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Cuadro de clasificación documental: qué es y cómo se elabora

Aprende cómo elaborar un cuadro de clasificación documental de forma efectiva siguiendo esta guía y consejos prácticos.
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Manuel Aguirre

En la gestión documental, la creación de un Cuadro de Clasificación Documental -CCD- es un paso clave hacia la organización eficiente de la información. En este artículo, explicamos qué es un cuadro de clasificación y por qué es esencial, al tiempo que proporcionamos una información práctica para su elaboración.

¿Qué es un cuadro de clasificación documental?

El concepto de “cuadro de clasificación documental” tiene sus raíces en la gestión documental y archivística. Este término se utiliza para describir un sistema estructurado que organiza y clasifica los documentos dentro de una organización. Su origen se encuentra en los principios de la archivística, la disciplina encargada de gestionar documentos de manera organizada y eficiente.

El cuadro de clasificación documental es esencialmente una herramienta que proporciona un marco para organizar documentos en categorías lógicas y coherentes. Esta clasificación facilita la recuperación eficiente de información, la toma de decisiones y el cumplimiento de requisitos legales y normativos.

La archivística moderna ha evolucionado para adaptarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones en la era digital. Con el avance de la tecnología, los cuadros de clasificación documental se han integrado en los sistemas de gestión documental, para ofrecer soluciones más ágiles y efectivas en la organización y recuperación de documentos. En esencia, el concepto proviene de la necesidad de estructurar y gestionar la información de manera eficiente en cualquier entorno organizacional.

¿Por qué es importante el Cuadro de Clasificación Documental?

El cuadro de clasificación documental desempeña un papel fundamental en la gestión eficiente de documentos dentro de una organización. Su importancia radica en la estructuración y organización efectiva de la información, brindando una serie de beneficios clave:

  • Organización efectiva

Reside en su capacidad para establecer un sistema organizado de disposición de documentos. Esto facilita la identificación y recuperación rápida de la información, reduciendo el tiempo dedicado a búsquedas tediosas.

  • Acceso rápido a la información

Al proporcionar una estructura lógica, el cuadro de clasificación permite un acceso rápido y eficiente a la información. Esto agiliza los procesos internos al garantizar que los usuarios puedan encontrar lo que necesitan.

  • Mejora de la toma de decisiones

Un cuadro de clasificación bien diseñado contribuye a una toma de decisiones más informada. La rápida disponibilidad de información relevante permite generar decisiones fundamentadas y acertadas.

  • Optimización de procesos internos

La importancia radica en la contribución a la eficiencia operativa. Al organizar documentos según los flujos de trabajo de la organización, se optimizan los procesos internos para un funcionamiento más coherente.

  • Cumplimiento normativo

El cuadro de clasificación documental es crucial para cumplir con los requisitos legales y normativos relacionados con la retención y gestión de documentos. Esto evita sanciones y garantiza la conformidad con regulaciones específicas.

  • Conservación de documentos relevantes

Facilita la identificación y conservación de documentos importantes para el negocio, asegurando que la información crítica se gestione adecuadamente a lo largo del tiempo.

  • Adaptabilidad a cambios

Su importancia se destaca en su capacidad para adaptarse a medida que evolucionan las necesidades y la estructura organizacional. Esta flexibilidad permite ajustar la clasificación a cambios en los procesos y requisitos comerciales.

¿Cómo elaborar un Cuadro de clasificación documental?

Aquí te proporcionamos una guía paso a paso sobre cómo elaborar un cuadro de clasificación documental efectivo:

Paso 1: Definir objetivos y alcance

Antes de comenzar, es esencial entender los objetivos específicos de la clasificación documental. Define el alcance del cuadro, identificando las categorías de documentos que se incluirán y el propósito de su clasificación.

Paso 2: Analizar documentos existentes

Realiza un inventario de los documentos existentes. Clasifica y agrupa documentos similares para identificar patrones y determinar las categorías principales que necesitarás en tu cuadro de clasificación.

Paso 3: Establecer categorías y subcategorías

Basándote en el análisis de documentos, crea categorías principales que reflejan las funciones y actividades clave de tu organización. Divide estas categorías en subcategorías más específicas para una organización detallada.

Paso 4: Asignar Códigos o números de identificación

Asigna códigos o números únicos a cada categoría y subcategoría. Este sistema de codificación facilitará la referencia y recuperación de documentos en el futuro.

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Paso 5: Crear una jerarquía lógica

Organiza las categorías y subcategorías en una estructura jerárquica lógica. Esto refleja la relación entre diferentes tipos de documentos y simplificará la navegación en el sistema de clasificación.

Paso 6: Documentar el cuadro de clasificación

Elabora una documentación clara que explique la estructura del cuadro de clasificación, los criterios de inclusión en cada categoría y cualquier otro detalle relevante. Esto será útil para la formación y referencia futura. Puedes consultar un ejemplo de cómo se documenta el cuadro de clasificación aquí

Paso 7: Implementar y comunicar

Implementa el cuadro de clasificación documental y comunica los cambios a los empleados. Proporciona capacitación sobre cómo utilizar el sistema y asegúrate de que todos estén familiarizados con la nueva estructura.

Paso 8: Revisar y ajustar regularmente

La gestión documental es un proceso dinámico. Programa revisiones periódicas del cuadro de clasificación documental para asegurarte de que siga siendo relevante y eficiente. Es oportuno realizar ajustes según sea necesario.

Al seguir estos pasos, podrás desarrollar un cuadro de clasificación documental que optimice la organización y accesibilidad de tus documentos, contribuyendo a una gestión documental eficaz en tu organización.

Estructura de niveles de los cuadros de clasificación documentales

Los niveles de clasificación documental proporcionan una estructura organizada y sistemática para la gestión eficiente de los documentos dentro de una organización. A continuación, se detallan los principales niveles de clasificación:

  1. Fondo

Representa los documentos producidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones. Este nivel abarca la totalidad de la documentación generada por la entidad y constituye el punto de partida para la clasificación.

  1. Sección o Subsección

Se refiere a la subdivisión del fondo en áreas más específicas, identificadas con la producción documental de una división o departamento dentro de la organización. Cada sección o subsección puede contener documentos relacionados con actividades o funciones específicas.

  1. Serie Documental

Corresponde a unidades documentales de estructura y contenido homogéneos que emanan del mismo sujeto productor. Ejemplos de series documentales incluyen historias laborales, contratos, informes financieros, entre otros. La serie documental agrupa documentos relacionados por su temática o tipo.

  1. Subserie Documental

Son unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma separada debido a sus características específicas. Por ejemplo, dentro de la serie de contratos, podría existir una subserie de contratos de arrendamiento o una subserie de contratos de compraventa.

  1. Unidad Documental Simple

Representa la mínima unidad de información dentro del sistema de clasificación. Se trata de documentos individuales o unidades discretas que pueden ser identificadas y gestionadas de forma independiente. Ejemplos de unidades documentales incluyen cartas, facturas, informes, etc.

  1. Unidad Documental Compleja (Expedientes)

Este nivel corresponde a documentos organizados y agrupados por el productor de la documentación para un propósito específico. Los expedientes pueden contener una variedad de documentos relacionados con un tema o proceso particular, y su estructura puede variar según las necesidades de la organización.

Cómo implementar el cuadro de clasificación en Athento

En Athento es posible definir cuadros de clasificación de acuerdo a diferentes estrategias: 

  • Cuadro de clasificación -CC- basado en campos: el método más potente, ya que permite explotar y acceder a todos y cada uno de los datos que definen la clasificación documental. 
  • Cuadro de clasificación basado en espacios: permite la creación de un espacio por cada serie documental y se pueden usar carpetas simples para representar las subseries, también formularios tipo folderish
control documental, cuadro de clasificación documental
  • Cuadro de clasificación mixto: esta estrategia combina la potencia de la explotación de los campos del primer método y el beneficio de limitar el acceso a nivel se series documentales (del segundo método).
 

El cuadro de clasificación documental ofrece una distribución única que abarca todos los documentos de la empresa, facilitando la búsqueda y recuperación de información. Al proporcionar un contexto para la creación de series y su relación con otras, el cuadro de clasificación evita duplicidades y promueve una gestión documental eficaz y organizada.

En conclusión, la elaboración de un cuadro de clasificación documental es un paso fundamental para optimizar la gestión de documentos en cualquier organización. Proporciona orden, accesibilidad y eficiencia en la manipulación de información vital. Al seguir este proceso, se establece una base sólida para mejorar los procesos internos, la toma de decisiones y cumplir con los requisitos normativos.

 

Si quieres saber sobre cómo digitalizar la implementación de un cuadro de clasificación documental y transformar los procesos que giran en torno a documentos en tu organización, escríbenos