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Cómo digitalizar y optimizar la gestión de correspondencia con Athento

Aprende cómo transformar la gestión de correspondencia para conseguir velocidad y control en la atención y respuesta a usuarios externos #RegistroEntrada #RadicaciónCorrespondencia #MesaEntrada #TransformaciónDigital 🚀
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Manuel Aguirre

Una gestión de correspondencia eficaz es crucial para el funcionamiento fluido de cualquier organización. Este proceso implica la recepción, clasificación, distribución, seguimiento y archivo de la información que ingresa y sale de las empresas.

¿Qué es la gestión de correspondencia o mesa de entrada?

La gestión de correspondencia es el conjunto de prácticas y herramientas destinadas a gestionar de manera eficiente los documentos e información que entran y salen de una organización desde diferentes canales. Este proceso no se limita únicamente a la gestión de documentos en papel, sino que también incluye la gestión de archivos digitales y electrónicos.

En un lenguaje no técnico, la correspondencia o mesa de entrada es como el buzón de correo de una organización. Donde llegan todos los mensajes, cartas, correos electrónicos y documentos de otras personas o empresas. Es como el punto de entrada de toda la información que necesita ser procesada por la empresa, ya sea para responder a preguntas de clientes, procesar facturas o coordinar proyectos. Esencialmente, es el lugar donde comienza el flujo de información hacia el interior de una organización.

Existen tres aspectos clave a la hora de gestionar de forma adecuada la gestión de correspondencia: 

  • Mantener la trazabilidad de cualquier documento o comunicación externa (desde la recepción a la derivación y resolución de la solicitud).  
  • Gestionar procedimientos o regulaciones especiales que apliquen según la naturaleza de la comunicación. Por ejemplo, determinados tiempos de respuesta para la resolución de las solicitudes.
  • Evitar que la información no se derive correctamente o que nunca llegue a su destinatario. 

Tipos de Correspondencia Gestionada

Dentro de una organización, se gestionan diferentes tipos de correspondencia, cada uno con su propia importancia y flujo de trabajo:

Correspondencia Entrante

Se refiere a toda la información que llega a la organización desde fuentes externas, como clientes, proveedores, socios comerciales y otras entidades. Esto puede incluir cartas, correos electrónicos, facturas, formularios, entre otros. Es importante aclarar que la entrada de la información puede llegar desde diversos canales ya sea correo postal, correo electrónico, formularios públicos, WhatsApp, entre otros.

Correspondencia Saliente 

Por otro lado, la correspondencia saliente comprende la información que la organización envía hacia el exterior, dirigida a clientes, proveedores u otras partes interesadas. Esto puede incluir cartas, propuestas comerciales, informes, entre otros.

Correspondencia Interna

Además de la correspondencia externa, las organizaciones también gestionan una gran cantidad de información de forma interna. Esto puede incluir comunicaciones entre departamentos, memorandos, informes internos, entre otros documentos utilizados para la coordinación y la toma de decisiones dentro de la empresa.

La gestión eficiente de estos tipos de correspondencia es esencial para garantizar la operación fluida de la organización, la satisfacción del cliente y la toma de decisiones informadas. En los siguientes apartados, explicamos los procesos clave involucrados en la gestión de correspondencia y cómo con Athento puedes transformar, digitalizar y optimizar el registro de entrada y salida de tu negocio.

Procesos Involucrados en la Gestión de Correspondencia

La gestión de correspondencia abarca una serie de procesos clave que son fundamentales para la gestión de la información en una empresa:

Recepción

En este proceso, la organización recibe toda la correspondencia entrante, ya sea en forma de cartas físicas, correos electrónicos u otros medios digitales. Por ejemplo, un departamento de ventas puede recibir correos electrónicos de clientes interesados en sus productos o servicios, así como cartas físicas con consultas o quejas. Es fundamental que esta correspondencia se registre de manera precisa y se distribuya a los departamentos correspondientes para su procesamiento. Para garantizar un adecuado registro de la recepción de los documentos, es esencial llevar a cabo el proceso de radicación. Este procedimiento implica registrar el acuse de recibo de los documentos, ya sea de forma manual o mediante el uso de medios tecnológicos que permitan certificar que el documento llegó en una fecha y hora específicas.

La radicación puede incluir el uso de códigos de barras o códigos QR, que facilitan aún más la gestión y el seguimiento de los documentos. Estos códigos proporcionan una identificación única para cada documento, lo que facilita su localización y seguimiento en el sistema de gestión documental.

Clasificación

Una vez que la correspondencia se recepciona, se clasifica según su tipo y prioridad. Por ejemplo, los correos electrónicos pueden ser clasificados como consultas de clientes, solicitudes de información o quejas, mientras que las cartas físicas pueden ser clasificadas como facturas, formularios completados o correspondencia oficial. Esta clasificación permite a la organización priorizar y asignar recursos de manera eficiente para el procesamiento de la correspondencia.

Distribución

Después de clasificarla, la correspondencia se envía a las personas o departamentos adecuados para su procesamiento. Por ejemplo, los correos electrónicos de los clientes pueden ser enviados al equipo de atención al cliente para su respuesta, mientras que las facturas pueden ser enviadas al departamento de contabilidad para su procesamiento. Es importante que la correspondencia se distribuya de manera rápida y eficiente para garantizar una respuesta oportuna a los remitentes. El uso de tecnologías es punto importante para que dicha distribución se haga de manera automática minimizando tiempos y errores humanos.

Seguimiento

Una vez que la correspondencia ha sido distribuida, se realiza un seguimiento para asegurar que se esté tratando de manera adecuada y oportuna. Por ejemplo, se pueden establecer recordatorios para responder a ciertos correos electrónicos dentro de un plazo determinado o para hacer un seguimiento de las fechas límite para ciertos documentos. Este seguimiento garantiza que ninguna solicitud quede sin respuesta y que los plazos se cumplan adecuadamente.

Archivo

Finalmente, una vez que la correspondencia ha sido gestionada, se archiva de manera adecuada para futuras referencias. Por ejemplo, las copias físicas de las cartas pueden ser archivadas en carpetas designadas, mientras que lo que se recibe de manera digital puede ser archivado en carpetas específicas dentro del sistema de gestión de documentos. Este archivo permite a la organización acceder rápidamente a la correspondencia previa cuando sea necesario y mantener un registro histórico de todas las interacciones con los clientes y otras partes interesadas.

gestión de correspondencia Athento

¿Cómo digitalizar y optimizar los procesos de correspondencia con Athento?

Athento permite digitalizar y optimizar la gestión de correspondencia de manera eficiente. La funcionalidad de Athento abarca todo el ciclo de vida del contenido digital, brindando a los usuarios una solución integral para agilizar los procesos empresariales, desde la captura hasta el archivado digital.

Veamos algunas funcionalidades:

Captura inteligente de documentos

Athento ofrece capacidades avanzadas de captura de documentos que permiten digitalizar documentos físicos de manera eficiente. Utiliza tecnología OCR para extraer información clave de documentos escaneados o creados ya en formato digital, como facturas, formularios, contratos, etc. Esto elimina la necesidad de entrada manual de datos y acelera el proceso de digitalización y gestión de la información. 

Con Athento, además, es posible habilitar canales digitales para la captura de documentos o comunicaciones entrantes que ayuden a potenciar la autogestión del usuario externo. Algunos de esos canales digitales son: 

  • Formularios web. 
  • Buzón de correo electrónico. 
  • Aplicaciones móviles. 
  • WhatsApp Business.
  • Integración con otras herramientas. 
  • Chatbots IA.

Clasificación Automática

Athento clasifica automáticamente la correspondencia en categorías predefinidas. Utiliza algoritmos de clasificación inteligente para identificar el tipo de documento y asignar etiquetas y metadatos correspondientes. Por ejemplo, puede distinguir entre facturas, cartas de clientes, solicitudes de servicio, etc., facilitando así su posterior procesamiento.

Athento también facilita el registro y auditoría, realizando de forma automática la radicación de la correspondencia (asignación de número único de identificación), emitiendo resguardos o comprobantes y habilitando la impresión de etiquetas físicas para vincular la documentación en papel con el correspondiente registro digital.

Automatización de Procesos

Athento permite automatizar los flujos de trabajo asociados con la gestión de correspondencia. Permite configurar reglas y condiciones para que los documentos sean dirigidos automáticamente a los departamentos o usuarios adecuados. Por ejemplo, las facturas pueden ser enviadas automáticamente al departamento de contabilidad, mientras que las consultas de clientes pueden ser asignadas al equipo de atención al cliente.

De esta forma, se agiliza el enrutado y derivación de las comunicaciones externas permitiendo a los usuarios destinatarios gestionar, devolver o reasignar el trámite cuando corresponda. 

Además, Athento permite establecer ANS en los flujos de trabajo, establecer el tiempo máximo que un documento puede permanecer en un estado y emitir notificaciones cuando hay incumplimiento en los tiempos definidos.

Integración con sistemas existentes

Athento se integra fácilmente con otros sistemas empresariales, como CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning),  sistemas de correo electrónico u otro tipo de aplicaciones corporativas. 

Esto permite una gestión más eficiente de la correspondencia al sincronizar datos y procesos entre diferentes aplicaciones y departamentos. Y la disponibilidad de los documentos y registros en las aplicaciones de negocio.

Mejor experiencia de usuario o cliente

A lo largo de todo el proceso de todo el proceso (registro, derivación, enrutado y gestión) Athento permite enviar notificaciones a usuarios internos y externos para mantenerlos informados. Así como generar documentos oficiales de respuesta de forma automática (Registro de Salida) con el branding de la organización.

Búsqueda y recuperación rápida

La plataforma ofrece potentes herramientas de búsqueda y recuperación que permiten localizar rápidamente documentos específicos dentro del repositorio. Puedes buscar por palabras clave, fechas, tipos de documento, o cualquier otro criterio relevante, lo que facilita encontrar la información necesaria en cuestión de segundos.

La gestión de correspondencia con Athento permite una atención más ágil, mejora de la experiencia del cliente, reducción de costes de logística y de los tiempos de gestión, mayor trazabilidad y disminución del riesgo.

Si quieres transformar tu proceso de gestión de correspondencia ¡contáctanos hoy mismo!