Gamificamos la gestión documental

Ciertamente, la gestión documental parece a veces muy aburrida para los usuarios.

Cualquier proyecto de gestión documental implica un esfuerzo importante de consultoría, definición, análisis, gestión del cambio, automatización y pruebas; es un trabajo realmente emocionante para los que trabajamos en ello.

Resolvemos retos muy importantes porque tenemos que conseguir siempre un nivel de automatización alto para que los usuarios queden satisfechos y realmente ahorren tiempo de trabajo.

Gran parte de este esfuerzo redunda en una mejor calidad de vida para los usuarios, haciendo su trabajo más sencillo y automático.

Es sorprendente cómo la industria clásica, aburrida y arcaica de los ECM ha dejado de lado una de las innovaciones más importantes en usabilidad, la gamificación. Uno de los pocos artículos al respecto,  «The Gamification of ECM and the Role SharePoint Plays», es realmente antiguo y ofrece pocos resultados al respecto.

En Athento, comprendimos que los usuarios que trabajan en gestión documental se merecen otra forma de ver su trabajo; por ese motivo, añadimos varios elementos de gamificación. Algunos ejemplos son:

• Ranking de usuarios por velocidad de gestión del documento. Generalmente, un usuario tiene que hacer sobre los documentos una serie de «gestiones», validarlos, realizar una tarea sobre los mismos, etc. Lo que hacemos es mostrar un ranking e informar a los usuarios de los tiempos récord. Las compañías pueden usar estos rankings para premiar a los usuarios más veloces o que hacen más gestiones.
• Animaciones divertidas. Los usuarios pasan generalmente horas y horas haciendo operaciones sobre documentos. Cuando el usuario hace una gestión más rápido de lo habitual, se le advierte con una animación divertida.

Estas mejoras a la usabilidad de la gestión documental provocan un cambio de actitud de los usuarios hacia sus gestiones, incrementando la productividad y haciéndoles un poquito más felices  .