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Gestores documentales: criterios clave para elegir el mejor

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Gestores documentales. Criterios clave para elegir el mejor
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Manuel Aguirre

Importancia de los gestores documentales en el entorno empresarial moderno

En el ámbito organizacional actual, la gestión de documentos ha generado una necesidad crítica para mantener la competitividad y eficiencia. Con la implementación de tecnología a través de los gestores documentales no solo se organiza y almacena información de manera eficiente, sino que también se optimizan procesos internos, mejorando la productividad de las personas y asegurando la protección de los datos sensibles para una compañía. Una implementación adecuada de un gestor documental puede transformar significativamente la productividad diaria y la estrategia a largo plazo de una empresa.

La industria desarrolladora de sistemas de gestión documental (ECM) debe estar siempre a la vanguardia de las necesidades empresariales. Las demandas de seguridad, cumplimiento normativo, accesibilidad y eficiencia evolucionan constantemente, impulsadas por la digitalización y la globalización de los negocios. Para mantenerse relevantes y ofrecer soluciones que realmente impulsen el éxito de las empresas, los desarrolladores de este tipo de soluciones deben anticiparse y adaptarse a estas necesidades cambiantes. Esto incluye incorporar tecnologías emergentes, mejorar la experiencia del usuario y asegurar la compatibilidad con otros sistemas empresariales.

Este artículo tiene como objetivo ofrecer una guía completa de selección de gestores documentales, abordando los factores esenciales que deben considerarse para asegurar una elección informada y acertada. Al entender estos criterios, las empresas podrán seleccionar una solución que no solo satisfaga sus necesidades actuales, sino que también las posicione para el éxito futuro en un entorno empresarial en constante evolución.

¿Qué es un Gestor Documental?

Un gestor documental es una herramienta de software diseñada para administrar, almacenar y organizar documentos en formato electrónico dentro de una organización. Su objetivo principal es facilitar el acceso, la búsqueda y la recuperación de documentos, así como asegurar que se mantenga un control adecuado sobre la información a lo largo de su ciclo de vida. Los gestores documentales ayudan a mejorar la eficiencia operativa y a cumplir con las normativas de seguridad y privacidad de datos.

Además, en la actualidad, muchos gestores documentales como Athento incorporan funcionalidad avanzada para crear espacios de trabajo 100% digitales, automatizar procesos y explotar los datos que contienen los documentos para agilizar procesos y obtener ventajas competitivas.

Funcionalidades de un Gestor Documental

En la siguiente tabla, recogemos la funcionalidad básica que con normalidad incluyen los distintos gestores documentales: 

FUNCIONALIDADDESCRIPCIÓN
Almacenamiento centralizadoPermite guardar todos los documentos en un repositorio único y accesible, con acceso controlado. 
Control de versionesRealiza un seguimiento de los cambios y mantiene un historial de versiones de los documentos.
Búsqueda avanzadaOfrece herramientas de búsqueda para localizar documentos rápidamente mediante diversos criterios.
Flujos de trabajoAutomatiza procesos documentales como aprobaciones, revisiones y notificaciones.
Acceso seguroGestiona permisos y accesos para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan ver o editar documentos.
Cumplimiento normativoAyuda a cumplir con las normativas y estándares legales relacionados con la gestión de documentos
ColaboraciónFacilita la colaboración entre usuarios mediante herramientas de edición conjunta y comentarios.
Gestión de documentosCuadros de clasificación, edición masiva de campos, relaciones entre documentos, notificaciones, firma digital, Gestión de Activos Digitales (DAM).
Políticas de retenciónPermite establecer y aplicar reglas sobre cuánto tiempo deben conservarse los documentos antes de su eliminación. 

Funcionalidades avanzadas de un Gestor Documental

Además de las funcionalidades básicas de gestión documental, gestores documentales como Athento incluyen características y funcionalidades para impulsar la automatización de procesos de negocio.  

FUNCIONALIDAD

DESCRIPCIÓN

Automatización de procesos

Flujos de trabajo -BPM- que se pueden diseñar y mantener sin ayuda de TI. Athento cuenta con más de 200 automatismos listos para usar.

Captura inteligente de documentos y datos

Permite digitalizar, automatizar y optimizar la entrada de documentos y extracción de datos (OCR). 

Solicitud de documentos de forma automática

Permite enviar automáticamente solicitudes de documentos a usuarios internos o externos cuando se necesitan. 

Generación automática de documentos

Permite crear documentos de forma automatizada a partir de plantillas predefinidas y datos almacenados en los sistemas core corporativos. 

Análisis y extracción de datos mediante Inteligencia Artificial

Generación de alertas de fraude automáticas, análisis de sentimiento, indexado automático, extraer metadatos de vídeos

Integración con sistemas core

Permite enviar y consultar información de otros sistemas (CRM, ERP, BI), embeber la previsualización de documentos y gestionar usuarios o documentos

Criterios para Elegir el Mejor Gestor Documental

Seleccionar el gestor documental adecuado es una decisión estratégica que puede tener un impacto significativo en la eficiencia y competitividad de una empresa. Es crucial evitar la tentación de adquirir la solución más costosa y completa (el “Rolls-Royce” de los gestores documentales) cuando lo que realmente se necesita es una herramienta más ajustada a las necesidades específicas de la organización. La elección de un gestor documental debe basarse en una evaluación cuidadosa de varios criterios clave para asegurar que la inversión sea adecuada.

Elegir un gestor documental adecuado no sólo debe satisfacer las necesidades inmediatas de la empresa, sino también prever y facilitar el crecimiento y la evolución a largo plazo. Optar por una solución que se ajuste exactamente a los requisitos específicos y que ofrezca flexibilidad y escalabilidad es crucial para asegurar que la inversión sea rentable y beneficiosa a lo largo del tiempo. Aquí se detallan los factores críticos que garantizarán que la implementación del gestor documental sea una decisión estratégica sostenible y efectiva.

Factores críticos para el proyecto

La siguiente tabla detalla los factores críticos para la implementación exitosa de un gestor documental a largo plazo, junto con casos de uso que ilustran la importancia de cada factor.

FACTOR

DESCRIPCIÓN

CASO DE USO

Escalabilidad

La capacidad del sistema para crecer con la empresa, manejando un mayor volumen de documentos y usuarios sin pérdida de rendimiento.

Una empresa de comercio electrónico experimenta un aumento del 50% en sus transacciones anuales. El gestor documental debe manejar el incremento en el volumen de documentos generados sin afectar la velocidad de acceso y procesamiento.

Compatibilidad e integración

La habilidad del gestor documental para trabajar con los sistemas existentes y otras herramientas empresariales.

Una compañía que utiliza un sistema ERP necesita que el gestor documental se integre perfectamente para automatizar la generación y almacenamiento de facturas electrónicas

Facilidad de uso

Una interfaz intuitiva y fácil de usar que minimiza la curva de aprendizaje y maximiza la adopción por parte de los usuarios.

Una organización sin fines de lucro con personal voluntario de diferentes edades y niveles de habilidad técnica necesita un sistema sencillo para que todos puedan usarlo sin capacitación intensiva.

Seguridad y privacidad

Medidas robustas para proteger datos sensibles y cumplir con normativas de privacidad.

Un bufete de abogados maneja información confidencial de clientes y requiere un sistema que garantice el cifrado de datos y auditorías de acceso para cumplir con regulaciones legales.

Soporte y mantenimiento

La disponibilidad de soporte técnico eficiente y servicios de mantenimiento para asegurar el funcionamiento continuo del sistema.

Una empresa de manufactura global necesita soporte 24/7 para resolver rápidamente cualquier problema técnico y minimizar el tiempo de inactividad en sus operaciones internacionales.

Coste y modelo de precios

Evaluación del coste inicial y los gastos recurrentes para asegurar la viabilidad económica del gestor documental.

Una pequeña empresa de marketing digital con presupuesto limitado necesita una solución que ofrezca un modelo de precios basado en suscripción mensual, ajustable a su crecimiento.

Transformando la industria desde Athento

En el mundo de los gestores documentales la obsolescencia tecnológica es un desafío constante. Sin embargo, en Athento, hemos adoptado un enfoque revolucionario que no solo aborda este problema, sino que también redefine la forma en que las empresas gestionan sus contenidos digitales. Veamos algunas de las razones por las cuales Athento se posiciona como líder en esta transformación.

Frecuencia y facilidad de actualización

En el sector de los gestores documentales las actualizaciones suelen ser costosas y disruptivas. Un caso típico se observa en las administraciones públicas de diversas regiones, que enfrentan enormes dificultades para actualizar sus plataformas documentales. A menudo, pueden tardar años en realizar el primer upgrade, y posteriormente, continúan actualizando cada pocos años para reducir la complejidad y el esfuerzo del proceso. En Athento, comprendemos que esto no debería ser la norma. Por ello, nuestras actualizaciones son frecuentes y automáticas, lo que asegura que nuestros clientes siempre tengan acceso a las últimas mejoras sin el esfuerzo titánico que implican las actualizaciones tradicionales.

Reducción de la complejidad

La fragmentación de soluciones suele generar arquitecturas TI complicadas y costosas. Athento aborda este tipo de situaciones ofreciendo una plataforma integral que cubre todo el ciclo de vida de los contenidos, desde la captura hasta la preservación y el archivado. Nuestro enfoque es no crear módulos adicionales que incrementen la complejidad y el costo, sino proporcionar una funcionalidad robusta que cubra las necesidades comunes y razonables de nuestros clientes.

Empoderamiento del usuario final

Una de las críticas más comunes en la industria de los gestores documentales es la dependencia constante del proveedor para realizar ajustes y personalizaciones. Athento rompe con esta dependencia ofreciendo un producto low-code que permite a los usuarios finales configurar y personalizar la plataforma según sus necesidades, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados. Además, proporcionamos formación a través de Athento University y un completo Centro de Documentación, lo que garantiza que nuestros usuarios puedan maximizar el uso de la plataforma de manera autónoma.

Cercanía y entendimiento del cliente

En Athento, mantenemos una estructura ágil y horizontal que nos permite estar siempre cerca de nuestros clientes. A diferencia de los grandes jugadores del mercado que se distancian de las necesidades reales de los usuarios debido a su tamaño y complejidad organizacional, en Athento el feedback de los usuarios es fundamental para el desarrollo y mejora continua de nuestra plataforma. Nuestro CEO y otros miembros clave del equipo están involucrados activamente en la interacción con los clientes, asegurando que comprendemos y respondemos a sus necesidades de manera efectiva y oportuna.

Elegir el mejor gestor documental para tu empresa no es una tarea sencilla, pero teniendo en cuenta los factores y aspectos mencionados en este artículo, puedes tomar una decisión informada que beneficiará a tu organización a largo plazo. Recuerda siempre evaluar cómo cada opción se alinea con las necesidades específicas de tu negocio y cómo puede facilitar la gestión documental de manera eficiente y segura.

Escríbenos y cuéntanos tus dudas o retos en la gestión documental. Estamos aquí para ayudarte a encontrar la mejor solución para tu empresa.

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