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Los desaf铆os comunes en la Gesti贸n Documental y c贸mo superarlos: Navegando hacia la eficiencia empresarial

馃敟 隆Dominar la Gesti贸n Documental es clave en el competitivo mundo actual! 馃捈馃挭 馃殌 Con las estrategias adecuadas, 隆puedes conquistar los desaf铆os comunes de la Gesti贸n Documental y llevar tu empresa al siguiente nivel! 馃挕馃搱 #Gesti贸nDocumental #脡xitoEmpresarial
Gesti贸n documental / document management
Manuel Aguirre

Manuel Aguirre

En el tejido evolutivo de las empresas, la informaci贸n soportada en los documentos se convierte en un pilar que sostiene la operaci贸n empresarial. Sin embargo, en medio de la constante marea de datos e informaci贸n, se alzan desaf铆os notables en la gesti贸n adecuada de estos documentos. En este art铆culo nos ocuparemos de identificar y revisar algunos de estos desaf铆os, explorando su impacto y ofreciendo hojas de ruta concretas para enfrentarlos con 茅xito.

Miremos entonces con qu茅 nos podemos encontrar cuando queremos llevar a cabo una adecuada gesti贸n de los documentos:

Desaf铆o 1: El caos (no encuentro la informaci贸n)

La acumulaci贸n de documentos en distintos formatos, aplicaciones y ubicaciones a lo largo del tiempo puede generar un caos dif铆cil de gestionar. La falta de una estructura clara puede resultar en la p茅rdida de tiempo cuando se buscan documentos y en la dificultad para encontrar la informaci贸n necesaria en el momento oportuno -lo que en muchos casos puede resultar en p茅rdidas econ贸micas cuantificables-.聽

Soluci贸n: Implementar una estructura jerarquizada y el uso de metadatos

La clave est谩 en implementar un sistema de organizaci贸n jerarquizada o cuadro de clasificaci贸n. Esto implica crear carpetas y subcarpetas con nombres descriptivos y criterios de clasificaci贸n claros. Adem谩s, la adopci贸n de un sistema de gesti贸n documental puede ayudar en este proceso, facilitando la organizaci贸n y b煤squeda de documentos.

Los metadatos o informaci贸n que describe los documentos, es una buena forma de palear este reto. Nuestra recomendaci贸n es definir un esquema can贸nico o ficha documental que incluya unos metadatos m铆nimos obligatorios con los que todo documento deber铆a contar en nuestra organizaci贸n.聽

Desaf铆o 2: 驴Por qu茅 los documentos tienen todas estas versiones?

A medida que m煤ltiples usuarios acceden y editan documentos, el control de versiones puede volverse un problema. La falta de seguimiento puede resultar en la p茅rdida de cambios importantes y en la confusi贸n sobre la versi贸n m谩s actualizada. El control manual de las versiones consume tiempo y energ铆a, al tiempo que es dif铆cil asegurar que se est茅 haciendo correctamente.

Soluci贸n: Control de versiones autom谩tico

Las soluciones de gesti贸n documental ofrecen funcionalidad de control de versiones que permiten rastrear, registrar y recuperar todas las modificaciones en un documento. Esto garantiza la integridad de los documentos y brinda transparencia en los cambios realizados por diferentes colaboradores.

Desaf铆o 3: Es muy artesanal compartir documentos por correo 隆que horror!

La colaboraci贸n en documentos a menudo involucra m煤ltiples personas trabajando simult谩neamente. La falta de un sistema adecuado puede dificultar la colaboraci贸n en tiempo real y limitar la accesibilidad de los documentos desde ubicaciones remotas. Adem谩s, encontrar un documento en el gestor de correo cuando haya pasado un tiempo, se convierte en un verdadero dolor de cabeza. Compartir informaci贸n v铆a email tambi茅n tiene el riesgo de que la informaci贸n se quede desactualizada. En este art铆culo hablamos sobre porqu茅 no se debe usar el correo electr贸nico para gestionar documentos.

Soluci贸n: Herramientas de Colaboraci贸n y Acceso Remoto

La adopci贸n de plataformas de colaboraci贸n en l铆nea permite a los equipos trabajar en documentos de forma simult谩nea, con actualizaciones en tiempo real. Adem谩s, los sistemas de gesti贸n documental basados en la nube brindan acceso seguro y remoto a los documentos desde cualquier ubicaci贸n. Los gestores documentales de vanguardia ofrecen tambi茅n integraciones con las herramientas que utilizas en el d铆a a d铆a para trabajar: Outlook email, Google Calendar o Outlook, Office 365, Slack, etc.

Desaf铆o 4: Los documentos de mi empresa no est谩n seguros

La gesti贸n documental inadecuada puede poner en riesgo la seguridad de los datos sensibles y la falta de cumplimiento con regulaciones puede llevar a sanciones legales. La p茅rdida de informaci贸n importante para el negocio es otro riesgo frecuente. Los documentos no son de los colaboradores, son parte de los procesos de las empresas y son la evidencia de la toma de decisiones.

Soluci贸n: Enfoque en la Seguridad y Cumplimiento

La inversi贸n en sistemas de gesti贸n documental con medidas de seguridad como cifrado,聽 autenticaci贸n de usuarios, gesti贸n de permisos, logs de accesos, etc., es esencial. Adem谩s, el uso de estas soluciones puede ayudar a automatizar procesos para garantizar el cumplimiento normativo.

Desaf铆o 5: Estamos bien as铆, no necesitamos tecnolog铆a

La transici贸n de documentos f铆sicos al mundo digital representa un salto crucial en la gesti贸n documental moderna. Sin embargo, este cambio no es solo una cuesti贸n t茅cnica, sino que involucra desaf铆os emocionales, operativos y culturales. El proceso puede generar resistencia y dificultades en la adaptaci贸n, afectando tanto a empleados como a los procesos empresariales. El COVID ha acelerado esta transici贸n, pero a煤n queda mucho por hacer.

Soluci贸n: Estrategia gradual de desmaterializaci贸n de los documentos

La clave est谩 en adoptar una estrategia gradual de digitalizaci贸n. Comienza con la digitalizaci贸n de documentos cr铆ticos y luego avanza hacia los dem谩s. Invierte en tecnolog铆as que permitan cubrir en digital todo el ciclo de vida de los documentos (generaci贸n, aprobaci贸n, firma, almacenamiento, env铆os, etc.), esto simplificar谩 esta transici贸n. Crear y trabajar sobre聽documentos聽electr贸nicos nativamente digitales,聽es la verdadera soluci贸n a ese cambio evolutivo.

Conclusi贸n: Conquista de los Desaf铆os Documentales

Los desaf铆os comunes de la gesti贸n documental son inevitables, pero tambi茅n son superables con las estrategias adecuadas. La implementaci贸n de sistemas de gesti贸n documental modernos, la organizaci贸n estructurada, el control de versiones, la colaboraci贸n eficiente, la seguridad y el enfoque gradual en la digitalizaci贸n son pasos cruciales hacia una gesti贸n documental efectiva.

Al superar estos obst谩culos, las empresas pueden disfrutar de una mayor eficiencia, productividad y seguridad en la administraci贸n de su valiosa informaci贸n.