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Automatizar procesos documentales: pasos a seguir y casos de uso

Aprende los pasos clave para automatizar procesos documentales y descubre casos de uso para optimizar la eficiencia y productividad en tu empresa o institución.
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Manuel Aguirre

Automatizar procesos documentales: impulsa tu gestión de documentos y registros

¿Te preguntas cómo mejorar la eficiencia en tu empresa? Descubre cómo automatizar procesos documentales puede revolucionar tu gestión de documentos y transformar tus procesos de negocio. Aprende cómo implementarlo y conoce casos reales de su aplicación.

En el entorno empresarial actual, caracterizado por una creciente digitalización, la gestión eficiente de documentos, registros y comunicaciones se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito organizacional. En este contexto, automatizar procesos documentales despunta como una herramienta esencial y poderosa. Más allá de simplemente organizar archivos, esta estrategia revoluciona la forma en que las empresas manejan su información. Al automatizar tareas rutinarias y repetitivas, no solo se optimiza la gestión documental, sino que también se agilizan procesos, se minimizan errores y se impulsa la productividad de manera significativa. La automatización no solo es una tendencia, sino una necesidad imperante en un mundo empresarial en constante evolución hacia la eficiencia y la competitividad.

La automatización de procesos documentales es una estrategia empresarial que emplea herramientas tecnológicas para gestionar de manera eficiente y sistemática los flujos de trabajo relacionados con la creación, edición, almacenamiento y distribución de documentos. Este enfoque va más allá de simplemente digitalizar archivos, pues implica la implementación de sistemas inteligentes que pueden ejecutar tareas de manera automática, sin requerir intervención humana constante. 

Beneficios de automatizar procesos documentales

Automatizar procesos documentales ofrece una amplia gama de beneficios. Desde la reducción de costos hasta la mejora de la colaboración entre equipos, sus ventajas son innegables

La eficiencia y la productividad se disparan cuando las tareas rutinarias se automatizan, liberando tiempo para actividades más estratégicas. Veamos qué beneficios adicionales podemos tener:

  • Innovación y agilidad: al liberar recursos y simplificar procesos, la automatización fomenta un entorno más propicio para la innovación y la agilidad empresarial, permitiendo a las organizaciones adaptarse rápidamente a cambios en el mercado o en las demandas del cliente.
  • Adaptabilidad: los sistemas de automatización de procesos documentales como Athento suelen ser escalables y adaptables a las necesidades cambiantes de una organización, lo que permite una implementación gradual y una evolución constante.
  • Mejora de la experiencia del cliente: al agilizar los procesos internos, la automatización puede mejorar la velocidad y la calidad de respuesta a las consultas de los clientes, lo que se traduce en una experiencia más satisfactoria para ellos.
  • Análisis de datos: la automatización puede generar datos sobre el rendimiento y los flujos de trabajo, proporcionando información valiosa para identificar áreas de mejora y optimización continua.
  • Reducción del espacio físico: al digitalizar documentos y eliminar la necesidad de almacenamiento físico, la automatización ayuda a reducir el espacio requerido para archivar documentos, lo que puede disminuir costos asociados con el almacenamiento.
  • Resiliencia empresarial: la capacidad de mantener la continuidad operativa incluso en situaciones de crisis o interrupciones esenciales para la supervivencia empresarial, y automatizar procesos documentales puede contribuir significativamente a esta resiliencia.
  • Mejora de la transparencia: al tener un registro claro y transparente de todas las acciones realizadas en relación con los documentos, la automatización promueve la transparencia y la rendición de cuentas dentro de la organización.
  • Optimización del teletrabajo: con la automatización, los documentos y flujos de trabajo pueden accederse y gestionarse fácilmente desde cualquier ubicación, lo que facilita la transición al trabajo remoto y la colaboración a distancia.
 

Estos beneficios adicionales demuestran cómo automatizar procesos documentales puede impactar positivamente en diversos aspectos de una organización, desde la eficiencia operativa hasta la experiencia del cliente y la capacidad de adaptación ante desafíos empresariales.

Qué pasos seguir para automatizar procesos documentales

A continuación, desglosamos los pasos recomendados para automatizar procesos documentales:

Identificar los procesos documentales a automatizar

El primer paso para automatizar procesos documentales es realizar un análisis exhaustivo de los procesos relacionados con documentos existentes en la organización. Identificar aquellos que son repetitivos, manuales y susceptibles de automatización. Para este tipo de inspección se suele utilizar lo que se conoce como técnicas de análisis de contenido para identificar patrones en los flujos de trabajo con documentos. 

Las organizaciones también pueden apoyarse en proveedores de software ECM como Athento donde contamos con un equipo experto en revisar procedimientos y procesos y realizar recomendaciones para ajustar los flujos de trabajo. Si quieres comenzar ahora mismo, puedes descargar nuestra Checklist de implementación de proyectos ECM, que explica el paso a paso para analizar cuáles son las operaciones críticas del proyecto y sentar las bases de la estrategia a seguir. 

Priorizar los procesos a automatizar

Una vez identificados los procesos a automatizar, es importante priorizarlos en función de su impacto en la eficiencia operativa y los beneficios potenciales de automatización. Es recomendable comenzar con procesos de menor complejidad y alto volumen de trabajo

De esta forma, la gestión eficiente de los documentos y registros estará aportando valor al negocio desde el primer momento y permitirá al equipo al frente del proyecto alcanzar cierta experiencia útil para las siguientes fases de implementación.

Seleccionar una herramienta de automatización

Después de priorizar los procesos, es necesario seleccionar una herramienta de automatización adecuada. Esto puede implicar la evaluación de software de gestión documental, plataformas de flujo de trabajo o soluciones de BPM (Business Process Management). 

Athento ofrece una plataforma completa de gestión documental y automatización de procesos que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada organización. Su flexibilidad y capacidad de personalización permiten crear flujos de trabajo automatizados que se ajusten a los requisitos únicos de cada proceso documental.

ciclo de vida de la solicitud de credito

Diseñar el flujo de trabajo automatizado

Una vez elegida la herramienta, se debe diseñar el flujo de trabajo automatizado. Esto implica mapear detalladamente cada paso del proceso, identificar las condiciones de inicio y fin, y establecer reglas y acciones automatizadas.

Con Athento, los flujos de trabajo se pueden diseñar de forma visual, no requieren programación y ¡se pueden probar en tiempo real! Flujos simples y complejos a los que se pueden aplicar SLAs y reglas de automatización, enrutado y asignación de trámites de forma manual o automática e integrar con otras aplicaciones.

Configurar la herramienta seleccionada

El siguiente paso para automatizar procesos documentales es configurar la herramienta de automatización de acuerdo con el diseño del flujo de trabajo establecido. Esto puede implicar la configuración de formularios, reglas de enrutamiento, notificaciones automáticas y otras funciones según sea necesario

Athento proporciona una amplia gama de funciones y herramientas para configurar con más de 200 automatismos y personalización de flujos de trabajo automatizados. Esto incluye la capacidad de integrar datos y documentos de múltiples fuentes, establecer reglas de negocio, definir roles y permisos de usuario.

Integración con sistemas existentes

Es importante asegurarse de que la herramienta de automatización se integre de manera adecuada con los sistemas existentes de la organización, como otros sistemas de gestión de documentos, CRM (Customer Relationship Management) o ERP (Enterprise Resource Planning). 

Athento se integra fácilmente con una variedad de sistemas y aplicaciones empresariales, incluidos sistemas de gestión de documentos, CRM, ERP y plataformas de almacenamiento en la nube. Esto garantiza una integración fluida con los sistemas existentes de la organización y una transferencia eficiente de datos y documentos.

Pruebas y validación

Antes de implementar completamente el sistema automatizado, es crucial realizar pruebas exhaustivas para asegurar su correcto funcionamiento. Esto puede implicar pruebas de funcionalidad, pruebas de rendimiento y pruebas de usuario final.

Capacitación del personal

Una vez probada y validada la herramienta de automatización, se debe capacitar al personal relevante en su uso y funcionamiento. Esto garantiza que los empleados estén familiarizados con el nuevo sistema y puedan aprovechar al máximo sus capacidades. 

Athento proporciona recursos de capacitación y soporte técnico para ayudar a los usuarios a familiarizarse con la plataforma y aprovechar al máximo sus capacidades. Esto incluye documentación detallada, tutoriales online (Athento University), webinars y sesiones de formación personalizadas.

Implementación y monitoreo

Finalmente, se implementa el sistema automatizado en producción y se monitorea de cerca su desempeño. Es importante realizar un seguimiento continuo para identificar áreas de mejora y optimización.

Siguiendo estos pasos básicos para automatizar procesos documentales, una organización puede mejorar la eficiencia operativa y optimizar la gestión de documentos en toda la empresa. Athento puede proporcionar un valioso apoyo en todas las etapas del proceso de automatización de procesos documentales, desde la identificación y priorización de procesos hasta la implementación, seguimiento y optimización continua.

Casos de uso de automatización de procesos documentales

Facturación electrónica 

La automatización de la generación y envío de facturas puede agilizar el proceso de facturación, reducir errores y mejorar la gestión de cobros. Los sistemas automatizados pueden generar automáticamente facturas o documentación relacionada a partir de datos de transacciones y enviarlas a los clientes de forma programada, eliminando la necesidad de intervención manual o también el caso de la recepción de las facturas y su distribución para la respectiva gestión, contabilización y pago

Athento ofrece la automatización de la entrada de facturas de proveedores, ya sea a través de un portal de autogestión de proveedores o monitoreando un buzón de correo electrónico específico para facturación. Además, permite gestionar los flujos de procesos de pago o rechazo de cuentas, permitiendo un seguimiento completo del estado de las facturas. Así como generar de forma automática y masiva documentos asociados a la operativa con proveedores, como comprobantes de pago o de retenciones.

Gestión de Recursos Humanos

En el departamento de Recursos Humanos, automatizar procesos documentales puede simplificar tareas administrativas como la gestión de contratos, la incorporación de empleados y la administración de vacaciones. Los sistemas automatizados pueden generar automáticamente contratos de trabajo, enviar formularios de incorporación electrónicos reduciendo la carga de trabajo administrativa y mejorando la precisión y la puntualidad de los procesos.

Athento puede automatizar la creación y gestión de documentos relacionados con recursos humanos tanto en los procesos de selección de personal, contratación y onboarding y todos las gestiones que llegasen a surgir en la vida laboral del empleado con su empresa. Gestión electrónica de tipos documentales como contratos de trabajo, formularios de incorporación y nóminas. Además, puede integrarse con sistemas de gestión de recursos humanos para sincronizar datos de empleados y facilitar la administración de personal.

Gestión de créditos

En una entidad financiera, el proceso de solicitud de crédito puede automatizarse mediante un sistema que capture electrónicamente la información proporcionada por el solicitante, verifique automáticamente la precisión de los datos y aplique reglas predefinidas para determinar la elegibilidad del solicitante. Esto incluye la recopilación de documentos, como formularios de solicitud, estados financieros y comprobantes de ingresos, que se pueden digitalizar y procesar automáticamente para acelerar el proceso de evaluación. Una vez completada la evaluación, el sistema puede generar automáticamente una decisión de crédito y notificar al solicitante, todo ello sin intervención manual significativa. Este enfoque no solo agiliza el proceso de solicitud de crédito, sino que también reduce los errores y mejora la experiencia del cliente.

Con Athento se puede automatizar el proceso de gestión de solicitudes de créditos en instituciones financieras. Esto incluye la captura automática de documentos, como formularios de solicitud, estados financieros y documentos de identificación. Athento puede clasificar y organizar automáticamente estos documentos, asignar tareas a los analistas de crédito y facilitar la aprobación o rechazo de las solicitudes. Además, puede integrarse con sistemas de gestión de clientes y sistemas de gestión financiera para agilizar aún más el proceso de evaluación de créditos.

Gestión de Contratos

En el ámbito legal y empresarial, la automatización de procesos documentales puede mejorar la gestión de contratos, agilizando la creación, revisión, firma y seguimiento de acuerdos comerciales. Los sistemas automatizados pueden generar plantillas de contratos personalizadas, enviar recordatorios automáticos para renovaciones y alertar sobre cláusulas importantes, asegurando el cumplimiento normativo y la gestión eficiente del ciclo de vida del contrato. 

La plataforma Athento puede automatizar la gestión del ciclo de vida de los contratos, desde la creación y revisión hasta la firma digital y el seguimiento. Puede generar automáticamente plantillas de contratos, enviar recordatorios para renovaciones y alertar sobre cláusulas importantes, garantizando el cumplimiento normativo y la gestión eficiente de los contratos.

Automatizar procesos documentales es una herramienta indispensable para cualquier empresa o institución que busque mejorar su eficiencia operativa. 

¿Listo para simplificar tu gestión documental? ¡Contacta con nosotros y descubre cómo la automatización puede transformar tu organización!