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Cómo optimizar tus flujos de trabajo con un sistema de gestión documental

La optimización de los flujos de trabajo con un sistema de gestión documental es esencial para aumentar la eficiencia y la productividad de una empresa.
Optimizar flujos de trabajo
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Manuel Aguirre

Las empresas deben mantenerse dinámicas y altamente competitivas, lo que se quiere, a su vez, una optimización constante de los flujos de trabajo que aumenten la eficiencia y mejoren la productividad. Un sistema de gestión documental desempeña un papel fundamental en este proceso, al proporcionar herramientas y funcionalidades que simplifican y agilizan la gestión de documentos. En este artículo, exploraremos la importancia de optimizar los flujos de trabajo y los pasos clave para lograrlo con la ayuda de un software para la gestión de los documentos.

¿Por qué es importante optimizar los flujos de trabajo?

La optimización de los flujos de trabajo con un sistema de gestión documental puede tener un impacto significativo en la eficiencia operativa y la productividad de una empresa. Al optimizar los flujos de trabajo, se logran los siguientes beneficios:

1.Reducción de errores y reprocesos

Al estandarizar los procesos y establecer flujos de trabajo claros, se minimizan los errores y la necesidad de realizar reprocesos. Un sistema de gestión de documentos permite automatizar tareas, establecer recordatorios y notificaciones, lo que garantiza que las actividades se realicen de manera consistente y sin errores.

2.Tiempos productivos

Al eliminar tareas manuales y repetitivas, se ahorra tiempo valioso en los flujos de trabajo. Un sistema de gestión documental automatiza procesos como la asignación de tareas, la aprobación de documentos y el seguimiento de las etapas del flujo de trabajo, lo que acelera el tiempo de ejecución y reduce los tiempos de respuesta.

3.Mejora de la colaboración y la comunicación

Siempre es importante que una solución documental permita a los equipos colaborar de manera eficiente y compartir documentos de forma simultánea respetando los accesos y permisos estipulados por la compañía. Los usuarios pueden acceder y editar documentos en tiempo real, realizar comentarios y realizar un seguimiento de las versiones, lo que mejora la comunicación y la colaboración en los flujos de trabajo.

4.Seguimiento y control de los procesos

Un sistema de gestión documental proporciona visibilidad y trazabilidad en los flujos de trabajo. Los responsables pueden monitorear el progreso de las tareas, identificar cuellos de botella y tomar medidas correctivas de manera oportuna. Esto mejora la eficiencia y garantiza que los procesos de negocio se desarrollen de manera fluida.

¿Qué tener en cuenta para optimizar un flujo de trabajo o proceso de negocio?

Algunos aspectos importantes a la hora de optimizar tus flujos de trabajo con un sistema de gestión documental son:

  • Análisis y diseño: Realiza un análisis exhaustivo de tus flujos de trabajo actuales. Identifica los puntos débiles, los cuellos de botella y las áreas que podrían beneficiarse de una mayor automatización. Diseña un flujo de trabajo optimizado que tenga en cuenta las necesidades y los objetivos de tu empresa.
  • Identificación de responsables: Asigna responsables claros para cada etapa del flujo de trabajo. Establece roles y permisos en tu sistema de gestión documental para garantizar que las tareas sean realizadas por las personas adecuadas en el momento oportuno.
  • Automatización de tareas: Utiliza las funcionalidades de automatización del sistema de gestión documental para eliminar tareas manuales y repetitivas. Configura notificaciones, recordatorios y reglas de flujo de trabajo que permitan una ejecución más eficiente de las actividades.
  • Capacitación y adopción: Proporciona capacitación y soporte adecuados a tus empleados para asegurarte de que comprendan cómo utilizar el sistema de gestión documental y los beneficios de optimizar los flujos de trabajo. Fomenta una cultura de adopción y promueve el uso continuo del sistema documental en todas las áreas de la empresa.

Casos de uso y ejemplos prácticos

Aquí te presentamos algunos casos de uso comunes en los que la optimización de los flujos de trabajo con un sistema de gestión documental puede marcar la diferencia:

  • Aprobaciones y revisiones de documentos: Implementar un flujo de trabajo automatizado para la aprobación y revisión de documentos, agiliza el proceso y reduce los tiempos de espera.
  • Gestión de contratos: Utilizar un flujo de trabajo digital para la creación, revisión y firma electrónica de contratos puede acelerar la negociación y reduce los errores.
  • Procesos de facturación y pagos: Implementar flujos de trabajo de recepción de facturas y pagos en un gestor documental puede reducir de forma considerable la carga de trabajo de los departamentos financieros o de administración. Los gestores documentales modernos ofrecen funcionalidades como la extracción automática de datos, revisión y aprobación normalizada de facturas e integración con sistemas ERP.
  • Onboarding de empleados: Es posible utilizar un flujo de trabajo estructurado para el proceso de incorporación de nuevos empleados. Este flujo puede incluir la generación y firma de contratos, la asignación de permisos y la entrega o solicitud de documentos importantes.

La optimización de procesos de negocio con un sistema de gestión documental es esencial para aumentar la eficiencia y la productividad de una empresa. Implementar flujos de trabajo permite reducir errores, ahorrar tiempo, mejorar la colaboración y el control de los procesos.  Puedes empezar por alguno de los casos de uso mencionados o por cualquier proceso que tenga margen de mejora. No te olvides de tener en cuenta aspectos como el análisis y el diseño, así como la identificación de responsables.

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