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Digitalización documental: pasos a seguir y buenas prácticas

Aprende cómo la digitalización documental impulsa la eficiencia empresarial. Consulta esta guía con los pasos esenciales, beneficios clave y buenas prácticas para optimizar tu gestión de la información y transformar tu flujo de trabajo.
digitalización documental / Document digitization
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Manuel Aguirre

En un ecosistema empresarial que hoy en día ya es digital, la gestión eficiente de documentos físicos se ha vuelto esencial. La digitalización documental no es simplemente convertir archivos en formato digital a través de un escáner; es una estrategia integral para optimizar la gestión de la información. A continuación, exploramos a fondo en qué consiste este proceso, sus beneficios y las mejores prácticas para una implementación exitosa.

¿Qué es la digitalización documental?

La digitalización documental es más que la simple conversión de un entorno analógico, en este caso el papel, a un formato digital. Implica la creación de versiones electrónicas que faciliten la gestión, búsqueda, almacenamiento y preservación a largo plazo. Antes de introducirnos en los pasos y prácticas recomendadas, es crucial entender esta distinción fundamental.

Procesos de la digitalización documental

La digitalización documental es una herramienta estratégica para mejorar la eficiencia y la accesibilidad de la información en las empresas. A continuación, desglosamos detalladamente cada fase de este proceso clave:

  1. Análisis preliminar: identificación y priorización

Antes de iniciar, es recomendable un análisis de los documentos físicos. Identificar los tipos de documentos, su importancia y establecer prioridades según la necesidad y frecuencia de uso. Esto proporciona una base sólida para el proceso de digitalización.

  1. Preparación de documentos físicos

El siguiente paso es organizar los documentos físicos de manera ordenada. Eliminar clips, grapas u otros elementos innecesarios que podrían obstaculizar el escaneo. Conviene asegurarse de que los documentos estén en buen estado para garantizar resultados óptimos durante la digitalización.

Desde la archivística existen modelos de organización de los documentos que pueden ser ejecutados a través de sistemas de ordenación o cuadros de clasificación. Esos sistemas se pueden organizar de acuerdo a un orden:

  • Alfabético: ordena documentos según el nombre.
  • Cronológico: clasificación basada en fechas, en algunas ocasiones por el trámite del expediente documental.
  • Por Temas o Categorías: agrupa documentos relacionados y se clasifican por temas.
  • Números o códigos: identificación única para cada documento.
  • Geográfico o de Ubicación: organiza según ubicación física.
  • Por Proyectos: agrupa documentos por proyectos específicos.
  • Etiquetas o Tags: categorización flexible mediante etiquetas.
  • Por Prioridad: clasifica documentos según su importancia.
  • Sistema Digital (DMS): gestión avanzada de documentos digitales.
  • Por acceso frecuente: prioriza documentos utilizados regularmente.

 

  1. Preparación del escaneo y preservación de calidad
  • Selección del escáner adecuado:

Es necesario elegir un escáner que se ajuste a las necesidades de la organización. Para volúmenes pequeños, un escáner de cama plana puede ser suficiente, pero para grandes cantidades, un escáner de alimentación automática es más eficiente.

  •  Configuración del escáner:

Es preciso ajustar la configuración del escáner según el tipo de documentos. Definir la resolución adecuada para garantizar una calidad óptima sin generar archivos demasiado grandes. Además, seleccionar el formato de salida deseado (PDF, JPEG, etc.).

  •  Organización del área de escaneo:

Se recomienda mantener el área de escaneo ordenada y libre de distracciones. Y asegurarse de contar con suficiente iluminación para obtener resultados claros y nítidos

  •  Posicionamiento de documentos:

Los documentos se deben colocar en el escáner de manera alineada y centrada. Asegurándose de que estén completamente planos y que no se superpongan para evitar posibles problemas de escaneo.

  • Prueba de escaneo inicial:

También es recomendable realizar una prueba inicial para verificar la calidad y la configuración. Y, así, ajustar cualquier parámetro necesario antes de proceder con el escaneo masivo.

  1. Escaneo de documentos:

Esta fase del proceso de digitalización documental es clave. Para que todo funcione correctamente, al iniciar el escaneo es recomendable asegurarse de seguir un orden lógico. Si se está utilizando un escáner de alimentación automática, lo adecuado es cargar los documentos de manera ordenada y evitar atascos.

  • Aplicación de OCR (reconocimiento óptico de caracteres)

Existen software de captura del escáner que tienen la funcionalidad de aplicar OCR para convertir imágenes de texto en caracteres editables. Esto facilita la búsqueda y la edición de contenido en documentos digitalizados, mejorando la eficiencia en la manipulación de la información. Los procesos mencionados también pueden llevarse a cabo al cargar la documentación escaneada en gestores documentales con funcionalidad de captura de documentos. En ese caso, el gestor documental aplica el OCR al documento, facilitando así la extracción de texto y la mejora de la accesibilidad de la información.

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  • Verificación de calidad y legibilidad

Es conveniente realizar una verificación minuciosa de la calidad de los documentos digitalizados. Y asegurarse de que la información sea legible y que no se hayan perdido detalles cruciales durante el proceso de escaneo y conversión.

  • Almacenamiento digital seguro y eficiente

El siguiente paso es seleccionar un sistema de almacenamiento digital seguro, preferiblemente utilizando plataformas ECM como Athento. Esto garantiza que los documentos estén organizados de manera lógica y segura, permitiendo un acceso rápido y eficiente.

  • Indexación y categorización para facilitar la búsqueda

Indexar y categorizar los documentos digitalizados es una práctica que mejora la búsqueda y recuperación eficiente de información, reduciendo el tiempo dedicado a localizar documentos específicos.

  •  Implementación de medidas de protección y respaldo regular

Es necesario establecer medidas de seguridad para proteger la integridad de los documentos digitales. Además, implementar un sistema regular de respaldo o copias de seguridad para prevenir la pérdida de datos críticos debido a posibles fallos técnicos o situaciones imprevistas.

  •  Integración con Plataformas ECM para una gestión centralizada

Integrar los documentos digitalizados con plataformas ECM para una gestión centralizada y colaborativa facilita la supervisión, el seguimiento y la organización efectiva de la información a nivel empresarial.

Beneficios de la digitalización documental

La digitalización documental conlleva numerosos beneficios que impactan positivamente en la eficiencia y productividad de las organizaciones. Aquí algunos aspectos clave:

  • Acceso instantáneo: los documentos digitales son fácilmente accesibles, permitiendo búsquedas rápidas y recuperación instantánea de información relevante.
  • Ahorro de espacio físico: elimina la necesidad de grandes archivos físicos, liberando espacio y reduciendo costos asociados al almacenamiento físico.
  • Colaboración eficiente: facilita la colaboración remota al permitir compartir y editar documentos en tiempo real, mejorando la eficiencia de los equipos de trabajo.
  • Seguridad mejorada: se pueden implementar medidas de seguridad, como cifrado y control de acceso, para proteger documentos sensibles y garantizar la integridad de la información.
  • Respaldo y recuperación: la digitalización documental permite crear copias de seguridad automáticas, asegurando la recuperación de documentos en caso de pérdida o desastre.
  • Cumplimiento normativo: facilita el cumplimiento de regulaciones y normativas al proporcionar un seguimiento más preciso y estructurado de la gestión documental.
  • Sostenibilidad ambiental: reduce la dependencia del papel, contribuyendo a prácticas más sostenibles y a la disminución del impacto ambiental.

 

La digitalización documental no es solo un proceso técnico; es una estrategia integral para optimizar la gestión de la información en la era digital.

Si estás iniciando un proceso de digitalización documental en tu organización, te recomendamos, además, seguir nuestras buenas prácticas para la digitalización de los documentos, donde recogemos qué tener en cuenta para garantizar los mejores resultados posibles en materia de extracción de datos y OCR

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