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Gestión Documental para Empresas: qué procesos se pueden digitalizar

Aprende qué procesos clave de gestión documental para empresas pueden digitalizarse para mejorar la eficiencia y la competitividad. Transforma y optimiza el ciclo de la información 💼💪🚀 #GestiónDocumental #ÉxitoEmpresarial
Gestión Documental para Empresas: qué procesos se pueden digitalizar / Document Management for Business
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Manuel Aguirre

Gestión Documental para Empresas: potenciando la eficiencia empresarial

Descubre cómo la gestión documental para empresas permite optimizar el ciclo de vida de la información. Explora los procesos clave que pueden digitalizarse para mejorar la eficiencia y la competitividad. A continuación, destacamos la importancia fundamental de la gestión documental para empresas, abordando los desafíos que enfrentan en el manejo de grandes volúmenes de información. Presentamos la digitalización de la gestión de la información como una solución clave, resaltando sus beneficios como la eficiencia operativa, la reducción de costes, la seguridad de la información y la mejora de la colaboración en equipo. 

En la época de transformación digital actual, la información es uno de los activos más valiosos para las empresas. Desde contratos y facturas hasta informes y correos electrónicos, la gestión documental para empresas es esencial para el funcionamiento óptimo y exitoso de cualquier organización. Sin embargo, en un entorno cada vez más complejo y globalizado, gestionar eficientemente estos documentos y registros puede resultar todo un desafío.

Aquí es donde la gestión documental para empresas desempeña un papel clave. Este enfoque sistemático para aplicar el ciclo de vida de la información, capturar, almacenar, organizar, recuperar, preservar y compartir información crítica es fundamental para la operación diaria de las empresas en todos los sectores y tamaños. En los últimos años, la gestión documental ha evolucionado considerablemente, pasando de los sistemas basados en papel a soluciones digitales avanzadas que optimizan la gestión de contenidos empresariales tal y como lo es nuestra plataforma de gestión documental Athento.

¿Y por qué es tan importante la gestión documental para empresas?

La gestión documental para empresas no es simplemente una cuestión de ordenar archivos y carpetas. Es un componente crítico de la infraestructura empresarial que influye en todos los aspectos de la operación, desde la toma de decisiones hasta la satisfacción del cliente.

En un mundo cada vez más digitalizado, adoptar soluciones de gestión documental se vuelve esencial para garantizar la eficiencia y la competitividad empresarial. Automatizar los procesos tanto principales o core como los de apoyo no solo agiliza las operaciones, sino que también reduce los riesgos asociados con la pérdida o el acceso no autorizado a la información.

Veamos qué beneficios aporta implementar una solución de gestión documental para empresas utilizando Athento como apoyo tecnológico para la mejora en la implementación de este tipo de procesos:

  • Eficiencia operativa: al digitalizar y automatizar los procesos documentales, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo y los recursos dedicados a tareas administrativas. A través de Athento, por ejemplo, las personas pueden acceder rápidamente a la información relevante y colaborar de manera más efectiva en proyectos y tareas.
  • Reducción de costos: la gestión documental eficiente puede ayudar a reducir los costos asociados con el almacenamiento físico de documentos, impresión innecesaria y pérdida de datos. Además, al minimizar los errores y aumentar la productividad, con Athento las empresas pueden mejorar su rentabilidad y competitividad en el mercado.
  • Cumplimiento normativo: con la creciente cantidad de regulaciones y leyes relacionadas con la privacidad y la seguridad de los datos, es crucial que las empresas gestionen sus documentos de manera segura y conforme a los estándares legales. Una sólida estrategia de gestión documental garantiza la integridad y confidencialidad de la información, ayudando a cumplir con las normativas pertinentes.
  • Mejora de la colaboración: la gestión documental digital facilita la colaboración entre equipos, departamentos y hasta usuarios externos al proporcionar un acceso seguro y compartido a la información relevante. Los empleados pueden trabajar juntos en documentos en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica, lo que fomenta la innovación y la creatividad en toda la organización. Con Athento, tenemos la capacidad de iniciar y gestionar procesos de manera eficiente. Podemos solicitar a nuestros clientes y proveedores los datos y documentos necesarios para el trámite de cualquier proceso específico desde el principio.
  • Adaptación rápida al mercado: contar con una herramienta low code como Athento ofrece a las empresas una ventaja competitiva significativa. Con esta plataforma, los usuarios de negocio pueden transformar sus procesos relacionados con documentos de manera ágil y sin depender constantemente de equipos de desarrollo. Esto permite a las empresas adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas del mercado, ajustar sus procesos en tiempo real y mantenerse competitivas en un entorno empresarial dinámico. 

Gestión documental para empresas: qué procesos pueden digitalizar

La digitalización de los procesos de gestión documental es un cambio fundamental en la forma en que las empresas operan en la era moderna. Más allá de simplemente adoptar tecnología, implica una transformación en la forma en la que las organizaciones manejan su información más crítica. Al digitalizar los procesos, las empresas abrazan la agilidad y la eficiencia al eliminar la dependencia de los documentos físicos y las limitaciones asociadas con ellos. Esta transformación permite una colaboración sin fisuras entre equipos, incluso en entornos remotos o distribuidos geográficamente.

Examinemos qué procesos podríamos mejorar para aumentar su eficiencia y optimización gracias a la gestión documental para empresas.

La digitalización de los procesos documentales es fundamental para maximizar la eficiencia operativa y la competitividad en el entorno empresarial actual. A continuación, se presentan algunos de los procesos clave que las empresas pueden y deben digitalizar para optimizar su gestión documental:

Captura de Documentos

La captura de documentos es el primer paso en el ciclo de vida de la información, donde los documentos físicos se convierten en archivos digitales. Esto puede implicar el uso de escáneres de documentos o formularios electrónicos para capturar la información de manera precisa y oportuna. Además, la captura de documentos puede ser automatizada mediante el uso de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la captura inteligente de datos.

Athento brinda la capacidad de implementar estos procesos: 

  • Recepción digital de facturas: una empresa puede configurar Athento para recibir automáticamente facturas de proveedores a través de una dirección de correo electrónico dedicada. Athento puede extraer datos clave de las facturas, como el número de factura, el monto y la fecha de vencimiento, y enrutarlas al departamento financiero correspondiente para su procesamiento.
  • Captura de formularios de solicitud: una compañía puede integrar formularios de solicitud en su sitio web y utilizar Athento para capturar automáticamente los formularios completados. Por ejemplo, un formulario de solicitud de crédito puede ser capturado por Athento y enviado al departamento encargado para su revisión, validación y aprobación del producto requerido.
  • Captura de datos de documentos escaneados: imagina una empresa de seguros que recibe formularios de reclamaciones en papel de sus clientes. Estos formularios contienen información crucial, como detalles del reclamo y datos del cliente, pero están en formato impreso. Con Athento es factible configurar para recibir automáticamente los formularios de reclamaciones escaneados en un correo electrónico dedicado o mediante la carga manual en el sistema, luego. utiliza su funcionalidad de OCR para convertir automáticamente el texto impreso en los formularios escaneados en texto digital editable. Esto incluye la extracción de información clave como nombres, números de póliza, detalles de reclamaciones y fechas.

Almacenamiento y Acceso

Una vez que los documentos han sido capturados, necesitan ser almacenados de manera segura y accesible para los usuarios autorizados. La implementación de un sistema de gestión documental para empresas como Athento permite a las compañías almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente, proporcionando funciones de búsqueda avanzada y acceso remoto. Además, el almacenamiento en la nube ofrece una solución escalable y flexible para la gestión de documentos, permitiendo a las empresas almacenar grandes volúmenes de información sin necesidad de invertir en infraestructura costosa.

Veamos qué podemos gestionar con Athento:

  • Gestión de expedientes de clientes, proveedores o empleados: Athento puede utilizarse para almacenar todos los documentos relacionados con un cliente, un proveedor o un empleado en un único expediente digital. Esto facilita el acceso rápido a la información relevante cuando sea necesario, ya sea para consultas, gestión de la documentación o para auditorías internas.
  • Repositorio centralizado: un caso como el de una empresa de consultoría que necesita gestionar una gran cantidad de documentos relacionados con proyectos, contratos, informes y correspondencia. La empresa busca una solución que le permita almacenar todos estos documentos de forma segura, acceder a ellos fácilmente y mantener un registro detallado de la actividad relacionada con cada documento.

Athento ofrece opciones flexibles para almacenar los documentos en la nube o en servidores locales según las preferencias y necesidades de seguridad de la empresa.

ciclo de vida de la solicitud de credito

Gestión de flujos de trabajo

La gestión de flujos de trabajo implica la automatización y optimización de los procesos empresariales mediante la definición de pasos secuenciales, asignación de tareas, establecimiento de reglas y seguimiento del progreso de las actividades. En el contexto de Athento, esto implica configurar sistemas de aprobación, asignación de tareas, solicitud o entrega de documentación y notificaciones automáticas para garantizar una ejecución eficiente y ordenada de las actividades relacionadas con los documentos.

Veamos algunas de las bondades que Athento nos da para la optimización de los procesos de gestión documental para empresas:

  • Aprobación de documentos: Athento permite configurar flujos de trabajo automatizados para la aprobación de documentos. Por ejemplo, el departamento de marketing de una institución estatal, cuando se crea un nuevo material promocional, Athento permite enviar automáticamente el documento a los gerentes para su revisión y aprobación antes de su publicación.
  • Seguimiento de tareas: los flujos de trabajo en Athento pueden incluir tareas asignadas a usuarios específicos con automatismos configurados para por ejemplo asignar fechas de vencimiento y recordatorios automáticos. Por ejemplo, en un departamento de recursos humanos, Athento puede asignar automáticamente tareas de revisión de documentos a los gerentes con fechas límite definidas.
  • Gestión de versiones: Athento permite gestionar múltiples versiones de un documento, con la capacidad de comparar versiones anteriores y revertir a una versión anterior si es necesario. Por ejemplo, en un equipo de diseño, Athento puede mantener un registro de todas las versiones de un archivo de diseño y permitir a los usuarios acceder a versiones anteriores si es necesario.
  • Firma de documentos de manera digital: por ejemplo, una empresa está contratando a un nuevo empleado y necesita firmar un contrato laboral de manera rápida y segura. Dado que el empleado no está físicamente presente, la empresa busca una solución para facilitar la firma del contrato de forma remota y legalmente.

Entrega y publicación

El proceso de entrega y publicación de documentos se refiere a la distribución y difusión de información contenida en documentos a usuarios internos o externos de una organización. Implica hacer que los documentos estén disponibles y accesibles para las personas adecuadas en el momento adecuado.

En este proceso, los documentos pueden ser compartidos de diversas formas, como a través de correo electrónico, enlaces URL, sistemas de gestión documental, portales en línea, entre otros. La entrega implica poner los documentos a disposición de los usuarios, mientras que la publicación implica hacerlos visibles o accesibles de alguna manera.

Con Athento podemos gestionar varias funcionalidades:

  • Revisión de propuestas de clientes: una empresa de consultoría utiliza Athento para enviar propuestas a sus clientes a través de una URL segura. Los clientes pueden revisar la propuesta online y aprobar electrónicamente. Una vez aprobada, Athento registra automáticamente la aprobación y notifica al equipo interno para proceder con el siguiente paso.
  • Integración con un sistema CRM: un equipo de ventas utiliza Athento para almacenar y gestionar contratos de clientes. Cuando se firma un contrato en Athento, los datos relevantes se envían automáticamente al sistema CRM de la empresa para actualizar los registros del cliente y el estado del contrato.
  • Generar documentos a partir de una plantilla: Athento permite generar documentos de forma a partir de plantillas de forma automática. Esta funcionalidad es especialmente interesante para casos de uso como la emisión de pólizas o contratos a partir de datos en Athento u otras plataformas, o para crear certificados o diplomas. De esta forma, las empresas ahorran tiempo y reducen errores al garantizar la consistencia en el formato y el contenido.

Preservación

El proceso de preservación de documentos implica garantizar la conservación segura y a largo plazo de la información contenida en los documentos, cumpliendo con requisitos legales y asegurando su disponibilidad para referencia futura. Athento ofrece funcionalidades que facilitan este proceso, asegurando que los documentos se mantengan íntegros, accesibles y cumpliendo con los plazos de retención adecuados.

Algunos casos de uso con Athento en el proceso de preservación incluyen:

  • Aplicación de políticas de retención: Athento permite configurar políticas de retención para documentos, definiendo el período durante el cual los documentos deben mantenerse almacenados antes de su eliminación automática. Por ejemplo, una empresa puede establecer una política para retener registros financieros durante siete años antes de su eliminación.
  • Control de documentos expirados: Athento puede monitorear y gestionar documentos que han alcanzado su fecha de vencimiento o que ya no son relevantes. Esto incluye la identificación de documentos expirados, la notificación de su estado y la eliminación segura de los documentos según las políticas establecidas.
  • Alertas de caducidad y vencimiento: Athento puede enviar alertas automáticas cuando los documentos están a punto de vencer según las políticas de retención establecidas. Por ejemplo, puede notificar al personal encargado cuando los contratos estén a punto de vencer, permitiendo la renovación oportuna o la eliminación adecuada.
  • Registro de auditoría: con Athento se registran todas las actividades relacionadas con los documentos, incluyendo quién accede, modifica o elimina un documento, junto con la fecha y hora de la acción. Este registro de auditoría proporciona una trazabilidad completa de los documentos y las acciones realizadas sobre ellos, lo que facilita la demostración de cumplimiento normativo y la respuesta a auditorías.

     

La gestión documental para empresas es un componente esencial de cualquier organización moderna, independientemente de su tamaño o industria. Al digitalizar y optimizar los procesos documentales, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir los costos, mitigar los riesgos asociados con la gestión ineficiente de documentos y adaptar su operativa a las necesidades cambiantes internas y del mercado . Sin embargo, para lograr estos beneficios, es importante adoptar soluciones de gestión documental adecuadas y desarrollar una estrategia integral que aborde todas las etapas del ciclo de vida de la información.

¿Estás buscando optimizar tus procesos y aumentar la eficiencia operativa? Contáctanos hoy mismo para descubrir cómo Athento puede transformar tus operaciones, simplificando la gestión documental y asegurando la preservación confiable de tus documentos a largo plazo.