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¿Dónde está el valor de la gestión documental en los tiempos que corren?

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el valor de la gestión documental
¿Cómo puede realmente la gestión documental aportar valor a los usuarios? o en otras palabras, ¿dónde está el valor de la gestión documental? Os comentamos lo que los usuarios de Athento piensan y lo que piensan usuarios consultados en redes sociales.

La idea del equipo de producto de Athento con esta pregunta era, por un lado averiguar las funcionalidades estrella del producto, de cara a ponerlas en valor y entender mucho mejor cómo nuestros usuarios perciben y usan la herramienta. Por otro lado, se trata de visualizar la dirección que debe tomar el desarrollo futuro del producto. Nuestro equipo de producto debe ser capaz de entender dónde poner el foco y ese foco sin duda tiene que estar en aquello que realmente aporte valor al negocio de nuestros clientes. Es decir, queríamos saber qué funcionalidades de Athento hacen a nuestros clientes ahorrar dinero, ir más rápido, evitar demandas, seguir operando durante situaciones de crisis como la que vivimos en la actualidad o incluso ganar dinero.


Esta pregunta se podría plantear de forma un poco más teórica pero con el mismo fondo: ¿dónde está el valor de la gestión documental en los tiempos que corren?

Dónde encuentran el valor de la gestión documental los usuarios de Athento

En la siguiente captura de pantalla podéis ver las 10 opciones que se dieron a los usuarios a valorar. La pregunta permitía a los usuarios seleccionar 3 de las opciones disponibles.

encuesta funcionalidades gestion documental

La forma de distribución de la encuesta fue embeberla dentro de Athento para que de manera randomizada, se le preguntase a los usuarios si querían rellenarla. El cuestionario ha sido rellenado por usuarios de Athento en España, Colombia, Argentina, Estados Unidos, Guatemala, Alemania y Reino Unido. La encuesta continúa en activo.

A continuación, vamos a ver las respuestas que dieron los usuarios.

top 3 respuestas funcionalidades gestion documental

Los usuarios de Athento valoraron como las funcionalidades que mayor valor les ofrecen:

  1. 1. La funcionalidad tradicional de gestión documental (búsquedas, almacenamiento, versiones, historial). 47%
  2. 2. Los ciclos de vida. 41%
  3. 3. Todos los mecanismos que nos ofrece para subir o recibir documentos. 34%

Antes de entrar en detalle en nuestras apreciaciones sobre los resultados, me gustaría aclarar que los ciclos de vida, son los workflows o gestión de procesos en Athento.

Dónde encuentran el valor de la gestión documental los usuarios de otros productos

Hace unas semanas decidimos preguntar también a usuarios externos su opinión en la materia. En este caso, por las limitaciones del medio (LinkedIn), no podíamos permitir a los encuestados seleccionar más de una opción y las respuestas sólo podían ser 4 opciones.

En este caso, utilizamos funcionalidades más genéricas que puede tener un software de gestión documental. En la siguiente captura de pantalla podéis ver los resultados.

Conclusiones

Por supuesto, este es un ejercicio demoscópico que necesitaría mucha más rigurosidad para tomar las conclusiones como escritas en piedra, pero sí que nos ayuda a hacernos una idea general de lo que piensan los usuarios de software de gestión documental sobre dónde está el valor para el negocio. A continuación nuestras conclusiones.

El valor de la gestión documental está ligado a los procesos de negocio

Tanto los usuarios de Athento con las personas consultadas en LinkedIn señalan la importancia de la gestión documental ligada a procesos de negocio. El 41% de los usuarios de Athento considera los ciclos de vida o workflows dentro de las 3 funcionalidades que más les aportan valor.

En los últimos dos años, un 80% de los clientes nuevos de Athento han incorporado al menos un proceso de negocio a la herramienta: registro de entrada/salida (radicación o gestión de correspondencia), gestión de proveedores, gestión de expedientes legales, gestión de siniestros, homologación de proveedores, onboarding de clientes, etc. 

Es decir, nuestros clientes han pasado en los últimos de usar el gestor como el equivalente digital de una estantería o armario para guardar y organizar documentos, a utilizar el gestor documental para gestionar las operaciones y el trabajo del día a día. Con lo cuál, que los workflows estén en el top 3 de las funcionalidades más utilizadas del producto, no es una sorpresa. 

En el caso de los encuestados en LinkedIn, los workflows o procesos de negocio son la funcionalidad mejor valorada por los usuarios. Un 55% de las personas encuestadas afirma que los workflows son la funcionalidad de un gestor documental que más aporta valor a sus compañías. 

Las empresas y los equipos de trabajo necesitan más que tener organizados y disponibles sus documentos, necesitan organizar y coordinar el trabajo diario. La nueva generación de software ECM / Content Services pueden ser el soporte tecnológico para la implementación de cualquier proceso de negocio con un alto volumen de documentos u otros contenidos digitales.

La funcionalidad tradicional de gestión documental sigue aportando valor al negocio

Sin duda, para los usuarios de Athento y para los encuestados en LinkedIn, la esencia original de la gestión documental sigue teniendo mucho valor para los usuarios. La capacidad de tener sus documentos bajo control, organizados, disponibles y seguros no ha dejado de tener mucho valor para las compañías. 

El 39% de los usuarios consultados en LinkedIn consideran que el almacenamiento y la organización es la funcionalidad de gestión documental que más valor aporta a sus empresas. En el caso de los usuarios de Athento, la funcionalidad tradicional del gestión documental es la mejor valorada por un 47% de los usuarios. 

En tiempos de pandemia, sin duda, es importante tener los documentos accesibles en digital y sin descuidar la seguridad de los mismos.

Compartir y recibir documentos es importante en tiempos del COVID

Aunque esta funcionalidad sólo fue señalada como la más importante por el 4% de los usuarios en la encuesta de LinkedIn, en el caso de Athento, el 34% de los encuestados encontraron esta funcionalidad como una de las que aporta mayor valor a sus empresas. Athento cuenta con un gran número de funcionalidades que permiten recibir documentación de usuarios externos y enviar documentación a usuarios externos. Nuestra experiencia en estos meses de pandemia es que este tipo de funcionalidades ha permitido a muchos de nuestros clientes operar en remoto con contratos, actas, documentación de clientes y otra.

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