Cuando hablamos de control documental, la primera pregunta que surge es: ¿es lo mismo gestión documental que control documental? Como vamos a ver, son conceptos relacionados y el control documental es una sub-actividad del conjunto de operaciones que conlleva la gestión de documentos.
La gestión documental hace referencia a un proceso integral que se encarga de gestionar de manera eficiente y efectiva todos los documentos y registros que una organización genera, recibe o utiliza en su actividad diaria. Este proceso implica diversas actividades, incluyendo la captura, clasificación, indexación, almacenamiento, recuperación, distribución, conservación y disposición de los documentos de manera organizada y segura.
Por su lado, el control documental hace referencia a las formas específicas en las que en el proceso de gestión de documentos se garantiza que la documentación esté disponible solo a personas autorizadas y se preserva la integridad de la información y los datos que contienen los documentos durante todo su ciclo de vida, desde la creación y almacenamiento, hasta su revisión, aprobación, distribución y obsolescencia.
El control documental es fundamental para asegurar la integridad, autenticidad, confidencialidad y disponibilidad de la información contenida en los documentos. Además, permite optimizar los procesos de trabajo, reducir los riesgos de pérdida o mal uso de la información y cumplir con los requisitos de auditoría y cumplimiento normativo.
Para llevar a cabo el control documental, a grandes rasgos, será necesario:
En la práctica, garantizar que los documentos estén controlados durante todo su ciclo de vida es mucho más fácil de gestionar con la ayuda de un software de gestión documental que además de centralizar y almacenar los archivos, incluya funcionalidad para:
En el caso de Athento, es posible definir Cuadros de clasificación y vincular los contenidos digitales a una estructura jerárquica codificada de series documentales.
Athento no solo soporta multitud de tipos de campos para registrar datos de los documentos, sino que cuenta con funcionalidad avanzada de reconocimiento de caracteres y auto clasificación de documentos. Esto significa que Athento es capaz de analizar y extraer los datos de los documentos y asignar, exportar y validar metadatos.
Además del audit trail o pista de auditoría de los cambios sobre los documentos y registros, Athento cuenta con la funcionalidad de Check-in y Check-out de documentos. Así, es posible bloquear y desbloquear documentos de forma manual o automática para que no se puedan editar durante un periodo de tiempo (por ejemplo, cuando se trabaja de forma colaborativa) o de forma definitiva (versiones finales de documentos).
Además del sistema de autenticación o login, Athento permite publicar documentos para usuarios externos sin acceso a la plataforma y la posibilidad de gestionar copias controladas y no controladas indicando en los documentos si el archivo puede no ser la última versión del mismo.
Athento permite aplicar políticas de retención sobre documentos y marcar documentos como expirados. Así mismo, cuenta con políticas de copias de seguridad o backup para garantizar la estabilidad e integridad de la información.
Además de las anteriores funcionalidades, Athento incorpora la siguiente funcionalidad inteligente para facilitar el control documental:
Si tu organización necesita recuperar el control sobre la documentación, escríbenos y cuéntanos tu proyecto. Estamos para ayudarte.
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