En el tejido evolutivo de las empresas, la información soportada en los documentos se convierte en un pilar que sostiene la operación empresarial. Sin embargo, en medio de la constante marea de datos e información, se alzan desafíos notables en la gestión adecuada de estos documentos. En este artículo nos ocuparemos de identificar y revisar algunos de estos desafíos, explorando su impacto y ofreciendo hojas de ruta concretas para enfrentarlos con éxito.
Miremos entonces con qué nos podemos encontrar cuando queremos llevar a cabo una adecuada gestión de los documentos:
La acumulación de documentos en distintos formatos, aplicaciones y ubicaciones a lo largo del tiempo puede generar un caos difícil de gestionar. La falta de una estructura clara puede resultar en la pérdida de tiempo cuando se buscan documentos y en la dificultad para encontrar la información necesaria en el momento oportuno -lo que en muchos casos puede resultar en pérdidas económicas cuantificables-.
La clave está en implementar un sistema de organización jerarquizada o cuadro de clasificación. Esto implica crear carpetas y subcarpetas con nombres descriptivos y criterios de clasificación claros. Además, la adopción de un sistema de gestión documental puede ayudar en este proceso, facilitando la organización y búsqueda de documentos.
Los metadatos o información que describe los documentos, es una buena forma de palear este reto. Nuestra recomendación es definir un esquema canónico o ficha documental que incluya unos metadatos mínimos obligatorios con los que todo documento debería contar en nuestra organización.
A medida que múltiples usuarios acceden y editan documentos, el control de versiones puede volverse un problema. La falta de seguimiento puede resultar en la pérdida de cambios importantes y en la confusión sobre la versión más actualizada. El control manual de las versiones consume tiempo y energía, al tiempo que es difícil asegurar que se esté haciendo correctamente.
Las soluciones de gestión documental ofrecen funcionalidad de control de versiones que permiten rastrear, registrar y recuperar todas las modificaciones en un documento. Esto garantiza la integridad de los documentos y brinda transparencia en los cambios realizados por diferentes colaboradores.
La colaboración en documentos a menudo involucra múltiples personas trabajando simultáneamente. La falta de un sistema adecuado puede dificultar la colaboración en tiempo real y limitar la accesibilidad de los documentos desde ubicaciones remotas. Además, encontrar un documento en el gestor de correo cuando haya pasado un tiempo, se convierte en un verdadero dolor de cabeza. Compartir información vía email también tiene el riesgo de que la información se quede desactualizada. En este artículo hablamos sobre porqué no se debe usar el correo electrónico para gestionar documentos.
La adopción de plataformas de colaboración en línea permite a los equipos trabajar en documentos de forma simultánea, con actualizaciones en tiempo real. Además, los sistemas de gestión documental basados en la nube brindan acceso seguro y remoto a los documentos desde cualquier ubicación. Los gestores documentales de vanguardia ofrecen también integraciones con las herramientas que utilizas en el día a día para trabajar: Outlook email, Google Calendar o Outlook, Office 365, Slack, etc.
La gestión documental inadecuada puede poner en riesgo la seguridad de los datos sensibles y la falta de cumplimiento con regulaciones puede llevar a sanciones legales. La pérdida de información importante para el negocio es otro riesgo frecuente. Los documentos no son de los colaboradores, son parte de los procesos de las empresas y son la evidencia de la toma de decisiones.
La inversión en sistemas de gestión documental con medidas de seguridad como cifrado, autenticación de usuarios, gestión de permisos, logs de accesos, etc., es esencial. Además, el uso de estas soluciones puede ayudar a automatizar procesos para garantizar el cumplimiento normativo.
La transición de documentos físicos al mundo digital representa un salto crucial en la gestión documental moderna. Sin embargo, este cambio no es solo una cuestión técnica, sino que involucra desafíos emocionales, operativos y culturales. El proceso puede generar resistencia y dificultades en la adaptación, afectando tanto a empleados como a los procesos empresariales. El COVID ha acelerado esta transición, pero aún queda mucho por hacer.
La clave está en adoptar una estrategia gradual de digitalización. Comienza con la digitalización de documentos críticos y luego avanza hacia los demás. Invierte en tecnologías que permitan cubrir en digital todo el ciclo de vida de los documentos (generación, aprobación, firma, almacenamiento, envíos, etc.), esto simplificará esta transición. Crear y trabajar sobre documentos electrónicos nativamente digitales, es la verdadera solución a ese cambio evolutivo.
Los desafíos comunes de la gestión documental son inevitables, pero también son superables con las estrategias adecuadas. La implementación de sistemas de gestión documental modernos, la organización estructurada, el control de versiones, la colaboración eficiente, la seguridad y el enfoque gradual en la digitalización son pasos cruciales hacia una gestión documental efectiva.
Al superar estos obstáculos, las empresas pueden disfrutar de una mayor eficiencia, productividad y seguridad en la administración de su valiosa información.
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