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Claves efectivas para la implantación exitosa de un sistema de gestión documental

La gestión documental efectiva es indispensable para el éxito empresarial a largo plazo, en este artículo presentamos algunas claves para lograrlo.
Gestión documental / Document management
Picture of Manuel Aguirre

Manuel Aguirre

En la búsqueda de una mayor eficiencia y organización en la gestión de documentos, muchas empresas consideran la migración a un sistema de gestión documental desde su sistema de ficheros o con la digitalización de su documentación física. Sin embargo, este proceso puede parecer complicado, y es fundamental abordarlo con una estrategia efectiva para garantizar una transición sin problemas. En este artículo, identificaremos acciones claras y sencillas para llevar a cabo una migración exitosa a un sistema de gestión documental.

Antes de sumergirnos en las estrategias específicas, es importante entender por qué la migración a un sistema de gestión documental es valiosa. Estos sistemas ofrecen una forma más eficiente de almacenar, organizar y acceder a documentos, lo que puede ahorrar tiempo, espacio y recursos. Además, facilitan la colaboración, mejoran la seguridad de los documentos y aseguran el cumplimiento de regulaciones.

Algunas ventajas de trabajar con un gestor documental pueden ser…

Almacenamiento eficiente

Un sistema de gestión documental te permite almacenar documentos digitalmente, liberando espacio físico y reduciendo costos de custodia.

Acceso rápido

Con un sistema adecuado, puedes buscar y acceder a documentos en segundos, en lugar de buscar en archivos físicos. El uso de metadatos permite una localización más precisa y rápida de lo que estemos buscando.

Seguridad

Un sistema de gestión documental te permite definir un sistema de permisos y accesos que se pueda mantener de forma fácil a lo largo del tiempo. ¿Cómo proteger información sensible que almacenas en el servicio de gestión documental?

Colaboración sin problemas

Facilita la colaboración en documentos en tiempo real, lo que mejora la eficiencia de los equipos.

Cumplimiento normativo

Ayuda a cumplir con regulaciones de manera más eficaz, manteniendo registros y garantizando la seguridad de los documentos.

¿Cómo puedo iniciar un proyecto para migrar mis documentos a una solución documental?

Recogida de requisitos

La recogida de requerimientos puede definir el éxito o el fracaso de un proyecto software. En este artículo desgranamos pautas clave para hacer la recogida de requisitos de un proyecto tecnológico.

Planificación exhaustiva

Antes de comenzar la migración, planifica meticulosamente. Define los objetivos, el alcance y el calendario de la migración. Te invitamos también a consultar nuestro Checklist de implantación de un Gestor Documental para ayudarte con la planificación.

Identificación de documentos clave

Prioriza qué documentos son esenciales y se deben migrar primero, volúmenes, cantidades, verifica que no haya duplicidades en la medida de lo posible, y que los datos estén limpios. En este artículo, te contamos cómo evitar errores típicos de migración de documentos.

Evaluación de sistemas

Investiga y selecciona un sistema de gestión documental que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Recuerda siempre que lo importante es encontrar una herramienta que se adapte a tus procesos, que sea flexible y escalable. Que piense en crecer como crece tu empresa. En este artículo te damos algunos consejos para el diseño y configuración de tu nuevo sistema de gestión de documentos.

Capacitación

Proporcionar capacitación adecuada a tus empleados para que se familiaricen con el nuevo sistema es un tema vital en la gestión del cambio en proyectos tecnológicos.

Pruebas y ajustes

Realiza pruebas exhaustivas antes de la migración completa para identificar y solucionar posibles problemas, garantizar la migración es importante.

A lo largo de nuestros más de 18 años de experiencia especializados en ayudar a nuestros clientes con sus problemas de gestión documental, en Athento hemos podido comprobar que uno de los pasos más críticos al implantar un gestor documental es la migración de los documentos y sus metadatos. En este artículo tratamos otros puntos importantes a tener en cuenta con respecto a la Migración de un gestor documental.

¿Qué NO debo hacer al momento de implementar este tipo de proyectos?

Migrar todos los documentos a la vez

Evita migrar todos los documentos de una sola vez, ya que esto puede ser abrumador y propenso a errores, define migraciones parciales.

Ignorar la seguridad

No subestimes la importancia de la seguridad de los documentos durante la migración. Asegúrate de que los datos estén protegidos en todo momento.

Falta de respaldo

No confíes únicamente en el nuevo sistema. Mantén copias de seguridad de los documentos importantes durante y después de la migración.

No involucrar a los usuarios finales

No excluyas a los usuarios finales en el proceso de migración. Sus comentarios y necesidades son fundamentales para el éxito.

Presta atención a …

Evaluación continua

Después de la migración, sigue evaluando y ajustando el sistema según sea necesario. Hablamos sobre este aspecto en: Tras la puesta en producción de un proyecto de gestión documental.

Mantenimiento regular

Realiza mantenimiento regular para garantizar que el sistema funcione de manera óptima.

Escalabilidad

Asegúrate de que el sistema de gestión documental sea escalable para adaptarse al crecimiento de tu empresa.

Cumplimiento normativo

Mantén actualizado el sistema para cumplir con las regulaciones cambiantes.

La migración a un sistema de gestión documental puede mejorar significativamente la eficiencia y la organización en tu empresa. Siguiendo una estrategia sólida, involucrando a los usuarios finales y prestando atención a la seguridad y el cumplimiento, puedes lograr una transición exitosa que beneficie a toda la organización. Recuerda que la migración es un proceso continuo, y la gestión documental efectiva es clave para el éxito empresarial a largo plazo.