A menudo me encuentro con muchos clientes que nos piden un gestor documental, pero no tienen un caso de uso bien definido para el gestor documental. Simplemente, necesitan un gestor documental ¿por qué? Porque piensan que es lo correcto. “Una empresa no puede permitirse no tener un gestor documental”.
No es que los CTO estén equivocados en la idea de que el software de gestión documental es imprescindible para cualquier empresa. El problema es que muchas veces no tienen claro porqué es fundamental para el negocio tener un gestor documental, más allá de un tema de centralización y organización en el almacenamiento de la información corporativa.
La gestión documental es un medio y no un fin. Entender esto es vital para poder enfocar la gestión documental y los proyectos de gestión documental.
Como todo lo que implementemos en las organizaciones, el gestor documental debe estar enfocado en dar soporte y apoyo a aquello que añada valor directo al producto o servicio al que nos dedicamos, o bien, a eliminar/reducir/liberar el trabajo empleado en funciones que no son core pero que soportan los procesos fundamentales del negocio.
La gestión documental es un medio y no un fin. El gestor documental debe enfocarse en dar soporte a lo que añada valor directo al producto o servicio que prestamos, o bien, a liberar el trabajo de funciones que soportan los procesos core.
Almacenar documentos por sí mismo en principio, es una parte muy pequeña de ese soporte a los procesos core o a la reducción del trabajo en procesos auxiliares de negocio.
Por ello, hay que reflexionar siempre ¿cuáles son los procesos core de mi compañía? Si implican el uso de documentos -que normalmente es así- ¿cómo puede el gestor documental ayudar a esos procesos core a ser más eficaces o eficientes?
También podemos hacer una segunda reflexión. ¿qué procesos auxiliares o secundarios de negocio nos están tomando un trabajo que puede eliminarse, reducirse o simplificarse con el uso del gestor documental?
La clave pues, está en los procesos. La gestión documental es un medio para que los procesos de negocio sean mejores.
Existen fundamentalmente dos enfoques que veremos brevemente a continuación. Una empresa puede optar por un enfoque o por la mezcla de ambos.
Por desgracia, rara vez existe un único producto vertical capaz de cubrir todos los procesos de negocio. Esto es especialmente problemático a nivel de los procesos core porque al final, el escenario corriente en las compañías es que tienen un ecosistema técnológico con distintas aplicaciones que cubren parcialmente uno o varios procesos de negocio. Pero la información, para garantizar la eficacia end-to-end de los procesos debe fluir entre esos diferentes sistemas de forma natural y de forma que tengamos la trazabilidad desde la entrada hasta la salida del proceso.
En este caso, lo que vamos a necesitar es que el gestor documental se convierta en el backend de todas mis aplicaciones de negocio, para garantizar que una vez centralizada la información en él, desde cualquiera de los aplicativos cuando se consulte la información en diversas fases del proceso, se pueda acceder a la misma información, actualizada, precisa e íntegra.
Hablamos pues de un escenario de integración en el que el gestor documental está por detrás de todas las aplicaciones de negocio para garantizar la trazabilidad del proceso.
Este es mi escenario favorito porque es el que tiene más visibilidad del usuario final y, por tanto, las recompensas son siempre mayores. Por otro lado, este enfoque tiene la dificultad de que requiere conocer o embarcarse en conocer los procesos de negocio.
Las integraciones y el primer escenario puede tener cierta complejidad técnica, pero el segundo tiene una complejidad añadida: la humana. Debemos entender cómo operan las personas, qué necesitan, cuáles son las dificultades con las que se encuentran, las motivaciones que les mueven y las circunstancias en las que trabajan. Así mismo, debemos entender los cauces normales de los procesos y cuantas más excepciones a dichos cauces podamos conocer, más problemas nos ahorramos en el futuro.
En cualquier caso, como decía, utilizar el gestor documental para digitalizar procesos o parte de ellos es quizás la mejor forma de enfocar la gestión documental, ya que se trata de un escenario en el que vamos a ver de forma clara y rápida los aportes de la gestión documental porque impactamos de forma directa el día a día de los usuarios y, con casi toda seguridad, los números de la compañía.
Digitalizar procesos nos permitirá ver de forma clara y rápida los aportes de la gestión documental porque impactamos de forma directa el día a día de los usuarios y, con casi toda seguridad, los números de la compañía.
