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Cómo configurar notificaciones personalizadas vía email en el cambio del estado del ciclo de vida

Descubre cómo configurar notificaciones personalizadas vía email con Athento para notificar de los cambios en el estado del ciclo de vida de tus documentos, mejorando la eficiencia y el seguimiento con clientes o usuarios internos. 🔔 #TransformaciónDigital #Automatización
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Veronica Meza

Crear notificaciones personalizadas vía email al cambiar los estados en el ciclo de vida

En esta receta de transformación digital, explicamos cómo configurar notificaciones personalizadas, veremos cómo configurar Athento para que en el cambio de estado del ciclo de vida, podamos notificar a usuarios vía correo electrónico, incluyendo información relevante en el correo y personalizando la apariencia del mismo.

Introducción

Athento permite configurar notificaciones vía correo electrónico en una transición. Ver artículo “¿Cómo enviar notificaciones en una transición?”. Sin embargo, hay ocasiones en las que vamos a necesitar usar notificaciones un poco más avanzadas, por ejemplo, que el correo electrónico al que notifiquemos sea dinámico y varíe en cada documento o registro. Para estos casos, lo que haremos será utilizar una tarea de automatización que se ejecutará en el momento en el que el documento o registro pase a un estado determinado

Vamos a dividir este artículo en 3 fases o pasos para que sea más fácil comprender cómo configurar estas notificaciones personalizadas: 

  1. La configuración de la plantilla de notificación.
  2. La configuración de la tarea de automatización.
  3. La activación del automatismo en el estado del ciclo de vida.

Como siempre es más fácil entender las cosas si seguimos un ejemplo, vamos a suponer que estamos trabajando con facturas y que tenemos un ciclo de vida como el que muestro a continuación:

Flujo de nutrición gestión de facturas

Lo que queremos hacer es que en el estado Emitida, se envíe una notificación al cliente diciéndole que le hacemos llegar la factura para que proceda a su pago.

Configura las notificaciones personalizadas en 3 pasos

1. Configurar la plantilla de notificación

El primer paso para crear notificaciones personalizadas es configurar la plantilla de notificación. 

Requiere acceso a la administración avanzada

Una plantilla de notificaciones se configura desde la administración avanzada:

admin-avanzado-notificaciones

Haz clic en Notification templates para acceder a las plantillas de notificaciones de correo electrónico. Utiliza el botón “Add notification template en la esquina superior derecha de la pantalla para crear una nueva notificación.

configuración notificaciones personalizables

La configuración mínima de la plantilla de notificación será:

  • Name: nombre que le daremos a la notificación.
  • Subject: asunto del correo electrónico.
  • Body: contenido o cuerpo del correo electrónico.
 

Pero las plantillas de notificación te ofrecen otras opciones interesantes:

  • Sender email: la cuenta de correo que aparecerá como remitente.
  • BCC y CC: para enviar copia o copia invisible a un correo fijo. 
  • Avoid resend: si se marca, no se enviará nunca la misma notificación (el contenido de la notificación debe ser exactamente igual) dos veces.

     

En este ejemplo, vamos a centrarnos en configurar los campos obligatorios. Estos 3 campos soportan texto plano, pero si conoces HTML, vas a poder sacarle mucho más provecho a las notificaciones.

Como nombre, le pondré a mi notificación “Notificacion_Factura_Emitida”. Este nombre es un nombre interno, que no van a ver aquellos que reciban la notificación. Este nombre sólo puede contener letras y guiones bajos.

A continuación, vamos con el Subject o Asunto. Yo quiero que se vea “¡Ya está disponible tu factura XXXXXXXX  🎉🎉🎉!” 

Las XXXXX las quiero reemplazar por el número de factura. Para introducir datos dinámicos que tengamos en el documento o registro, debemos añadir una etiqueta especial

{% load filetags %}

Esta etiqueta debe ir al comienzo del asunto (no será visible para el usuario que recibe la notificación) y le indica a Athento que puede usar datos del documento o registro en Athento.

En cuanto al número de la factura, necesitamos el nombre interno del campo. Este nombre lo puedes sacar desde diferentes lugares en la aplicación, por ejemplo, haciendo clic sobre el menú contextual de los campos en un documento de tipo factura y luego en la opción “Copy type name / Copiar el nombre del tipo”.

Metadato número de factura

En mi caso, el nombre interno de mi campo es:

metadata.numero_de_factura

Como en otras plantillas en Athento, los datos dinámicos deben ponerse con un formato específico para que Athento reconozca que es una etiqueta

{{fil|gmv:”pon aquí el nombre interno de tu campo”}} 

¡Perfecto! Ya podemos poner nuestro asunto, que quedaría así:

{% load filetags %} ¡Ya está disponible tu factura {{fil|gmv:”metadata.numero_de_factura”}}  🎉🎉🎉!

¡Genial! Vamos ahora con el cuerpo del correo. De nuevo, aquí puedes utilizar texto plano y las etiquetas para imprimir información dinámica. En mi caso, yo tengo una plantilla HTML -súper minimalista- porque quiero que la notificación se vea bonita.

Plantilla notificaciones personalizadas

Si conoces HTML vas a poder hacer plantillas de email muy bonitas y personalizadas. Por simplicidad, yo voy a utilizar este HTML muy simple, que incluye un logo, texto, algunos estilos y saltos de línea:

 {% load filetags %}

<img style=”height:50px;border-radius:50px” height=”50″ src=”https://www.mycompany.com/myimage.png” alt=”Logo”>
  <br>
  <div style=”text-align: justify;”>
      <span style=”font-family:Helvetica Neue,Helvetica,Arial,sans-serif;font-size:16px;line-height:24px;color:#666666;”>
          Estimado cliente,
          <br>
Ya tienes disponible tu factura de Athento XXXXXX. Te hemos adjuntado la factura en este correo.<br><br>

           
          <b>Concepto de la factura:</b> XXXXXXX.
      </span>
      <br>
  </div>

 

Para que podamos reemplazar las XXX con información dinámica, de nuevo aquí tendremos que insertar al comienzo {% load filetags %}

Reemplazamos ahora las XXX con el nombre interno de los campos que vamos a utilizar.

{% load filetags %}

<img style=”height:50px;border-radius:50px” height=”50″ src=”https://www.mycompany.com/myimage.png” alt=”Logo”>
  <br>
  <div style=”text-align: justify;”>
      <span style=”font-family:Helvetica Neue,Helvetica,Arial,sans-serif;font-size:16px;line-height:24px;color:#666666;”>
          Estimado cliente,
          <br>
Ya tienes disponible tu factura de Athento {{fil|gmv:”metadata.numero_de_factura”}}. Te hemos adjuntado la factura en este correo.<br><br>

           
          <b>Concepto de la factura:</b>  {{fil|gmv:”metadata.descripcion_factura”}}.
      </span>
      <br>
  </div>


Además de la información de los campos, tienes muchas otras etiquetas que puedes utilizar para imprimir información dinámica. Ver artículo “Nociones básicas para crear una Notification Template (Plantilla de Notificación)”

2. Configurar la tarea de automatización

La configuración de la tarea de automatización es el segundo paso para configurar notificaciones personalizadas. 

En el Espacio en el que vayas a trabajar, tendrás que instalar la tarea de automatización “Send document and metadatas by email / Enviar documento y campos via email”.

send-document-by-email

Ver artículo “¿Cómo activar operaciones en un espacio?”

Una vez instalada, te recomiendo cambiarle el nombre por algo que te indique para qué se está usando la tarea de automatización. Simplemente haz clic sobre el nombre y la descripción que vienen por defecto y escribe las tuyas.

Como la vamos a utilizar desde el ciclo de vida, debemos ponerla como “No Phase / Sin fase” en el desplegable.

Activar operaciones en el espacio

Ahora, vamos a configurar la operación.

Editar los parámetros de la operación

Lo primero que tendremos que configurar es a qué email vamos a enviar la notificación. En el caso del ejemplo, para cada cliente este correo va a ser diferente. Por ello, tendremos un campo en la factura que utilizaremos para indicar el correo electrónico.

Datos de envío

Este campo (su nombre interno) es lo que tendremos que poner en el parámetro “Send to.

En el caso de las Ofertas, queremos guardar la fecha en la que se efectúa el envío. Esto lo haremos en un campo de la factura. El parámetro “Notification date metadata” de la operación sirve para ello. 

En “Notification template” pondremos el Nombre de la plantilla de notificación que hemos creado en el paso anterior. 

Finalmente, marcamos la opción “Send as Attachment” para que podamos enviar la factura adjunta.

El resto de los parámetros los dejamos en blanco.Así quedaría la configuración de nuestra operación o tarea de automatización:

Configuración de la operación

Una vez configurada la tarea de automatización, podemos probar que se envía y hacer los ajustes necesarios. Para probar la operación, debes ir a un documento del Espacio en el que hayas configurado la operación y desde el menú de las operaciones, ejecutarla manualmente.

enviar-oferta-emitida

Para más información sobre este automatismo, consulta el artículo “¿Cómo enviar una notificación sobre un documento asignado?”.

3. Activar el automatismo en el estado del ciclo de vida

Para continuar con la configuración de las notificaciones personalizadas, ve a tu ciclo de vida y busca el estado desde el que quieres enviar la notificación. En el caso del ejemplo, es el estado Emitida. Aquí debes activar la operación que instalaste y configuraste en el paso anterior.

Activar el automatismo en el estado del ciclo de vida

Para más información, consulta el artículo “Añadir automatismos en los cambios de estado”.

¡Esperamos que hayas disfrutado de esta nueva receta de transformación digital! 

Como puedes ver, configurar notificaciones personalizadas vía correo electrónico en el cambio del estado en el ciclo de vida es muy fácil. Athento es un software de gestión documental muy flexible y parametrizable para digitalizar y automatizar los procesos relacionados con documentos de tu organización

Si buscas modernizar y automatizar un proceso de negocio, contáctanos. Con más de 18 años de experiencia y cientos de clientes satisfechos, hemos desarrollado una amplia variedad de casos de uso para ayudarte a transformar tus procesos para que sean más rápidos y precisos