Gestión Documental Inteligente

Athento – Software de Gestión Documental Inteligente

Athento es la herramienta que busca ahorrarte tiempo y esfuerzo en la gestión de tus documentos.

Athento es una suite compuesta por un conjunto de módulos que permiten cubrir el ciclo de vida de los documentos desde su captura hasta su archivo:

• Athento ECM: Gestor documental
• Athento Smart Engine (SE): Captura de documentos
• Athento Rhombus: Herramienta visual de parametrización del gestor documental.

Todos los componentes de la suite de Athento están cobijados por la misma licencia de uso. Es decir, que el cliente contará con el uso de todos los módulos bajo una única suscripción.

¿Qué es un Sistema Software de Gestión Documental?

Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital). En países hispanos, utilizamos el témino gestión documental, aunque con las características actuales de las empresas, es más correcto usar el término anglosajón Enterprise Content Management –ECM–, dado que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se corresponden sólo con lo que conocemos como «documento» (Imágenes, vídeos, planos, etc.).

¿Para qué empresas es importante la Gestión Documental?

Todas las empresas – grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental. Si quieres aprender más sobre gestión documental para la empresa y las Administraciones Públicas, te invitamos a descargar el white paper “Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración”.

¿Qué es Smart Document Management?

La Gestión Documental Inteligente o «Smart Document Management» es la aplicación de nuevas tecnologías como la Semántica, el procesamiento de imágenes y del lenguaje natural a la Gestión de los Documentos y del Conocimiento. De esta forma, podemos automatizar tareas administrativas relacionadas con la captura y clasificación de documentos o el procesamiento de la información que hay en documentos no estructurados.

Smart Document Management implica además resolver la problemática de la Gestión de Documentos y de Contenidos Empresariales desde una perspectiva más integral, es decir, resolviendo las necesidades en todas las fases de ciclo de vida de los documentos. Athento es una aplicación de Smart Document Management que permite a las empresas cubrir las necesidades de gestión y de captura de documentos.

¿Cómo funciona la Gestión Documental Inteligente de Athento?

Athento –Smart Document Management– permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos. A diferencia de otros sistemas, Athento permite a las compañías contar con un proceso de Enterprise Content Management integrado en sus diferentes fases.

Con Athento, una empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión documental, más toda la funcionalidad de un sistema de captura y la posibilidad de, mediante módulos, cubrir también necesidades específicas de Distribución, Preservación y Gestión de Procesos de Negocio -BPM-.

Para las empresas, esto significa una reducción importante de costes y un sistema de gestión documental global robusto e integrado en su sistema de información.

Athento ha sido desarrollado mediante módulos. Sus dos módulos fundamentales son el módulo de Captura y el módulo ECM. Estos dos módulos, integrados de forma nativa, pero independientes, cubren las fases de Captura, Almacenamiento, Gestión y parte de la Distribución. Para el resto de fases o desarrollo de disciplinas específicas dentro de las fases (como el caso de BPM), Athento aporta una plataforma que provee servicios modularizados que pueden ser utilizados para la customización de la herramienta o la satisfacción de necesidades más específicas de Distribución, Gestión de Records, o Business Process Management por ejemplo.

¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental Inteligente?

Estos sistemas tienden a mejorar aspectos de la gestión de contenidos empresariales (ECM) tales como la captura, las búsquedas y la gestión.

1. Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos: Extraer información del contenido del documento y utilizarla para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática.
2. Reducción a 0 del tiempo dedicado a la clasificación de documentos: Identificar el tipo de activo digital que estamos manejando y guardarlo en su respectiva ubicación, no tiene que ser una tarea realizada por personas.
3. Hacer llegar la información a quién la necesita: Ya sea dirigiendo documentos a través de un flujo de trabajo o envíando información extraída de documentos a sistemas externos como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.
4. Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: Conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo haría un humano, gracias a la semántica, significa búsquedas más precisas y por lo tanto, menos tiempo desperdiciado.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Software de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos? ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo del 22% anual(PricewaterhouseCoopers).
6. Para 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50 veces el tamaño que tenía en 2011 y 20 veces el número de unidades que utilizamos para contener dicha información.
7. Los usuarios envian y reciben una media de 133 correos al día (Radicati Group).
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19% (Office Space Across the World 2008).

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20 € hora.Pues bien, esta empresa perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000 €/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de euros!).

La ganancia no es sólo a nivel monetario sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los clientes de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en sólo 5 segundos, como si permite un Software de Gestión Documental como Athento.

Gestión Documental vs Sistema de ficheros en red, FTP, VPN o similar

Si bien existen otros sistemas para compartir documentos, como un ordenador compartido en red, un servidor FTP o un acceso VPN a un servidor de ficheros, estas soluciones tienen las siguientes desventajas:

1. Las búsquedas no son eficientes, ya que estos sistemas no indexan todo el contenido de los documentos
2. Las versiones son un caos, acaba habiendo diversos ficheros con el mismo contenido y con nombres diferentes, terminados en «versión1», «versión2» o en «definitivo», «definitivo2» y luego «nuevo_definitivo».
3. No se pueden realizar flujos de trabajo (Workflows) de forma sencilla, con lo que los flujos vuelven a ir al correo. Trabajos como la aprobación del pago de una factura, la elaboración de un presupuesto, la redacción de una memoria técnica, acaban perdidos entre CIENTOS de correos con varios ficheros adjuntos, que hay que descargar, modificar y volver a enviar por correo.
4. La seguridad es menor que utilizando un software como Athento, que soporta encriptación SSL y ayuda a cumplir la legislación (Ley Orgánica de Protección de Datos) y las normas como la ISO 27001 (Seguridad de la Información).
5. No podemos acceder a los documentos desde un móvil smartphone, como iPhone, Android o Blackberry. Esto supone un decremento en la productividad y movilidad.

¿Ahorro más si el software de gestión de documentos es inteligente?

Utilizando gestión documental Inteligente podemos realizar mejoras de un 90% en la eficiencia, lo que supone un ahorro drástico en cualquier empresa.

En una empresa con un dpto. administrativo o de gestión documental de 100 personas, suponiendo un coste medio de 18.000 € por persona de salario bruto al año, el coste del departamento completo supone 1,8 millones de euros al año. La reubicación del 90% de este personal, pasando la mayoría de tareas administrativas rutinarias al gestor documental, supondría un ahorro de 1,62 millones de euros cada año, haciendo que el coste de este departamento fuese de 180.000 euros.

De igual forma, realizado en un departamento de 10 personas, la mejora conseguiría reducir el coste de 180.000 euros al año a 18.000 euros/año.

Tecnología semántica vs Software de Gestión Documental Tradicional.

Los Sistemas de Gestión Documental tradicionales se diferencian en muy poco de los arcaicos sistemas de ficheros, con la ventaja de poder recuperar versiones anteriores del documento, hacer búsquedas eficientes por la indexación de todo el contenido y acceder a los contenidos vía web, con las ventajas que esto supone: acceso 24 horas 7 días a la semana desde cualquier lugar.

Estas ventajas suponen un aumento considerable de las prestaciones en la gestión de los documentos o de gestión de contenidos empresariales, pero aportar inteligencia documental supone un cambio mucho mayor: podemos olvidarnos de colocar metadatos para cada documento que subimos al gestor documental, podemos realizar búsquedas de forma más eficiente, ya que los documentos han sido metadatados de forma más eficiente, podemos enviar un documento al gestor documental y que este se coloque en la carpeta que debe estar (de forma automática y con los metadatos incluídos), podemos escanear cientos de facturas y pasar los datos al software ERP para que las contabilice sin que intervenga ninguna persona… etc.

Para un departamento administrativo con 100 personas, podemos reducir el uso de personal en un 90%, de forma que 10 personas podrían realizar todo el trabajo, ya que el peso de la clasificación de los documentos, la metadatación, la realización de apuntes contables basada en el contenido de las facturas, clasificación de contratos, búsquedas más eficientes etc pueden suponer ahorros enormes en tiempo del personal de su empresa.