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Automatización de procesos: cómo ahorrar tiempo y recursos con la Gestión Documental

Aprende cómo ahorrar tiempo y recursos con la Gestión Documental a través de la automatización de procesos: te contamos las mejores prácticas.
Automatización de procesos: cómo ahorrar tiempo y recursos con la Gestión Documental / Process automation: how to save time and resources with Document Management
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Manuel Aguirre

En el vertiginoso mundo empresarial actual, la capacidad de adaptarse y de optimizar operaciones es fundamental. La automatización de procesos se erige como un motor fundamental para alcanzar estos objetivos, transformando la manera en que las empresas gestionan sus tareas diarias. La gestión documental, respaldada por plataformas avanzadas como Athento, emerge como una solución clave para ahorrar tiempo y recursos. A lo largo de este artículo, exploramos casos de uso prácticos, destacaremos las mejores prácticas y veremos cómo la implementación de Athento puede ser un catalizador para la transformación digital de tu empresa.

¿Qué implica la automatización de procesos?

La automatización de procesos implica la sustitución de tareas manuales repetitivas por sistemas tecnológicos. En el contexto de la Gestión Documental, la automatización de tareas adopta infinidad de formas e impacta diferentes fases del ciclo de vida de los documentos. A continuación revisamos las fases más susceptibles de ser automatizadas.

Casos de uso

En la práctica, la implementación efectiva de la automatización de procesos que giran en torno a documentos requiere una evaluación cuidadosa de los procesos existentes y la selección de herramientas adecuadas.

Los sistemas de gestión documental pueden clasificar, indexar y almacenar documentos de manera eficiente, mientras que los flujos de trabajo automatizados aseguran una circulación fluida de la información desde la captura hasta el archivo.

Athento permite implementar procesos ágiles para recibir, solicitar, consultar, aprobar y compartir documentación con usuarios internos y externos.

Algunos de los casos de uso más habituales en los que se automatizan procesos son:

  • Recepción y captura de documentación de usuarios internos y externos: Bien sean facturas de proveedores, contratos que se firman a nivel interno o documentación que envían los clientes, la captura, organización y enrutamiento de los documentos recibidos aún es trabajo arduo para muchas empresas. La implementación de soluciones que centralicen y agilicen la recepción de documentación de clientes y proveedores es una de las opciones de automatización de procesos que más rápidamente arroja un ROI positivo al reducir significativamente la carga de trabajo.
  • Gestión de Facturas de Proveedores: Es posible acelerar el proceso de gestión y pago de facturas si este proceso se hace en digital. Mediante funcionalidades como los ciclos de vida, flujos de trabajo y creación automática de tareas, es posible reducir el tiempo que se necesita para la aprobación de facturas al tiempo que se aumenta el control. La conexión entre el gestor documental y la herramienta ERP es de vital importancia en este caso, para que el proceso se pueda automatizar de punta a punta.

  • Aprobación de Documentos: Este tipo de actividades son el quehacer de cada empresa de acuerdo con sus procesos el configurar flujos de trabajo que permitan la aprobación rápida y eficiente de documentos, eliminando la necesidad de procesos manuales.
    Es de aclarar el no descuidar la flexibilidad necesaria para ajustar dichos flujos de trabajo según cambios organizativos.

  • Gestión de Contratos: Este es un proceso sumamente sensible y delicado para las compañías, asegurar el ciclo de vida de sus contratos desde que se inician hasta que se liquidan y poder tener una trazabilidad del estado de estos permiten tomar diferentes decisiones. Automatizar el ciclo de vida completo de los contratos, desde la creación hasta la renovación, reduciendo el riesgo de errores humanos.

Pero, ¿Cómo contribuye Athento a este tipo de soluciones?

  • Flujos de Trabajo Personalizables: Athento permite la creación de flujos de trabajo altamente personalizables, adaptados a las necesidades específicas de tu empresa, asegurando una automatización precisa.
  • Reconocimiento de Documentos: La capacidad de Athento para reconocer y clasificar automáticamente documentos acelera significativamente el procesamiento, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales.
  • Notificaciones y Recordatorios: Athento facilita la configuración de notificaciones y recordatorios automáticos, garantizando que los procesos sigan su curso sin retrasos.
  • Integración con Otras Plataformas: La integración fluida de Athento con otras herramientas empresariales garantiza una transición suave y una gestión centralizada de la información, evitando la duplicidad de esfuerzos.
  • Seguridad y Trazabilidad: Athento proporciona características avanzadas de seguridad y trazabilidad, cruciales al automatizar procesos que involucran información sensible, garantizando el cumplimiento normativo.

Cómo Ahorrar Tiempo y Recursos con la Gestión Documental

La implementación efectiva de la gestión documental, con herramientas como Athento, ofrece beneficios tangibles para el ahorro de tiempo y recursos:

  • Eliminación de Tareas Repetitivas: La automatización reduce la necesidad de realizar tareas repetitivas manualmente, permitiendo que el personal se enfoque en actividades más estratégicas.
  • Rápido Acceso a la Información: Athento facilita la búsqueda y recuperación de documentos de manera instantánea, eliminando la pérdida de tiempo asociada con la búsqueda manual.
  • Optimización de Flujos de Trabajo: La gestión documental optimiza los flujos de trabajo al eliminar cuellos de botella, acelerando los procesos y mejorando la eficiencia operativa.
  • Reducción de Errores Humanos: Al automatizar procesos, se minimiza la probabilidad de errores humanos, asegurando una mayor precisión en la ejecución de tareas.
  • Mejora en la Colaboración: Facilita la colaboración al proporcionar acceso simultáneo a documentos, permitiendo una colaboración eficaz y mejorando la toma de decisiones.

Mejores Prácticas para la Automatización de Procesos

  • Análisis Regular: Realiza análisis periódicos de los procesos automatizados para identificar oportunidades de mejora continua.
  • Capacitación del Personal: Asegúrate de que el personal esté capacitado para comprender y trabajar con los procesos automatizados, maximizando su eficacia.
  • Flexibilidad y Adaptabilidad: Mantén la flexibilidad para ajustar los flujos de trabajo según cambios en los procesos internos, garantizando la adaptabilidad a las necesidades cambiantes.
 

En resumen, la automatización de procesos mediante la gestión documental con Athento no solo optimiza la eficiencia operativa, sino que también contribuye significativamente al ahorro de tiempo y recursos, posicionando a tu empresa en la vanguardia de la transformación digital.

La automatización de procesos a través de la Gestión Documental no solo es una tendencia moderna, sino una necesidad para empresas que buscan mantenerse competitivas en un mundo empresarial en constante evolución. Al invertir en estas soluciones, las organizaciones pueden no solo ahorrar tiempo y recursos, sino también mejorar la calidad de sus operaciones y fortalecer su posición en el mercado.

Si necesitas ayuda para automatizar y transformar tus procesos, contacta con nuestro equipo y cuéntanos tus dudas y preguntas.