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Control Documental: qué es y qué características clave debe incluir tu sistema

Aprende los fundamentos del control documental y las características fundamentales que debe reunir tu sistema para una gestión documental efectiva y organizada
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Almudena Delgado

Cuando hablamos de control documental, la primera pregunta que surge es: ¿es lo mismo gestión documental que control documental? Como vamos a ver, son conceptos relacionados y el control documental es una sub-actividad del conjunto de operaciones que conlleva la gestión de documentos. 

La gestión documental hace referencia a un proceso integral que se encarga de gestionar de manera eficiente y efectiva todos los documentos y registros que una organización genera, recibe o utiliza en su actividad diaria. Este proceso implica diversas actividades, incluyendo la captura, clasificación, indexación, almacenamiento, recuperación, distribución, conservación y disposición de los documentos de manera organizada y segura.

Por su lado, el control documental hace referencia a las formas específicas en las que en el proceso de gestión de documentos se garantiza que la documentación esté disponible solo a personas autorizadas y se preserva la integridad de la información y los datos que contienen los documentos durante todo su ciclo de vida, desde la creación y almacenamiento, hasta su revisión, aprobación, distribución y obsolescencia. 

El control documental es fundamental para asegurar la integridad, autenticidad, confidencialidad y disponibilidad de la información contenida en los documentos. Además, permite optimizar los procesos de trabajo, reducir los riesgos de pérdida o mal uso de la información y cumplir con los requisitos de auditoría y cumplimiento normativo.

Elementos del control documental

Para llevar a cabo el control documental, a grandes rasgos, será necesario: 

  • Procedimiento de creación de documentos que incluya unas pautas y/o plantillas específicas para garantizar coherencia y uniformidad en formato y contenido. 
  • Asignar identificadores únicos a cada documento para diferenciarlos fácilmente y que sean fáciles de encontrar. 
  • Centralizar los documentos y registros en un repositorio accesible, ya sea físico o digital, para una administración eficiente.
  • Control de versiones: implementar un sistema que registre los cambios y revisiones efectuados en un documento con el paso del tiempo, previniendo así posibles confusiones sobre la versión más reciente. Y dejando constancia de las modificaciones realizadas. 
  • Establecer flujos de revisión y aprobación de documentos para garantizar que cumplen con los requisitos que se establezcan. 
  • Supervisar la distribución de los documentos a las partes interesadas pertinentes, asegurando al mismo tiempo la restricción a accesos no autorizados
  • Facilitar que el personal autorizado recupere y acceda a documentos de forma eficiente, al mismo tiempo que se protege la información confidencial y sensible.
  • Definir directrices para los períodos de retención de documentos y adoptar métodos apropiados para su eliminación, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
  • Formación y sensibilización para que el personal de la organización esté familiarizado con los procedimientos de control documental y debidamente capacitados para seguir las directrices. 

 

Funcionalidad de control documental que debe incluir tu plataforma de gestión de documentos

En la práctica, garantizar que los documentos estén controlados durante todo su ciclo de vida es mucho más fácil de gestionar con la ayuda de un software de gestión documental que además de centralizar y almacenar los archivos, incluya funcionalidad para: 

  • Clasificación de documentos: la clasificación adecuada de los documentos es fundamental para organizar la información de manera lógica y coherente. Esto implica categorizar los documentos según su tipo, tema, fecha o cualquier otro criterio relevante. La clasificación facilita la búsqueda y recuperación de documentos, ya que permite a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan.

    En el caso de Athento, es posible definir Cuadros de clasificación y vincular los contenidos digitales a una estructura jerárquica codificada de series documentales.
control documental, cuadro de clasificación documental
  • Indexación: la indexación es el proceso de asignar términos de búsqueda, metadatos o etiquetas a los documentos para facilitar su recuperación. Los términos de indexación pueden incluir palabras clave, nombres de archivos, fechas o cualquier otra información relevante. Al indexar los documentos de manera adecuada, se agiliza el proceso de búsqueda y se mejora la precisión de los resultados.

    Athento no solo soporta multitud de tipos de campos para registrar datos de los documentos, sino que cuenta con funcionalidad avanzada de reconocimiento de caracteres y auto clasificación de documentos. Esto significa que Athento es capaz de analizar y extraer los datos de los documentos y asignar, exportar y validar metadatos

  • Control de versiones: el control de versiones es crucial para gestionar los cambios en los documentos a lo largo del tiempo. Esta funcionalidad mantiene un registro detallado de todas las actividades relacionadas con los documentos, incluidas ediciones, revisiones, aprobaciones e historial de acceso, lo que brinda transparencia y ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios facilitando auditorías e inspecciones. Esto es especialmente importante en entornos colaborativos donde múltiples personas pueden estar trabajando en un mismo documento. El control de versiones garantiza la integridad y la consistencia de los documentos a lo largo del tiempo. Y permite asegurar que se accede a la última versión del documento, evitando el uso o distribución de versiones incorrectas u obsoletas.

    Además del audit trail o pista de auditoría de los cambios sobre los documentos y registros, Athento cuenta con la funcionalidad de Check-in y Check-out de documentos. Así, es posible bloquear y desbloquear documentos de forma manual o automática para que no se puedan editar durante un periodo de tiempo (por ejemplo, cuando se trabaja de forma colaborativa) o de forma definitiva (versiones finales de documentos).

  • Acceso controlado: el acceso controlado es esencial para garantizar la seguridad de la información. Permite definir quién tiene acceso a qué documentos y qué acciones pueden realizar sobre ellos. Esto ayuda a proteger la información confidencial y a prevenir el acceso no autorizado. El acceso controlado se puede implementar mediante la asignación de permisos y roles de usuario en función de las necesidades y responsabilidades de cada usuario.

     

    Además del sistema de autenticación o login, Athento permite publicar documentos para usuarios externos sin acceso a la plataforma y la posibilidad de gestionar copias controladas y no controladas indicando en los documentos si el archivo puede no ser la última versión del mismo. 

  • Flujos de trabajo con documentos: la revisión y aprobación de documentos es la aplicación tradicional que se hacía de esta funcionalidad, sin embargo, hoy en día, plataformas como Athento permiten digitalizar y optimizar cualquier proceso de negocio relacionado con documentos, desde la aprobación y pago de facturas, a la emisión de pólizas de seguros, la tramitación de expedientes de solicitud de créditos o la autogestión de la documentación de proveedores.
ciclo de vida de la solicitud de credito
  • Políticas de retención y copias de seguridad. Las políticas de retención de documentos son directrices establecidas por una organización para determinar cuánto tiempo se deben conservar los documentos antes de su eliminación. Estas políticas son fundamentales para garantizar el cumplimiento legal y regulatorio, así como para administrar eficientemente el almacenamiento de documentos. Al definir claramente qué documentos deben mantenerse, durante cuánto tiempo y cuándo pueden eliminarse de manera segura, las empresas pueden reducir el riesgo de litigios, cumplir con los requisitos legales y optimizar sus procesos de gestión documental.

     

    Athento permite aplicar políticas de retención sobre documentos y marcar documentos como expirados. Así mismo, cuenta con políticas de copias de seguridad o backup para garantizar la estabilidad e integridad de la información. 

 

Además de las anteriores funcionalidades, Athento incorpora la siguiente funcionalidad inteligente para facilitar el control documental

IA aplicada a las búsquedas de imágenes

Si tu organización necesita recuperar el control sobre la documentación, escríbenos y cuéntanos tu proyecto. Estamos para ayudarte.