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Factura electrónica en Colombia: marco legal y optimización con Athento

Aprende cómo transformar la gestión de la factura electrónica en Colombia con Athento 🚀 Repasamos requisitos técnicos y funcionalidades para optimizar la gestión de facturas #TransformaciónDigital
Factura electrónica en Colombia: marco legal y optimización con Athento / Electronic Invoicing in Colombia
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Manuel Aguirre

La implementación de la factura electrónica en Colombia ha marcado un hito en la gestión de transacciones comerciales. En un país con una economía dinámica y en constante crecimiento, la transición hacia la factura electrónica ha sido fundamental para agilizar y modernizar los procesos contables y comerciales de las empresas. Este cambio no solo ha sido una respuesta a las demandas de un mercado cada vez más globalizado y digitalizado, sino también una medida clave para combatir la evasión fiscal y mejorar la transparencia en las transacciones comerciales.

En este sentido, la factura electrónica en Colombia no solo representa un cambio en la forma en que se emiten y reciben estos títulos valores, sino también una oportunidad para optimizar los recursos empresariales y mejorar la eficiencia operativa. Con la factura electrónica, las empresas colombianas pueden reducir significativamente los costos asociados con la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos físicos, al tiempo que agilizan los procesos de facturación y contabilidad.

Sin embargo, la implementación de la factura electrónica en Colombia también plantea desafíos únicos, especialmente en lo que respecta al cumplimiento de los requisitos legales y normativos establecidos por las autoridades fiscales colombianas. Es en este contexto, Athento propone una solución integral para simplificar y agilizar la gestión de facturas electrónicas en Colombia. Athento ofrece a las empresas colombianas la capacidad de cumplir con los requisitos legales y normativos, al tiempo que optimiza sus procesos contables y comerciales para adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio y evolución.

Factura electrónica en Colombia: antecedentes y marco normativo

La historia de la factura electrónica en Colombia se remonta a 1995, cuando el gobierno colombiano, a través de la Ley 233, otorgó a la factura electrónica la misma validez legal que su contraparte en papel, convirtiendo al país en un pionero en América Latina. En ese entonces, su uso estaba principalmente limitado al sector financiero y algunas grandes corporaciones que buscaban optimizar sus procesos administrativos y reducir costos.

Posteriormente, en 1996, surgió el concepto de “factura por computador” mediante el Decreto 1165. Sin embargo, no fue hasta el año 2007 cuando se establecieron normativas claras para su expedición, entrega, aceptación y conservación, a través del Decreto 1929 y la Resolución 14465. Estas regulaciones marcaron un punto de inflexión, transformando la factura electrónica en una opción voluntaria para las empresas.

A pesar de su adopción, había desafíos significativos, como la necesidad de autorización de la DIAN y los clientes para emitir facturas electrónicas, y la falta de un estándar definido. No fue hasta el 2014 cuando se dio un avance significativo, con el respaldo financiero del Banco Interamericano de Desarrollo  BID y la publicación del Decreto 2242 por parte de la DIAN, estableciendo condiciones de expedición e interoperabilidad.

El Plan Piloto de la Factura Electrónica en Colombia inició en abril de 2016, con la participación de 59 empresas, lo que representó un progreso importante en la implementación de tecnologías de la información. Posteriormente, en marzo de 2019, la Resolución 020 de la DIAN hizo obligatoria la factura electrónica para todas las personas o entidades que se consideren comerciantes.

La Resolución 1092, emitida en agosto de 2022, introdujo nuevos cambios, permitiendo el uso de facturas POS solo para montos de ventas inferiores a cierto valor. Estas regulaciones tuvieron como objetivo facilitar el control tributario y garantizar la transparencia en las transacciones comerciales en Colombia.

Finalmente, con la resolución 165 de noviembre de 2023 se modificó el sistema de factura electrónica en Colombia, adoptando la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta. También introdujo el anexo 1.0 del documento equivalente electrónico, reemplazando al tiquete de máquina registradora con sistema POS. El objetivo ha sido mejorar el control tributario, facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y promover la transformación digital de los contribuyentes.

Requisitos técnicos para el tratamiento de la factura electrónica en Colombia:

Las empresas que emiten y reciben factura electrónica en Colombia deben cumplir con una serie de requisitos técnicos para garantizar la validez y la integridad de los documentos. Estos requisitos incluyen:

  • Certificado Digital: los contribuyentes deben contar con un certificado digital emitido por una entidad certificadora autorizada por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
  • Estándar XML: las facturas electrónicas deben estar estructuradas de acuerdo con el estándar XML definido por la DIAN, que especifica el formato y la información que debe incluir cada documento.
  • Firma Digital: las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente por el emisor utilizando su certificado digital, lo que garantiza la autenticidad y la integridad del documento.
  • Envío a la DIAN: los emisores deben enviar copias de las facturas electrónicas a la DIAN a través de los servicios informáticos habilitados para tal fin.
  • Conservación: tanto emisores como receptores deben conservar las facturas electrónicas y sus respectivos archivos XML durante el período de tiempo establecido por la normativa vigente.
  • Recepción y Validación: los receptores deben ser capaces de recibir y validar las facturas electrónicas que les son enviadas por los emisores. Esto implica contar con sistemas informáticos que puedan procesar y verificar la autenticidad de las facturas recibidas.
  • Integración con Sistemas Contables: es importante que los receptores puedan integrar la información de las facturas electrónicas recibidas en sus sistemas contables o de gestión empresarial. Esto facilita el registro y seguimiento de las transacciones comerciales de manera eficiente.
  • Cumplimiento de Requisitos Legales: los receptores deben asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales y normativos establecidos por la DIAN en relación con la recepción y tratamiento de la factura electrónica en Colombia. Esto incluye mantener actualizados los sistemas y procedimientos de acuerdo con las regulaciones vigentes.

Optimización de los procesos de gestión de la factura electrónica en Colombia con Athento

La mayoría de las empresas enfrentan desafíos similares en cuanto a la emisión, recepción y gestión de facturas electrónicas. A menudo, estos procesos son manuales, lo que puede resultar en errores, retrasos y una gestión ineficiente de la información. La emisión y gestión manual de facturas electrónicas puede ser lenta y propensa a errores. Además, el almacenamiento y seguimiento de estas facturas, aunque sea en formato digital, puede representar desafíos logísticos y organizativos. Athento como apoyo a la solución de estos procesos ofrece alternativas para optimizar estos procesos, proporcionando herramientas para la automatización y la gestión eficiente del ciclo de vida de las facturas. Con Athento, las empresas pueden mejorar la eficiencia de sus procesos de facturación electrónica y reducir los errores y retrasos asociados con los métodos manuales.

Athento, una plataforma flexible y escalable para la gestión documental y automatización de procesos, ofrece soluciones tecnológicas innovadoras para simplificar la gestión de la factura electrónica en Colombia. A través de su suite de herramientas, Athento permite a las empresas agilizar sus procesos contables y optimizar la gestión de documentos financieros. Entre las funcionalidades que ofrece Athento se encuentran:

Captura automatizada de facturas

Para optimizar la recepción de facturas, es fundamental establecer canales claros y fáciles de usar para evitar la pérdida de documentos. La captura automatizada permite grandes mejoras y eficiencia. 

Athento permite habilitar canales digitales como una cuenta centralizada de email para recibir facturas y activar flujos de trabajo automáticamente, y un enlace en la web para la subida estructurada de documentos, asegurando que se recibe toda la información necesaria. Además, permite personalizar la página web con el branding de la empresa y protegerla con contraseñas. También automatiza la solicitud de documentos específicos por email, garantizando que el proveedor entregue toda la documentación requerida sin intervención manual, cargando los documentos en su expediente correspondiente y verificando su completitud. Anexo a esto Athento permite la captura automatizada de facturas desde múltiples fuentes, instancias como SFTP, canales virtuales, sedes electrónicas, entre otros. La captura automatizada de facturas permite extraer información relevante sin necesidad de ingresar datos manualmente, reduciendo errores y ahorrando tiempo.

Para el caso en Colombia, Athento ofrece una función de sincronización del buzón de correo donde se recibe la factura electrónica. Cuando se recibe el correo con el archivo adjunto en formato .zip, Athento automáticamente descomprime el archivo y muestra el PDF binario de la factura. Luego, lee el archivo XML y extrae la información requerida en los campos designados, previamente configurados según las necesidades específicas. Esta operación automatizada permite capturar los datos de la factura sin necesidad de intervención manual, agilizando así el proceso de gestión de facturas electrónicas.

Flujos de revisión y aprobación

Athento permite configurar reglas para enrutar facturas en procesos de revisión específicos según el monto o tipo de servicio. Los usuarios pueden previsualizar la documentación para verificar su corrección y gestionar el flujo de trabajo internamente. Sin necesidad de conocimientos técnicos, es posible definir el ciclo de vida de cada caso, asegurando que los documentos se muevan digitalmente entre los usuarios para revisión y aprobación con total trazabilidad. Athento también incorpora alertas para evitar la duplicidad de documentos o facturas, optimizando así la eficiencia del proceso.

La plataforma facilita la creación de flujos de trabajo personalizados para la revisión y aprobación de facturas, permitiendo una gestión eficiente de los procesos contables.

Extracción automatizada de datos

Athento ofrece la capacidad de aplicar OCR y otros métodos de extracción de texto en documentos, convirtiendo el contenido de imágenes a texto para diversas funciones:

La información extraída puede ser utilizada como metadatos o exportada a sistemas ERP y otras plataformas.

Generación de documentación

La plataforma permite la generación automática de documentación a partir de plantillas predefinidas, facilitando la creación de informes y estados financieros. Athento ofrece la capacidad de mantener un repositorio de plantillas de documentación corporativa, gestionando su aprobación y publicación para asegurar que los certificados y otros documentos de proveedores se creen con los clausulados necesarios y actualizados. Estas plantillas pueden ser utilizadas automáticamente para generar documentos a través de la API REST o bajo demanda desde la interfaz de usuario, integrando la información en sistemas core o ERPs.

composición de documentos con Athento

Integración con otras herramientas

Athento se integra fácilmente con sistemas core de contabilidad y gestión empresarial, permitiendo una sincronización fluida de datos entre diferentes plataformas. Athento ofrece un marco para centralizar la gestión de facturas y proveedores, con opciones de integración como una API REST intuitiva que permite a los desarrolladores conectar aplicaciones externas en pocas horas

Esto facilita la explotación de datos de facturas y la exportación de información a sistemas ERP. Un caso interesante es la posibilidad de integrar Athento a herramientas de BI con el fin de tener una visibilidad del estado actual de la factura en tiempo real y así tomar las respectivas decisiones frente a lo encontrado. Además, Athento proporciona un SDK que permite a los usuarios técnicos crear funcionalidades personalizadas y adaptar la interfaz de usuario según sus necesidades. Con esta solución flexible y potente, es posible integrar datos de diversas fuentes y mantener la documentación de proveedores centralizada, generando directamente desde el gestor documental y gestionando la información de manera dinámica.

Carpeta o expediente único del proveedor

Athento es una plataforma que permite crear un expediente único para proveedores. En este expediente se almacena toda la información relevante, independientemente de su origen (como sistemas ERP o correos electrónicos). Cada expediente tiene un código único para facilitar la localización y automatización de tareas con documentos. Además, Athento ofrece un framework flexible para desarrollar soluciones personalizadas, como portales web para que los proveedores gestionen sus facturas, certificados y otros documentos. También se pueden aplicar políticas de retención para notificar a los proveedores sobre la vigencia de su documentación, lo que ahorra tiempo y mejora la experiencia de usuario.

Aplicar políticas de retención

Las políticas de retención en Athento son fundamentales para garantizar que los documentos se conserven adecuadamente según las normativas legales y regulatorias. Aquí tienes más detalles:

  • Definición de Políticas: Athento permite establecer reglas específicas para la retención de documentos. Por ejemplo, puedes definir cuánto tiempo se deben conservar ciertos tipos de registros antes de su eliminación.
  • Cumplimiento Legal: las políticas de retención aseguran que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones aplicables. Esto es crucial para evitar sanciones o problemas legales.

Gestión de la Factura Electrónica en Colombia con Athento

Athento no solo ofrece una solución integral para la gestión de facturas electrónicas, sino que también se adapta a las particularidades del entorno colombiano. Su capacidad para cumplir con los requisitos normativos locales, como la firma digital y el almacenamiento seguro, lo convierte en una opción ideal para las empresas colombianas que buscan optimizar su gestión contable. Con Athento, las empresas pueden estar seguras de que están cumpliendo con las regulaciones mientras mejoran su eficiencia operativa.

La factura electrónica en Colombia es una necesidad empresarial que debe cumplir con regulaciones específicas. Athento ofrece una solución completa para simplificar y optimizar la gestión de facturas electrónicas. Esto permite a las empresas colombianas mejorar su eficiencia operativa y cumplir con los requisitos legales. Si buscas una solución para tus procesos contables, Athento es tu aliado ideal.

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