Migración de un gestor documental: qué tener en cuenta y cómo realizarla

Cualquier proyecto de gestión documental pasa por una serie de fases, las cuales serán más o menos costosas dependiendo de la capacidad del producto implantado y de la experiencia del equipo de personas que lo pongan en marcha.

A lo largo de nuestros más de 10 años de experiencia especializados en ayudar a nuestros clientes con sus problemas de gestión documental, en Athento hemos podido comprobar que uno de los pasos más críticos al implantar un gestor documental es la migración de los documentos y sus metadatos.

En este sentido, nos podemos encontrar con distintas situaciones:

1. El cliente ya dispone de un gestor documental implantado.
2. El cliente no dispone de un gestor documental, pero dispone de los documentos o sus metadatos en ficheros de un sistema de ficheros compartidos u hojas de cálculo con sus metadatos.

Ciertamente, por nuestra experiencia, la situación más complicada es la primera, aunque pueda parecer lo contrario, ya que es necesario asegurar la compatibilidad hacia atrás de todo lo existente. Es decir, tenemos que asegurarnos de que el cliente pueda seguir accediendo a sus datos antiguos -sin perder información- desde la nueva herramienta.

Al realizar una migración de documentos a un nuevo gestor documental se deben efectuar una serie de tareas clave:

1.- Hacer un primer análisis para detectar la situación de la documentación, qué metadatos tiene, formato de los ficheros originales, volumen de documentación.

En este punto es clave realizar un análisis como si de un proyecto de Business Intelligence se tratase. Es necesario obtener información del volumen de documentos desde distintas perspectivas, por tipología documental, por ubicación, por autor, por fechas. Esto permite posteriormente un proceso de calidad más liviano. Después podremos comprobar por distintos medios que se ha migrado la totalidad de la información, pues los volúmenes arrojados por el análisis coinciden con los volúmenes en el nuevo software. Igualmente, es necesario disponer de las “tablas maestras” que se utilizan para nutrir de información los metadatos de los documentos, sobre todo, si posteriormente se realiza algún tipo de transformación de estos datos.

2.- El diseño y desarrollo de los scripts de migración, que se encargarán de realizar las operaciones de:

• Obtener la información de la fuente origen.
• Almacenarla en un punto intermedio para poder explotarla y no depender de la fuente origen.
• Realizar los procesos de transformación en los metadatos.
• Y finalmente, la carga de documentos.

3.- El diseño y desarrollo de los scripts que medirán la calidad de dicha migración.

4.- Se deben realizar las mediciones necesarias para controlar la velocidad de migración, transformación de metadatos y procesos de calidad. Normalmente, todos los proyectos tienen un tiempo ajustado que, con procesos grandes de migración, se vuelve más crítico. La migración de 2 millones de documentos puede durar un tiempo mínimo de 4 semanas, dependiendo siempre de las infraestructuras disponibles. Es clave en este proceso: velocidades de red y velocidades de lectura y escritura en disco.

5.- Pruebas de calidad en modo “UAT”.

Otras consideraciones de interés a la hora de migrar un sistema de gestión documental son:

• Es conveniente elegir bien el tamaño de los paquetes de documentos a migrar. Esto dependerá del volumen total de documentos, aunque un buen tamaño es 50.000 documentos por paquete.
• Métodos de carga masiva de documentos y metadatos al gestor documental. En la serie de artículos «Como cargar documentos y sus metadatos de forma masiva al gestor documental» os contamos cómo funcionan el método de carga mediante CSV y el método de carga desatendida mediante CSV, ventajas de cada método y casos prácticos en los que cada uno aplica.
• Realizar una planificación realista tras el análisis de los datos. Es importante conocer las circunstancias reales, riesgos y retos a los que se va a enfrentar la migración para poder planificarla con certeza. Es complejo realizar una planificación de una migración ajustada a la realidad conociendo únicamente los volúmenes porque existen otros factores como las velocidades de trasferencia que van a impactar de forma directa a la migración.
• Es recomendable «fasear» la migración. Por ejemplo, empezar por la documentación más actual, expedientes abiertos, contratos actuales, etc. Es decir, darle prioridad a la información que es critica para el negocio. Si hay mucha información por migrar, la estrategia debería ser migrar primero la documentación más nueva, de manera que el sistema pueda ponerse en producción antes de la finalización de la migración y sin impactar en el trabajo de los usuarios.
• Conservar la fuente de origen (o una réplica de la misma) por al menos un mes. Esto es una medida de control de contingencia en caso de que los usuarios echen en falta algún documento o alguna información.

Espero que este post os ayude a todos los que os estáis planteando realizar una migración de documentos a un nuevo sistema. Aunque las migraciones son complejas, siguiendo buenas prácticas como las anteriores, podemos llevarlas a cabo con éxito y dentro de los plazos estimados.