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Fases del ciclo de vida de la información: desde la creación a la eliminación

Aprende a gestionar el ciclo de vida de la información, desde su creación hasta su eliminación, para garantizar su seguridad y efectividad en tu organización.
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Manuel Aguirre

En las organizaciones, la gestión eficaz de la información es crucial para el logro de sus objetivos. Desde la comunicación interna hasta la toma de decisiones estratégicas, la información impulsa cada aspecto de las operaciones empresariales. Es por eso por lo que conocer el ciclo de vida de la información, y la importancia de su gestión, se ha vuelto fundamental en la era digital.

El tiempo de vida útil de la información abarca un proceso completo que va desde la creación o captura de datos hasta la conservación total o su eliminación segura. Estas actividades no solo se centran en la gestión de datos en bruto, sino que también incluyen la organización, análisis y utilización de la información soportada en los documentos de manera eficiente y efectiva.

En este artículo, explicamos en detalle las distintas fases del ciclo de vida de la información: desde la creación o captura inicial de datos, almacenamiento y gestión, entrega o publicación hasta llegar a la fase de retención y eliminación. Además, describimos cómo las organizaciones de diversos sectores pueden aplicar este concepto para mejorar sus procesos internos, tomar decisiones informadas y cumplir con las regulaciones pertinentes.

Ciclo de vida de la información

El ciclo de vida de la información

Iniciemos con un concepto claro sobre qué es la gestión de la información:

La gestión de la información se refiere al conjunto de procesos y prácticas diseñadas para adquirir, organizar, almacenar, recuperar, proteger y utilizar la información de manera eficiente y efectiva dentro de una organización

En el contexto empresarial, la gestión de la información implica asegurar que la información esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado, facilitando la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de objetivos organizacionales. Esto incluye la implementación de sistemas y tecnologías para almacenar y organizar datos y archivos documentales de manera estructurada, así como la creación de políticas y procedimientos para garantizar la seguridad y la confidencialidad de la información sensible.

Fases del ciclo de vida de la información

Entre las fases principales del ciclo de vida de la información se encuentran las siguientes:

Creación o captura

La fase de creación o captura es el punto de partida del ciclo de vida de la información. En esta fase, los datos son generados o recopilados por primera vez, ya sea a través de procesos automatizados, o de forma manual, como la entrada de datos por parte de usuarios. Puede provenir de diversas fuentes, como documentos físicos, correos electrónicos, bases de datos, o incluso interacciones en redes sociales. Una vez que la información se crea, se captura para su registro y almacenamiento. Esto implica recopilar la información de manera que pueda ser guardada y utilizada posteriormente. 

En esta etapa, es crucial asegurar la precisión y la integridad de la información desde su origen. Además, es fundamental establecer mecanismos adecuados para la captura y entrada de datos que minimicen el riesgo de errores y garantizar la integridad de la información desde su origen.

Los avances tecnológicos, permiten en la actualidad, contar con herramientas como Athento que aportan funcionalidad para la captura de documentos y datos como las siguientes: 

Almacenamiento 

La fase de almacenamiento es una etapa esencial en el ciclo de vida de la información. Una vez que los datos han sido creados o capturados, es necesario almacenarlos de manera segura y accesible para su uso futuro

Durante esta etapa, los datos se organizan y se guardan en un sistema o repositorio designado para su conservación a largo plazo. Este almacenamiento puede ser físico, utilizando archivos en papel, o digital, a través de sistemas informáticos, bases de datos, servidores de archivos, unidades de almacenamiento en la nube, o cualquier otro medio adecuado según las necesidades de la organización. Lo adecuado es elegir un método de almacenamiento que garantice la integridad, seguridad y disponibilidad de la información.

Es fundamental que el almacenamiento de la información se realice de manera estructurada y eficiente. Esto implica la implementación de políticas y procedimientos para clasificar y organizar los datos y archivos documentales de manera que sean fáciles de encontrar y recuperar cuando sea necesario. Además, se deben establecer medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdidas o daños.

La elección de los sistemas de almacenamiento adecuados depende de varios factores, como el volumen y la naturaleza de los datos, los requisitos de acceso y seguridad, y los recursos disponibles. Las organizaciones pueden optar por soluciones de almacenamiento en la nube para acceder a sus datos desde cualquier ubicación, o implementar servidores locales para un control más directo sobre la infraestructura de almacenamiento.

Gestión

En la fase de gestión del ciclo de vida de la información los datos almacenados son accesibles y utilizados por los usuarios autorizados dentro de la organización. En esta etapa, hay que prestar atención a dos aspectos fundamentales: el acceso a la información y el uso que se hace de la misma. 

El acceso a la información implica permitir que los usuarios autorizados recuperen los datos almacenados de manera rápida y eficiente. Esto se logra mediante la implementación de sistemas de gestión de acceso que establecen quién tiene permiso para acceder a qué información y en qué circunstancias. Esto puede implicar la autenticación mediante credenciales de usuario, el acceso a través de redes seguras o la implementación de medidas de seguridad adicionales, como el cifrado de datos.

Mantener una trazabilidad sobre los cambios y accesos a la información también forma parte de las actividades de gestión de la información. En los sistemas de administración de la información digitalizados, hoy en día, es posible aplicar control de versiones, Check-in y Check-out de documentos, conservar un registro o historial de la documentación, o pistas de auditoría.  

Una vez que se ha accedido a la información, los usuarios pueden utilizarla para llevar a cabo sus tareas y responsabilidades. Esto puede incluir la visualización de informes, la edición de documentos, el análisis de datos, o cualquier otra actividad relacionada con el uso de la información para alcanzar los objetivos organizacionales.

En la gestión documental moderna, se implementan procesos digitales para activar circuitos digitales de gestión de documentos, solicitudes, casos u otros trámites:  

Entrega y publicación

La capacidad de compartir información de manera segura y eficiente es fundamental en esta fase. Esto puede implicar la distribución de datos y documentos entre equipos de trabajo o sistemas que los necesiten para realizar sus propias tareas o procesos, el intercambio de datos con colaboradores (socios comerciales, clientes, proveedores) o aplicaciones externas, o la colaboración en tiempo real en proyectos compartidos. 

Es importante establecer políticas y procedimientos para garantizar que la información se comparta de manera adecuada y que se respeten los requisitos de seguridad y confidencialidad.

Entre la funcionalidad avanzada disponible para esta fase de entrega y publicación del ciclo de vida de la información, se encuentra: 

Preservación

En el ciclo de vida de la información, la etapa de preservación se refiere a la gestión de los datos y documentos una vez que han cumplido su propósito inicial o ya no son necesarios para fines comerciales, legales o regulatorios. Esta etapa comprende dos fases distintas: la retención, que implica determinar cuánto tiempo se debe conservar la información, y la disposición o eliminación, que aborda cómo se eliminará o archivará la información al final de su ciclo de vida útil:

  • Retención. Durante esta etapa, se determina el período de tiempo durante el cual la información debe conservarse por razones legales, regulatorias o comerciales. Algunos datos pueden requerir una retención a largo plazo, mientras que otros pueden ser eliminados una vez cumplidos ciertos plazos. Es fundamental establecer políticas de retención claras y cumplir con los requisitos legales aplicables.

  • Eliminación. Finalmente, en la fase de eliminación, la información llega al final de su ciclo de vida y se elimina de manera segura y definitiva. Esto puede implicar la destrucción física de documentos, el borrado de archivos electrónicos, o la eliminación de bases de datos. Es crucial seguir procedimientos adecuados de eliminación para proteger la privacidad y evitar riesgos de seguridad.

 

Para gestionar la información en esta etapa final, Athento permite implementar políticas de retención, el control de documentos expirados y configurar avisos de caducidad o vencimiento de documentos. Así como préstamos de documentos o almacenamiento de acceso infrecuente.

En resumen, el ciclo de vida de la información es un marco fundamental para la gestión eficaz de datos en las organizaciones. Al comprender y aplicar las distintas fases de este ciclo, las empresas pueden mejorar la seguridad, la eficiencia y la conformidad de sus procesos de manejo de información.

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