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Los Mejores Consejos para Organizar y Etiquetar Tus Documentos Electrónicos

Te contamos nuestros consejos para organizar documentos y sentar las bases de un entorno digital más colaborativo y efectivo.
Consejos para Organizar Documentos / tips for document organization
Manuel Aguirre

Manuel Aguirre

Cuando la información fluye a velocidades vertiginosas, la gestión eficiente de documentos electrónicos se vuelve esencial. En este artículo, desentrañaremos los mejores consejos para organizar documentos electrónicos, impulsando la productividad y facilitando el acceso a la información clave. Además, exploraremos las prácticas recomendadas y aquellas que debes evitar para mantener la coherencia y eficacia en tu sistema de gestión documental.

Consejos para Organizar Documentos Electrónicos

Consejo
Lo Que Debes Hacer
Lo Que Debes Evitar
1. Jerarquía Lógica
Establece una jerarquía lógica que refleje la estructura de tu negocio. Divide por función, departamentos, proyectos o tipos de documentos para facilitar la navegación. Dependiendo de la herramienta que uses para almacenar y gestionar tus documentos, tendrás diferentes posibilidades para organizar tus documentos, por ejemplo, en Athento puedes utilizar los Espacios, así como carpetas o campos para representar esta jerarquía lógica o Cuadro de Clasificación. En este artículo te contamos cómo crear un Cuadro de Clasificación en Athento.
No crees una estructura de carpetas demasiado compleja. La simplicidad facilita la búsqueda y evita la confusión.
2. Nomenclatura Consistente de Archivos
Adopta una nomenclatura consistente para tus archivos. Incluye fechas, nombres descriptivos y versiones si es necesario para una fácil identificación. En Athento por ejemplo, puedes utilizar valores de campos para poner un título normalizado a tus documentos. Para algunos tipos de documentos o registros es recomendable usar un código único que permita localizarlo de forma inequívoca. Un caso clásico es la documentación que entra a la compañía desde fuera (registro de entrada o radicación de correspondencia). Para estos tipos de documentos puedes utilizar los campos autoincrementales.
Evita nombres genéricos o abreviaciones confusas. Una nomenclatura clara evita malentendidos y pérdida de tiempo.
3. Utiliza Metadatos y Etiquetas
Aprovecha los metadatos (campos) y las etiquetas para categorizar tus documentos. Facilita la búsqueda y clasificación utilizando información adicional.
No subestimes la importancia de los metadatos. La falta de información adicional puede ralentizar la recuperación de documentos. Esto es crucial en sistemas con grandes volúmenes de documentación, ya que las búsquedas full-text (en todo el texto) son menos eficientes y consumen más recursos que las búsquedas por campos específicos.
4. Evita carpetas personales en equipos locales
Utiliza un sistema de gestión documental que te permita definir rutas en las que puedas definir una gestión de acceso. Esto te permitirá colaborar con tu equipo, al tiempo que garantizas la seguridad de los documentos.
Nunca dejes documentos importantes en carpetas personales. La colaboración es clave, y las carpetas compartidas facilitan este proceso.
5. Realiza Auditorías Periódicas
Programa auditorías periódicas para revisar la estructura y la efectividad de tu sistema de organización.
No descuides la revisión regular. Las necesidades de organización pueden cambiar con el tiempo.

Además, en la organización de documentos electrónicos evita…

  • No dejes documentos en carpetas predeterminadas: dejar documentos en carpetas predeterminadas sin una clasificación adecuada dificulta su recuperación.
  • No dependas sólo de las carpetas, utiliza metadatos: la utilización de metadatos amplía las posibilidades de búsqueda y clasificación.
  • No te olvides de establecer permisos de acceso: Ignorar la gestión de permisos puede comprometer la seguridad y privacidad de documentos sensibles.

En ese orden de ideas Organizar y etiquetar tus documentos electrónicos no es solo una tarea administrativa, es una inversión en eficiencia y productividad. Al seguir estos consejos y evitar prácticas contraproducentes, no solo mejorarás la accesibilidad a la información, sino que también sentarás las bases para un entorno digital más colaborativo y efectivo.

Implementa un sistema de gestión documental que se adapte a tus necesidades, Athento es una gran alternativa para ejecutar estas buenas prácticas en la gestión de los documentos ya que cuenta con beneficios como:

  • Eficiencia Operativa: Agiliza la captura y gestión de documentos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales.
  • Automatización de Procesos: Crea flujos de trabajo automatizados para una toma de decisiones más rápida y menos errores.
  • Seguridad y Cumplimiento: Ofrece características avanzadas de seguridad, garantizando la integridad y confidencialidad de los documentos.
  • Colaboración Mejorada: Facilita el acceso compartido y la colaboración en tiempo real, mejorando la comunicación interna y externa.
  • Adaptabilidad y Escalabilidad: Escalable y adaptable a las necesidades cambiantes de tu empresa, permitiendo una implementación gradual.
  • Análisis y Reporting: Proporciona herramientas analíticas para evaluar el rendimiento del sistema y optimizar los flujos de trabajo.
  • Integración con Otras Herramientas: Se integra fácilmente con otras aplicaciones empresariales, mejorando la coherencia entre sistemas.
  • Experiencia del Usuario: Enfocado en la usabilidad para una fácil adopción por parte de los empleados.
  • Soporte Técnico y Actualizaciones: Cuenta con un sólido equipo de soporte técnico y actualizaciones regulares para un funcionamiento óptimo.
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Jenniffer Sosa

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