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驴C贸mo automatizar la solicitud de documentos a nuevos empleados dependiendo del tipo de contrato a realizar?

隆Transforma tu proceso de contrataci贸n de empleados! 馃殌 Aprende c贸mo automatizar la solicitud de documentos a empleados en sencillos pasos. #Transformaci贸nDigital #Automatizaci贸n
Automatizar la solicitud de documentos a nuevos empleados / Automate the request for documents
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Veronica Meza

Automatizar la solicitud de documentos a nuevos empleados

A煤n hoy en d铆a, automatizar la solicitud de documentos a clientes, usuarios y empleados sigue siendo un reto por resolver para muchas organizaciones.聽

Hace poco tuve ocasi贸n de presentar el webinar 鈥Gesti贸n Documental para Departamentos de Gesti贸n de Personas鈥. En este webinar, mostramos en vivo c贸mo los departamentos de talento humano, gesti贸n de personas o RRHH pueden con Athento automatizar tareas de gesti贸n del empleado o colaborador.聽

Una de las tareas que ense帽amos en el webinar y que se pueden automatizar es la solicitud de documentaci贸n a candidatos para proceder a su contrataci贸n. En concreto, mostramos c贸mo dependiendo del tipo de contrato seleccionado, Athento se encargaba de pedir a los nuevos empleados los documentos que deben aportar para tramitar su contrataci贸n.聽

En esta receta de transformaci贸n digital, queremos contaros c贸mo pod茅is vosotros mismos -sin ayuda t茅cnica- configurar y automatizar la solicitud de documentos.

隆Empezamos!

Pre-requisitos del tutorial

Para seguir este tutorial sobre c贸mo automatizar la solicitud de documentos, vais a necesitar crear las siguientes entidades en Athento:

Team Telento Humano
  • Crear un espacio para almacenar los documentos. En el webinar que os comentaba, nosotros creamos varios espacios, pero para seguir el tutorial s贸lo necesitar谩s 1. Puedes ponerle el nombre que m谩s te guste 馃槈聽 驴C贸mo crear un espacio en Athento?
  • Vas a necesitar diferentes formularios. Por ejemplo, el expediente del colaborador o empleado y un formulario por cada uno de los tipos de documentos que quieras solicitar a los candidatos (por ejemplo: DNI, tarjeta de la seguridad social, certificado bancario, t铆tulo, etc.).

馃挕Trucos PRO para tu formulario:

Puedes activar el navegador para moverte de forma r谩pida entre el formulario y los relacionados para los casos en los que tengas formularios muy grandes.

  • El expediente del empleado que crees, va a necesitar un campo de tipo email que va a almacenar el correo electr贸nico del empleado y a donde se enviar谩 la solicitud de documentos. 驴C贸mo crear campos en Athento?
Campo desplegable Tipo Contrato

隆Perfecto! Ahora que ya tienes lo m铆nimo para seguir este tutorial, 隆vamos a ello!

Configuraci贸n para automatizar la solicitud de documentos

Athento permite enviar solicitudes de documentos a usuarios externos. En el caso del ejemplo, el candidato o nuevo empleado recibir谩 en su buz贸n de correo un mensaje con un enlace que le permitir谩 cargar los documentos necesarios seg煤n el tipo de contrato que se le va a realizar.聽

En Athento configuraremos que dependiendo de la selecci贸n en el campo tipo de contrato se muestre un bot贸n con la configuraci贸n espec铆fica de solicitud de documentos para ese tipo de contrato. As铆, cuando el tipo de contrato sea a t茅rmino 鈥淚ndefinido鈥 se mostrar谩 al usuario interno de RRHH, un bot贸n que al hacer clic sobre 茅l, enviar谩 la notificaci贸n de solicitud de documentos al candidato de acuerdo a dicho tipo de contrato.

En caso de que en tu pa铆s, la documentaci贸n necesaria para la contrataci贸n del nuevo empleado no var铆e dependiendo del contrato, puedes tener un 煤nico bot贸n.

Boton solicitud docs contrato indefinido

Sigue los siguientes pasos de configuraci贸n para automatizar la solicitud de documentos a empleados:聽

  1. Operaci贸n de Solicitud de documentos

En el espacio en el que vayas a tener tus expedientes, ve a la pesta帽a Automatizaci贸n y busca el automatismo “Create required documents request (configurable)”. Puedes ampliar el detalle en el siguiente art铆culo: 驴C贸mo solicitar documentos a usuarios externos a demanda?

Para la instalaci贸n de operaciones sobre el espacio, te puede ayudar el siguiente art铆culo:聽

驴C贸mo activar operaciones en un espacio?

Para el caso del ejemplo, ya que vamos a tener 3 contratos diferentes, tendr谩s que instalar la operaci贸n 3 veces. Como vamos a usar las operaciones mediante botones, en la Fase de Procesamiento de las operaciones, debes indicar 鈥淪in fase鈥.

operacion-solicitud-documentos

Vamos ahora a ver la configuraci贸n del automatismo. La primera parte de configuraci贸n es igual para las 3 operaciones: en el primer par谩metro, indicamos el campo en el que se almacena el correo del candidato/empleado. En el dominio, debes indicar tu URL de Athento. Marca el check de 鈥淓nviar por correo electr贸nico鈥. Finalmente, en Plantilla de Notificaci贸n tendr谩s que indicar la plantilla de email que quieres usar. Si no quieres customizar el email con tu imagen corporativa, puedes utilizar la plantilla gen茅rica de Athento que se llama 鈥渄ocument_request鈥. 驴C贸mo configurar una template de correo en Athento?

configuracion-operaciones-solicitud-documentos

La parte en la que cambia la configuraci贸n de la operaci贸n es en el campo 鈥淭ipo de documentos a solicitar鈥. Aqu铆, tendr谩s que seleccionar los formularios o tipos documentales para cada tipo de contrato.

Recuerda que, cada operaci贸n solicitar谩 los documentos de un tipo de contrato en particular. Te recomendamos renombrar las operaciones para que puedas identificar f谩cilmente cu谩l es cu谩l.

configuracion-operacion-2

2. Crear los botones

Crea 3 campos de tipo bot贸n:

  • Solicitar docs contrato fijo.
  • Solicitar docs contrato indefinido.
  • Solicitar docs contrato aprendizaje.
3botones

A continuaci贸n, vinculamos la operaci贸n en el bot贸n que corresponda. Esto lo haces desde la configuraci贸n del campo, en el apartado Configuraci贸n Avanzada.

Para m谩s detalle sobre esta funcionalidad consulta el art铆culo: 驴C贸mo puedo ejecutar una operaci贸n cuando un usuario modifica un campo?

Con estos dos pasos terminados, ya puedes probar tus botones y ejecutar la solicitud de documentos desde ellos.

3. Reglas de visualizaci贸n de los botones

En nuestro caso de uso, dependiendo de lo que el usuario de gesti贸n humana o RRHH haya seleccionado en el campo 鈥淭ipo de contrato鈥, queremos que se le muestre el bot贸n que solicita los documentos para ese tipo espec铆fico de contrato.

Hasta este punto, los 3 botones son visibles en el formulario. Vamos a configurar las reglas de visualizaci贸n o automatismos de campos para que en cada momento s贸lo veamos el bot贸n que corresponda.聽

Para mostrar/ocultar campos de un formulario, vamos a la configuraci贸n del campo y hacemos clic en la pesta帽a 鈥淎utomatizaci贸n鈥.

Pesta帽a Automatizaci贸n campo tipo bot贸n

Lo siguiente es configurar el filtro para que muestre/oculte el campo seg煤n la selecci贸n del聽 campo Tipo Contrato.聽 La regla es algo as铆:

Mostrar el bot贸n 鈥淪olicitar documentos fijo鈥 cuando el campo 鈥淭ipo contrato鈥 tome el valor 鈥淔ijo鈥. De lo contrario, ocultar el campo.

Solicitar documento fijo

A cada campo de tipo bot贸n le tendremos que configurar su automatizaci贸n correspondiente.

Puedes ampliar la informaci贸n sobre la configuraci贸n de reglas de visualizaci贸n en el art铆culo:

Aplicar reglas de visualizaci贸n sobre los campos de un documento

reglas-visualizacion-campo

隆Listo! Ya puedes probar

Si has seguido todos los pasos anteriores para automatizar la solicitud de documentos a empleados, ahora cuando selecciones el campo de tipo Tipo de Contrato, se te mostrar谩 s贸lo el bot贸n que corresponde con el tipo de contrato. En nuestro caso, el candidato recibe un email como el que se ve abajo:

Notificaci贸n solicitud de documentos

Cuando el candidato haga clic en el enlace en el correo, Athento le mostrar谩 una p谩gina web para adjuntar los documentos. La p谩gina es customizable. Nosotros le hemos puesto nuestros estilos corporativos.

Enlace para cargar documentos requeridos
Documentos requeridos para cargar

Esperamos que te haya gustado esta nueva receta de transformaci贸n digital y que te pongas cuanto antes manos a la obra para automatizar la solicitud de documentaci贸n a nuevos empleados.

Como ves, automatizar la solicitud de documentos a empleados es un proceso sin barrera tecnol贸gica para los usuarios de negocio ya que Athento es un producto con una visi贸n low-code que ofrece autonom铆a, facilidad de configuraci贸n y automatizaciones listas para usar que reducen los tiempos para transformar cualquier proceso.

Si quieres automatizar la solicitud de documentos de empleados o aplicarlo en otros procesos de negocio como el alta de clientes o usuarios, o la contrataci贸n de nuevos productos, cont谩ctanos. Te ayudaremos a que tus procesos sean m谩s r谩pidos y precisos en tiempo r茅cord.