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La Gestión Documental en la Era Digital: navegando las aguas del cambio

Descubre cómo la Gestión Documental en la Era Digital ha evolucionado para brindar nuevas oportunidades a las empresas que buscan la excelencia operativa.
La Gestión Documental en la Era Digital navegando las aguas del cambio / Document Management in the Digital Age
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Manuel Aguirre

Nos encontramos en una era donde la información fluye a velocidades vertiginosas, y las empresas, para mantenerse a flote, deben adaptarse a la marea digital. La gestión documental en la era digital ha evolucionado para convertirse en el timón que guía las operaciones en el vasto océano de la información digital.

 

Explorando las Olas de Cambio:

  1. De archivos empolvados a Bits y Bytes:

En sus inicios, la gestión documental estaba arraigada en archivar papeles. Hoy, se ha metamorfoseado en una danza de bits y bytes, donde la información se almacena y se recupera en el ciberespacio.

  1. Colaboración sin fronteras:

Antes, la gestión documental estaba limitada a oficinas físicas. Ahora, gracias a herramientas colaborativas como Athento, los equipos pueden trabajar en documentos de forma simultánea desde cualquier rincón del mundo.

  1. Automatización, el viento en las velas:

La automatización ha llevado a la gestión documental a nuevas alturas. Procesos antes manuales ahora se ejecutan con la velocidad de la luz, liberando tiempo para enfoques más estratégicos.

  1. Datos, el tesoro digital:

La gestión documental ha evolucionado hacia la gestión de datos. La capacidad de analizar y extraer conocimientos de grandes conjuntos de datos ha revolucionado la toma de decisiones empresariales. 

Las plataformas de gestión de contenidos empresariales, como Athento, juegan un papel clave a la hora de capturar e integrar en los procesos de negocio la información y el conocimiento contenido en los documentos y registros que permiten administrar.

  1. Cumplimiento normativo en un mundo digital:

En la era digital, la gestión documental se ha convertido en un pilar esencial para garantizar el cumplimiento normativo. La capacidad de rastrear y auditar digitalmente los documentos es vital para enfrentar regulaciones cada vez más estrictas.

Contribuciones a la Navegación Empresarial:

  1. Optimización operativa:

La optimización de procesos a través de la gestión documental ha impulsado la eficiencia operativa. Desde la creación hasta la custodia, cada paso se ha vuelto más ágil. Y, en muchos casos, automatizado. Operaciones como extraer información de los documentos, clasificarlos, enviar información a otros sistemas corporativos, emitir alertas de vencimiento o generar documentos a partir de plantillas son ya operaciones del día a día que se pueden automatizar. 

  1. Innovación continua y sin límites:

Las empresas que adoptan enfoques innovadores de gestión documental tienden a ser líderes en innovación. La capacidad de adaptarse rápidamente a nuevos flujos de trabajo y tecnologías es clave en la era digital.

Plataformas como Athento tienen un enfoque low code que permite a los usuarios de negocio re-pensar, crear e implementar cambios en sus procesos de gestión de documentos sin necesidad de IT. Aportando a las organizaciones una flexibilidad total para adaptarse a las necesidades de sus clientes. Pero, además, Athento ofrece un potente framework de desarrollo para customizar la herramienta e implementar procesos complejos, reduciendo el time-to-value de los proyectos. 

  1. Seguridad en el océano digital:

La gestión documental no solo organiza, sino que también protege. La implementación adecuada garantiza la seguridad de la información en un mundo donde las amenazas digitales acechan en cada esquina.

  1. Escalabilidad empresarial:

La gestión documental moderna se convierte en el motor que impulsa el crecimiento empresarial, desde startups hasta gigantes corporativos. Es la llave maestra que desbloquea el potencial de escalabilidad, permitiendo que las empresas crezcan de manera ágil y exitosa. Con esta herramienta esencial, las organizaciones pueden adaptarse rápidamente a las demandas del mercado para seguir siendo ágiles a medida que crecen.

Desafiando la Corriente:

A medida que avanzamos en esta era digital, la gestión documental se presenta como un desafío y una oportunidad. Aquellas empresas que lo ven como un socio estratégico y no solo como una herramienta administrativa están mejor posicionadas para no solo sobrevivir sino prosperar en el cambiante panorama empresarial. En la travesía de la gestión documental en la era digital, la clave no es solo adaptarse, sino liderar el cambio ¿Tu empresa está lista para navegar por estas aguas del cambio?

Casos de Uso de la Gestión Documental en la Era Digital: 

A continuación, te ofrecemos la posibilidad de consultar algunos Casos de Uso de gestión Documental en la Era Digital en diferentes sectores y departamentos

 

Y algunas Recetas de Transformación Digital en las que explicamos el paso a paso para modelar diferentes procesos en Athento: 

 

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