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La Importancia de la Seguridad de la Información en la Gestión Documental

En la era digital, la seguridad de la información debe ser una prioridad para todas las empresas que buscan proteger datos sensibles y la confianza del cliente.
Manuel Aguirre

Manuel Aguirre

La gestión documental es un pilar fundamental en el funcionamiento de cualquier organización. Uno de los aspectos más críticos de esta gestión es la seguridad de la información. En la era digital, la protección de los datos y de información o documentación sensible es esencial. En este artículo, exploraremos por qué la seguridad de la información en la gestión documental es crucial y presentaremos un cuadro comparativo que muestra las diferencias significativas entre tener o no un sistema de gestión documental electrónico como Athento implementado en términos de seguridad de la información.

¿Por qué es importante la Seguridad de la Información?

En el entorno empresarial actual, la información es uno de los activos más valiosos. Los datos y documentos contienen conocimientos, estrategias, títulos de propiedad, información financiera y detalles de clientes, entre otros. La vida de las organizaciones se describe en el contenido de sus documentos. Al mismo tiempo, nos encontramos en tiempos en los que la ciberdelincuencia es cada vez más sofisticada y los usuarios, así como los datos, están cada vez más expuestos a ella. Casos muy sonados de Ransomware, Data Breach o Data leaks, salpican los medios cada pocos meses.

La seguridad de la información se ha vuelto una necesidad crítica, y comprender su importancia es esencial.

Un sistema de la información poco seguro puede afectar a las organizaciones de varias maneras, por ejemplo:

Impacto económico de la divulgación de información confidencial

La información confidencial es un componente clave de la operación de muchas empresas. Esto puede incluir planes estratégicos, acuerdos comerciales, fórmulas y diseños patentados, datos financieros confidenciales y otra información sensible. La falta de seguridad podría resultar en filtraciones de información perjudiciales, lo que podría dar lugar a la competencia no autorizada, la pérdida de ventajas comerciales o incluso el robo de propiedad intelectual. Para muchas empresas, mantener la confidencialidad de sus datos es crítico para su éxito y competitividad.

Además, un evento de Data Leak puede tener consecuencias económicas relacionadas con demandas. Si la información expuesta pertenece a clientes, estos podrían tomar acciones legales y requerir compensaciones.

Cumplimiento regulatorio y multas

Para numerosas empresas, existen regulaciones estrictas sobre cómo se deben manejar y proteger los datos. Estas regulaciones son a menudo impuestas por entes gubernamentales y se aplican para proteger la privacidad de los usuarios, la seguridad financiera, y otros aspectos críticos de la operación empresarial. La falta de cumplimiento puede llevar a sanciones financieras y legales significativas, que pueden ser perjudiciales para la empresa y su reputación. Además, las sanciones pueden ir acompañadas de la pérdida de clientes y la confianza pública en la empresa.

Reputación Empresarial

La reputación es un activo valioso para cualquier empresa. Una brecha de seguridad puede dañar seriamente la reputación de una empresa. Cuando los clientes y socios comerciales descubren que sus datos o información confidencial han sido comprometidos debido a una falta de seguridad, pueden perder la confianza en la empresa. La pérdida de confianza del cliente puede tener efectos a largo plazo, que van desde la pérdida de ingresos por clientes existentes hasta la dificultad para adquirir nuevos clientes. Además, la mala publicidad asociada a una brecha de seguridad puede ser perjudicial para la imagen de la empresa y su posición en el mercado.

Continuidad del Negocio

La pérdida de datos críticos puede afectar la continuidad del negocio. La recuperación de información perdida puede ser costosa y llevar mucho tiempo. En casos de Ransomware, la información secuestrada puede requerirse para la operación normal de la empresa, lo que la deja completamente forzada al pago de recompensas.

Además, el tiempo de inactividad resultante de una pérdida de datos puede tener un impacto financiero significativo en la empresa. La interrupción de las operaciones puede llevar a pérdidas de ingresos, daños a la reputación y pérdida de clientes. Por lo tanto, la seguridad de la información no es solo una consideración de cumplimiento o privacidad, sino una parte integral de garantizar que una empresa pueda seguir funcionando sin problemas en cualquier circunstancia.

Gestión Documental Tradicional vs. Electrónica

Para comprender completamente la importancia de la seguridad de la información en la gestión documental, es vital comparar los enfoques tradicionales y digitales. Empecemos con los enfoques tradicionales:

Enfoque tradicional

Gestión Documental Física

La gestión documental física implica la manipulación de documentos en formato físico, como papel. Si bien este enfoque ha sido ampliamente utilizado durante décadas, presenta desafíos significativos en términos de seguridad de la información. A continuación nombramos algunos.

  • Acceso Físico a Documentos: En un entorno de gestión documental tradicional, los documentos físicos se almacenan en carpetas, archivadores y estanterías. Esto significa que cualquiera que tenga acceso físico a estas áreas puede potencialmente acceder a los documentos, lo que aumenta el riesgo de pérdida y robo.
  • Dificultad de Rastreo: Es difícil rastrear quién ha accedido a los documentos físicos y qué cambios se han realizado en ellos. No hay registros electrónicos de actividad que proporcionen una pista de auditoría de quién accedió a un documento o cuándo se realizó un cambio.
  • Falta de Control y Seguridad Efectiva: La seguridad en la gestión documental tradicional se basa en medidas físicas, como cerraduras y llaves. Estas medidas son susceptibles a fallas y pueden ser vulnerables a pérdidas de documentos o robos.
  • Cumplimiento Normativo Complejo: Cumplir con regulaciones puede ser complicado en un entorno de gestión documental tradicional. La falta de controles de acceso adecuados y de medidas de seguridad eficaces puede hacer que el cumplimiento normativo sea un desafío.

Sistemas de ficheros para almacenar la información empresarial

Este es un escenario frecuente en la actualidad. El auge de Internet y de los sistemas, lleva inevitablemente a las empresas a tener alguna forma de almacenamiento digital. Lo más rápido y frecuente, es optar por un sistema de carpetas en un servidor compartido o en equipos individuales. Un sistema de archivos o ficheros sin embargo, tiene múltiples limitaciones:

  • Limitaciones para definir políticas de gestión documental: controlar la clasificación y organización de la información en un sistema de ficheros es todo un reto. Las duplicidades, problemas en el nombrado o en la ubicación de un documento digital son frecuentes. Los usuarios pueden también desvirtuar la estructura original que se haya dado a la documentación. El control del crecimiento puede ser también un reto.
  • Dificultades para buscar y para explotar datos: la falta de metadatos o información para describir los documentos impide que se puedan realizar búsquedas más precisas. Obtener datos a partir de los documentos es casi imposible en este modelo.
  • El control de accesos es difícil de mantener: controlar quién tiene acceso a qué documentos puede ser difícil de mantener y de seguir a lo largo del tiempo, sobre todo en organizaciones grandes. A nivel de auditoría, es difícil saber qué ha pasado con un documento específico.
  • Vulnerabilidades múltiples: por ejemplo virus o el que se pueda eliminar información crítica y que esta no pueda ser recuperada.
  • Crecimiento desorganizado: no sólo porque ocurren duplicidades, sino también porque es complejo definir políticas de retención en un sistema de ficheros. La información simplemente crece y crece, sin que dispongamos de ella.

Gestión Documental Electrónica

La gestión documental digital, por otro lado, utiliza sistemas y software para gestionar documentos en formato electrónico, ofreciendo diversa funcionalidad para clasificar, organizar, compartir, aprobar documentos. Este enfoque ofrece numerosas ventajas en términos de seguridad de la información.

  • Acceso Digital Controlado: En la gestión documental electrónica, el acceso a documentos está restringido y puede ser controlado con medidas de seguridad como contraseñas y cifrado. Solo las personas autorizadas pueden acceder a la información.
  • Auditoría Exhaustiva: Los sistemas de gestión documental electrónico pueden registrar y auditar cada acceso y modificación. Esto proporciona un historial completo de quién ha accedido a un documento, cuándo lo hizo y qué cambios realizó, lo que es esencial para fines de seguridad y cumplimiento.
  • Cumplimiento más Sencillo: Los sistemas de gestión documental electrónico a menudo incluyen características específicas diseñadas para cumplir con regulaciones específicas. Esto facilita el cumplimiento normativo y la generación de informes requeridos.
  • Colaboración Segura y Controlada: La colaboración en documentos digitales es segura y controlada. Los documentos se pueden compartir con usuarios autorizados, y es posible rastrear quién accede y edita el documento. Esto reduce los riesgos asociados con la colaboración y garantiza que la información confidencial se mantenga segura.

La gestión documental electrónica ofrece una ventaja significativa en términos de seguridad de la información en comparación con la gestión documental tradicional. La transición a sistemas electrónicos no solo mejora la seguridad, sino que también simplifica la gestión y el cumplimiento de normativas. La elección de un sistema de gestión documental electrónico adecuado es esencial para garantizar la seguridad de la información en la era digital.

A continuación, presentamos un cuadro comparativo que nos permitirá entender qué aspectos de la seguridad de la información son predominantes al tener o no un sistema de gestión electrónico implementado en nuestra empresa:

Aspecto de Seguridad de la Información
No tener un Sistema de Gestión Documental Electrónico
Tener un Sistema de Gestión Documental Electrónico
Acceso no autorizado
Los documentos físicos pueden ser robados o vistos por personas no autorizadas con relativa facilidad.
El acceso a documentos digitales está restringido y puede ser controlado con medidas de seguridad como contraseñas y cifrado.
Respaldo de datos
La falta de copias de seguridad adecuadas puede resultar en la pérdida permanente de documentos en caso de desastres, incendios o daños físicos.
Los documentos digitales pueden respaldarse regularmente y almacenarse de forma segura en múltiples ubicaciones, minimizando el riesgo de pérdida.
Seguimiento y auditoría
Es difícil rastrear quién ha accedido a documentos físicos y qué cambios se han realizado.
Los sistemas de gestión documental electrónico pueden registrar y auditar cada acceso y modificación, proporcionando un historial completo.
Cumplimiento normativo
Cumplir con las regulaciones puede ser complicado sin un sistema que garantice el control y la seguridad de los documentos.
Los sistemas de gestión documental electrónico a menudo incluyen características específicas para cumplir con regulaciones, simplificando el proceso.
Colaboración segura
La colaboración en documentos físicos puede ser riesgosa, ya que los documentos pueden extraviarse o ser compartidos con personas equivocadas.
La colaboración en documentos digitales es segura y controlada, lo que reduce los riesgos asociados con la colaboración.

En síntesis, la seguridad de la información en la gestión documental es fundamental para proteger datos sensibles, cumplir con regulaciones y mantener la confianza del cliente. Un sistema de gestión documental electrónico como Athento ofrece numerosas ventajas en términos de seguridad en comparación con la gestión de documentos físicos. La implementación de un sistema electrónico no solo mejora la seguridad, sino que también simplifica la gestión y el cumplimiento de normativas. En la era digital, la seguridad de la información debe ser una prioridad para todas las empresas que buscan proteger sus activos más valiosos: sus datos y documentos. La gestión documental segura es un componente esencial de cualquier estrategia empresarial efectiva.

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