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Tras la puesta en producción de un proyecto de gestión documental

¿Qué viene después de la puesta en producción de un proyecto de gestión documental? ¿En qué poner el foco tras la puesta en producción?
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Picture of Veronica Meza

Veronica Meza

¡Muy bien! ¡Por fin lo has conseguido! ¡Y lo que ha costado!Convencer a Dirección y a toda la compañía del beneficio de cerrar el acceso al sistema de ficheros, cambiarle el paso a los usuarios y reeducarles, entre otras cosas. 

Nadie dijo que sería fácil ¿verdad? Pero ya estás ahí, en ese punto en el que el sistema está estable y los usuarios han aprendido lo guay que es por fin encontrar algo cuando lo necesitan o saber exactamente qué ha pasado con la factura X y por qué no se pagó en plazo. Te deberían dar una medalla, créeme. Llevo más de 10 años en esto y he visto muchas cosas. He visto lo que cuesta y he escuchado a muchos usuarios contarme amargamente sobre la cantidad de dinero y frustraciones qué han tenido que invertir en sus proyectos de gestión documental. Pero tú y tus usuarios sois la prueba viviente de que se puede y, además, ahora te vas a la cama todas las noches tranquilo porque sabes que a nadie le va a dar por borrar no sé cuantos cientos de documentos del sistema de ficheros cualquier día de estos.

Después de darte mi sincera enhorabuena por el trabajo titánico que has llevado a buen puerto, te tengo que dar una mala noticia: tu trabajo no termina aquí.

Vida después de la puesta en producción

Aunque ahora te puedes tomar un respiro, debes saber que la vida continua y las necesidades no se acaban… ¡nunca! pero eso es bueno, porque significa que seguimos siendo necesarios. 🤗

Pero en serio, ¿qué viene ahora?

1.Garantizar la continuidad de la gobernanza del sistema

En la época en la que vivimos, con la movilidad que existe y las características del mercado laboral para puestos técnicos, es bastante común que nos enfrentemos a una rotación alta de personal técnico. Si el sector de nuestro negocio es volátil, o pertenecemos a una multinacional,  puede que también tengamos que lidiar con adquisiciones, migraciones, políticas/decisiones internas y otras situaciones que tienen impacto directo sobre la gestión de los activos digitales de la compañía y sobre el personal que se encarga de la gobernanza de la plataforma de gestión de contenidos o documentos. Es nuestra responsabilidad garantizar que, con el paso del tiempo, el cambio de personas, los cambios en el diseño de la solución, las nuevas funcionalidades del software, los cambios en los volúmenes y cualidades de los datos, toda la información sobre el diseño y el mantenimiento del sistema se mantenga en el equipo de IT y de gestión documental y de negocio. Por eso es importante nombrar personas o equipos directamente responsables de los documentos y contenidos digitales a nivel técnico y de negocio. Estas personas deben garantizar que la información pueda ser transmitida a sus sucesores.

Es nuestra responsabilidad garantizar que con el paso del tiempo, el cambio de personas, los cambios en el diseño de la solución, [..etc], la información de diseño y mantenimiento del sist. de gestión de documentos se mantenga en el equipo de IT, de G. documental y de negocio.

2.Mantener y optimizar

Todo en la vida cambia. Los procesos de negocio no son estáticos y, de hecho, la salud de tu compañía depende mucho de la capacidad de tu organización para adaptarse rápidamente. Si has elegido una buena plataforma de gestión de contenidos, podrás hacer ajustes en las configuraciones y customizaciones de acuerdo con el feedback de los usuarios, así como con los cambios a los que se ven sometidos los procesos. Por otro lado, seguramente la tendencia será a crecer en datos y en usuarios con el tiempo, con lo que, vigilar la salud del sistema será también una tarea importante. Tienes la misión de que la plataforma no se os quede pequeña en ningún momento.

3.No olvidarse del valor de los procesos

No te olvides de que los documentos son al final el resultado de procesos de negocio. Esto significa que debemos ver la gestión documental no solamente como el almacenamiento organizado y seguro de documentos, sino como el resultado de procesos que deben optimizarse. Tu plataforma de gestión de contenidos digitales es una herramienta para lograr esa optimización. Ahora que muchos usuarios de la compañía ya conocen y usan la plataforma, es el momento de sentarse con ellos y preguntarles qué ineficiencias ven en sus procesos, qué les duele en su día a día. Ya tienes campeones y testimonios internos de éxito, ahora te será más fácil seguir mejorando procesos y extendiendo el uso de la plataforma. Presta también atención a aquellos procesos con impacto directo en clientes, porque suelen reportar un beneficio importante y claro para el negocio.

Estos son 3 puntos claves que se me vienen a la cabeza, pero podría seguir nombrando otros: establecer políticas de retención para garantizar que el sistema no almacene más de lo que debe almacenarse con el paso del tiempo, entre otras cosas.

En fin, como véis, el trabajo acaba de comenzar. 😃 Pero no decaigas Mon ami , porque el premio tampoco cesa. El agradecimiento de los usuarios cada vez que incorporas una mejora en sus procesos, la tranquilidad de saber que si alguien se va del equipo la persona que venga tendrá una transferencia de conocimiento controlada y el saber que los datos están seguros y accesibles, es más que recompensa.

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