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¿Por qué la industria del software ECM debe cambiar? – Parte 1 La obsolescencia

A continuación, enumero qué situaciones o prácticas habituales en la industria del software ECM pueden y deben cambiar para mejorar la experiencia de nuestros clientes.
Por qué la industria del software ECM debe cambiar - Parte 1 La obsolescencia / ECM software industry
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Veronica Meza

Hace 18 años que nuestra empresa empezó su andadura en el sector del software. En mi caso personal, ya hace más de 13 años que estoy en esto. Hemos visto muchas cosas. En este artículo, pretendo enumerar algunas de las prácticas o situaciones, que desde un punto de vista filosófico y ético, son mejorables en la industria del software ECM (Enterprise Content Management). Y, en algunos casos, se puede decir que, incluso, estas prácticas al uso de nuestra industria son fundamentalmente incorrectas. Aunque en mi artículo hablaremos de la industria particular en la que trabajamos, creo que es fácilmente extensible a la industria global del software. Empecemos pues…

Una industria en la que la obsolescencia tecnológica es común

El pasado noviembre, en un evento de uno de los peces grandes de nuestro sector, una usuaria de uno de los productos de este fabricante me dijo:

“Actualizar XXXX es el parto de una ballena”

Esta usuaria -parte del equipo técnico de una de las Administraciones Públicas con más peso en este país- me contaba cómo aunque sólo usaban la plataforma como repositorio, cada actualización de ésta, les requería un esfuerzo humano y técnico colosal. En esta Administración, tardaron 4 años en realizar el primer upgrade de la plataforma. Ahora actualizan cada 2 años para hacerlo menos doloroso.

No es solamente el caso de esta plataforma -o de la Administración Pública-, conocemos historias de empresas privadas importantes que llegan a un punto de encrucijada en el que tienen que tomar una decisión porque el fabricante ya no ofrece soporte para esa versión del software. En un entorno Entreprise, en el que gestionas millones de documentos, miles de usuarios, conexión con decenas de aplicaciones, no puedes permitir tener el back de tus sistemas de información (léase el gestor documental) sin soporte. 

Muy a mi pesar, tengo que decir que nosotros tuvimos que sufrirlo de primera mano y es una de las grandes deudas que tenemos con clientes antiguos -algunos se han marchado y otros continúan con nosotros- cuando en nuestra empresa nos dedicábamos a la implantación de otra conocida plataforma ECM open source. Las customizaciones y parametrizaciones para cubrir los casos de uso de los clientes, en muchos casos hacían inviable el upgrade. En casos más extremos, hemos visto también incompatibilidades nativas entre versiones.

El impacto de una plataforma desactualizada

Tener una plataforma desactualizada es problemático por muchas razones:

  • Las necesidades de los usuarios no son estancas, ni están asociadas a una versión X de un producto. Las tecnologías cambian para dar respuesta a las necesidades cambiantes de los usuarios. Los usuarios con una plataforma desactualizada, legacy u obsoleta, deben ver con frustración cómo están bloqueados a la hora de implementar nuevos procesos o disfrutar de nueva funcionalidad. No es raro ver en una empresa que tenga varios sistemas de gestión documental simplemente porque no pudieron mantener actualizada determinada plataforma.
  • Actualizar no puede consumir los recursos técnicos de la organización. Estos deben estar al servicio de los usuarios, para aportarles valor y ayudarles a construir soluciones. Esto en caso de que existan dichos recursos técnicos, en la práctica, a las empresas les resulta costoso tener un equipo especializado en una plataforma X.
  • No actualizar pone los documentos y datos de la organización en riesgo: software desactualizado puede dar lugar a vulnerabilidades de seguridad, ya que éstas normalmente se corrigen en versiones superiores o actuales. 
 

ESTO NO ES NORMAL, o al menos, no debería serlo. Por eso, cuando tomamos la decisión -cuanto menos arriesgada- de construir una plataforma ECM en un sector lleno de peces muy gordos, y dejar de implantar otras plataformas de terceros, adquirimos varios compromisos de diseño y de políticas:

  • Las actualizaciones por defecto deberían ser muy frecuentes y automáticas: primero, para entregar valor constante a los clientes, segundo para reducir el impacto entre actualizaciones.
  • Las configuraciones, customizaciones y parametrizaciones del cliente deben convivir con un escenario de actualizaciones frecuentes: nuestro CEO diseñó un sistema de piezas desacoplables que permite activar/desactivar buena parte del código custom del cliente. La elección de las tecnologías bases (Python vs Java) nos daba mayor flexibilidad, para que incompatibilidades o errores en el código custom del cliente no le impidieran a la plataforma arrancar (como sucede con muchos productos Java).  
  • Mantener el framework actualizado: las tecnologías base sobre las que opera nuestro software (Python y Django) deben mantenerse lo más actualizadas posibles. Por supuesto, esto significa un esfuerzo gigantesco de actualización de código y librerías para nuestro equipo, pero al mismo tiempo, permite a nuestros clientes trabajar en entornos seguros y poder acceder a las últimas tecnologías y funcionalidades disponibles.
 

En la siguiente entrega, te cuento más razones acerca de por qué la industria del ECM debe cambiar.

Sigue leyendo el resto de entregas en: