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Automatizar la gestión de facturas de proveedores con Athento en aseguradoras

La Caja de Ahorro y Seguro -la primera aseguradora argentina- y Social Path, explican un caso de uso para aseguradoras en el que muestran cómo es posible automatizar la gestión de facturas de proveedores mejorando la calidad del servicio al cliente interno. Aprende cómo automatizar la gestión de facturas de proveedores para mejorar los tiempos de trabajo y experiencia de proveedores y usuarios internos
Automatizar la gestión de facturas de proveedores / Automating supplier invoice management
Almudena Delgado

Almudena Delgado

En el sector asegurador, la gestión eficiente de la documentación se ha convertido en un desafío crucial. Manejar grandes volúmenes de información, desde pólizas hasta reclamaciones de clientes, implica enfrentarse a obstáculos como la complejidad de los datos, la necesidad de almacenamiento seguro y accesible, y la rápida evolución de los requisitos normativos. A esto se suma la dificultad adicional de gestionar la documentación proveniente de una amplia red de proveedores externos, lo que aumenta la presión sobre las aseguradoras para encontrar soluciones ágiles y efectivas que permitan administrar y procesar documentos manteniendo altos estándares de seguridad y calidad del servicio.

En #Acelera2023 tuvimos la oportunidad de conocer de primera mano cómo La Caja de Ahorro y Seguro ha conseguido automatizar la gestión de facturas de proveedores implementando un portal de autogestión de proveedores y mejorando la calidad del servicio a usuarios internos.

La Caja de Ahorro y Seguro es uno de los mayores grupos aseguradores y de mayor trayectoria y prestigio en Argentina, y forma parte del Grupo Generali. Con más de 1.800 empleados y 68 sucursales en todo el país, esta compañía de seguros emprendió hace más de 5 años un ambicioso proyecto de renovación y transformación digital que les ha permitido gestionar en la actualidad las facturas de proveedores mediante procesos 100% digitales, transparentes, ágiles y usables para sus proveedores y usuarios de back office.

Múltiples desafíos para cambiar el paradigma en la gestión de facturas de proveedores

Desde hace más de 5 años, La Caja de Ahorro y Seguro ha digitalizado con Athento diferentes procesos de negocio como juicios y mediaciones, siniestros, mesa de entrada, gestión de comprobantes, retribuciones, pagos con tarjeta, etc.

Motivados por seguir avanzando en la renovación y digitalización de todos sus procesos internos, realizaron la migración de su sistema ERP desde un sistema altamente customizado a la plataforma SAP. Lo que, a su vez, planteó el gran desafío de revisar todos los procesos internos relacionados con la planificación de recursos empresariales, entre ellos, la recepción y gestión de facturas de proveedores.

Además de eliminar el alto coste de mantenimiento del anterior sistema ERP adoptando una solución más ágil, el objetivo de La Caja era cambiar el paradigma para ofrecer soluciones fáciles de usar tanto a proveedores como a los usuarios del back office.

“Ahora tenemos un proceso donde la información entra por un único lugar, mucho más dinámico y mucho más trazable, para poder hacer el seguimiento de un alta lo que permite que en el mismo día podríamos llegar a dar de alta a un proveedor”.

Y un paso más allá en la visión que La Caja tenía de la nueva experiencia que quería para sus proveedores, partners que sustentan su operativa, era modificar el proceso de negocio para alcanzar la autogestión del proveedor. Que sus proveedores puedan tener acceso completo a la información sobre el estado de sus facturas.

Un desafío adicional para esta aseguradora era que necesitaban una herramienta que asegurase la trazabilidad de la documentación y gestión realizada. Como parte del Grupo Generali tienen que responder a múltiples auditorías y requerían una trazabilidad completa desde la emisión de la orden de compra hasta que se recibe y se paga la factura.

Un portal de autogestión de proveedores y mejora de la calidad del servicio a usuarios internos

La capacidad de Athento para la gestión de facturas integrada con SAP fue el punto de partida que permitió a La Caja de Ahorro y Seguro automatizar la gestión de facturas de proveedores.

Junto con SocialPath -partner de Athento en Argentina- se implementó, en una primera fase, un sistema de solicitud de documentos a usuarios externos, por el que a través de un link público, los proveedores podían subir sus facturas directamente a Athento. Esta solución permitió a La Caja simplificar la recepción de facturas, centralizar su gestión en un proceso único, incorporar metadatos e información a la gestión y contar con un proceso trazable para la posterior gestión de las facturas.

En una segunda fase, se implementó un portal de proveedores que permite la centralización y el seguimiento en tiempo real de las facturas. La flexibilidad de Athento para modelar y digitalizar procesos y la integración con SAP, hace posible que los proveedores de la aseguradora no solo puedan enviar sus facturas y conocer el estado de las mismas, sino también actualizar la vigencia de su propia documentación y disponer de documentación de su interés como comprobantes de pago o de retenciones.

“Técnicamente, fue muy sencillo. Se nos pidió un flujo de trabajo adicional y en menos de una semana lo teníamos todo modelado, con todas las estrategias de aprobación. Una capacidad de respuesta realmente imposible o muy costosa con otro tipo de herramientas”.

Hoy en día, La Caja utiliza Athento como framework para centralizar la captura y gestión de su documentación, apoyándose en la potencia de los ciclos de vida de la plataforma para crear procesos sencillos para solicitar, aprobar y compartir documentación de forma interna y con sus proveedores. Lo que les ha permitido mejorar la experiencia hacia los clientes internos y clientes externos, trabajar con procesos trazables y auditables, y una mejora en los tiempos de trabajo y en la calidad del servicio a proveedores y usuarios internos.

“El gran potencial que tiene Athento es la experiencia de usuario, no hay una barrera tecnológica para nuestros usuarios; la flexibilidad; la usabilidad; y la posibilidad de integrarse con mucha facilidad. Se nos hace un herramienta sumamente sencilla para integrar y para acelerar y cambiar procesos siempre dentro de los mismos estándares que mantenemos por temas de trazabilidad”.

Si quieres conocer todo el detalle acerca de cómo automatizar la gestión de facturas de proveedores con Athento, no te pierdas el siguiente vídeo en el que el equipo de La Caja de Ahorro y Seguro y los compañeros de Social Path explican los desafíos que enfrentaron, cómo es su proceso de gestión ahora, los beneficios que han logrado y una demostración en vivo. 

Proceso de solicitud de creditos con Athento / credit application process
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Jenniffer Sosa

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