobrar por el software, sólo por el uso. No tienes que pagar licencias extras para usar otro módulo o aplicación, pagas por el servicio que consumes en algunos casos, como por ejemplo, OCR o Blockchain.

 

En el próximo artículo, profundizaré en más razones sobre la necesidad de transformación en la industria del ECM.