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Ebook Gratuito: Gestión documental en empresas de agua

Ebook Gratuito: Gestión documental en empresas de agua

A través de este ebook podrás descubrir como una buena Gestión Documental puede reducir el riesgo operacional en los procesos de negocio de las empresas de agua Cuando hablamos de empresas de agua, nos referimos a un grupo de organizaciones que de una u otra manera se dedican a la explotación de este recurso natural. Es frecuente encontrar en este tipo de empresas, que hay un desconocimiento del beneficio que un gestor documental puede ofrecer a sus distintos procesos, particularmente en lo referente a los workflows para controlar el flujo de la información y la propia ejecución de los procesos de negocio. Los workflows o flujos de trabajo, son útiles para estructurar tareas, responsabilidades, tiempos y recursos necesarios en los distintos procesos de la organización. Además, pueden automatizar tareas cotidianas y permitir evaluar el estado parcial de cada una de ellas. Gestión documental en empresas de agua para combatir el riesgo operacional La ausencia de mecanismos de control automatizados que les permitan seguir los procesos en tiempo real, así como la imposibilidad de localizar información de forma rápida y certera, son dos problemas comunes en las empresas de agua. Sin mecanismos de control automatizados se abre la posibilidad de que existan errores humanos. Así mismo, la posibilidad de localizar información en el futuro dependerá en gran medida de que en el presente se haga un esfuerzo automático, semiautomático o manual para alimentar la información necesaria en una plataforma de gestión documental. ¿Qué debemos hacer? Planteadas estas problemáticas comunes a la mayoría de las empresas de agua, estamos con capacidad de suponer que necesitamos de un buen gestor documental que...
Actualización: Re-ubicación de la administración de campos de formularios

Actualización: Re-ubicación de la administración de campos de formularios

En Athento continuamos haciendo software de gestión documental inteligente más amigable y en ese sentido te informamos sobre una novedad muy importante: hemos modificado la ubicación de la administración de campos moviéndola a una nueva página. A partir de ahora, el acceso se puede hacer desde dos ubicaciones diferentes que detallamos a continuación. Estas son las dos nuevas ubicaciones para administrar los campos de formularios; te las mostramos también a través de las imágenes: Acceso desde el propio campo del formulario: Acceso desde la administración del formulario: En este caso, deberás ingresar desde el Document Form donde se ubica el campo que deseas administrar. Entre las novedades incluidas en esta actualización de Athento: podrás indicar si un campo es obligatorio o no lo es, si hay usuarios que puedan editarlo, definir su tamaño o establecer un valor por defecto, además de otras funcionalidades que irás descubriendo con su utilización. Así mismo, otra de las novedades, es que los campos tipo mastertables pueden ser configurados como búsqueda en la web. Así, se activa un filtro que actúa según se escribe en el campo, resultando muy útil para grandes listados que dificultan que la página se cargue. Es suficiente con activar la opción “Search online” en la administración del campo para poder usar esta novedad. Esperamos que disfrutes la nueva administración del...
Recogida de Requisitos de Proyecto

Recogida de Requisitos de Proyecto

En esta entrada quiero hacer una reflexión sobre el proceso de recogida de requisitos para proyectos software. Sobra señalar la importancia de esta fase, que bien puede definir el éxito o el fracaso de un proyecto. “La recogida de requerimientos puede definir el éxito o el fracaso de un proyecto software” El perfil o rol de la persona que lleva a cabo esta recogida de requisitos suele variar. Puede ser un ingeniero pre-venta, en muchos casos el mismo comercial, y en otros, un analista o consultor. En cualquier caso, el objetivo es el mismo: Entender lo que el cliente busca y necesita, para poder plantear un diseño técnico que satisfaga sus expectativas. Aunque fácil de definir, el objeto de la fase de recogida de requisitos es complejo de alcanzar. Por múltiples razones, parece a veces un abismo insalvable entre los que trabajamos en la industria del software y nuestros clientes. El reto pues de quien asume el rol de recoger los requisitos es salvar a toda costa ese abismo y conseguir entender de verdad lo que el cliente necesita. A continuación, quiero compartir con vosotros algunas de las lecciones que yo he aprendido y que son fundamentales a la hora de construir puentes de entendimiento con el cliente y alcanzar recoger toda la información que se necesita para garantizar que el diseño no esté construido sobre falsas premisas o vacíos de información: El lenguaje del cliente y del especialista no tienen por qué coincidir Hace poco, en un proceso de venta complejo, nos encontramos con un cliente pidiéndonos ser exhaustivos con la trazabilidad en el diseño de la solución....
Ya es posible enviar varios documentos vía email como adjuntos

Ya es posible enviar varios documentos vía email como adjuntos

Ya es posible seleccionar varios documentos para enviarlos por email a usuarios externos. Esta funcionalidad requiere que la serie tenga activa la posibilidad de envíos por email. Sólo usuarios con permisos de adminitración podrán activar esta opción en la serie. Para enviar varios documentos por email, debes seguir los pasos a continuación. Ir a la lista de documentos Seleccionar los archivos que quieres compartir vía email (clic sobre los documentos y mayúsculas sostenidas) Hacer clic en el botón Send by email A continuación, puedes colocar un comentario que se verá en en cuerpo del email y escribir las direcciones de email a las que quieres enviar los documentos. Haz clic en enviar. A continuación, tus destinatarios recibirán un email.  Los documentos seleccionados podrás encontrarlos como archivos...
Cómo dar cumplimiento al nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE

Cómo dar cumplimiento al nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE

La gestión documental como elemento clave a la hora de cumplir con la nueva regulación de protección de datos en Europa Muchos equipos de IT no son conscientes aún de la importancia de la gestión documental para cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE que entrará en vigor el próximo mes de mayo de 2018.   Un 90% de los documentos corporativos contienen algún tipo de información de carácter personal, ya sea de clientes, empleados o terceros. Es por esto, que los gestores documentales se convierten en elementos clave a la hora de cumplir la normativa de protección de datos personales y privacidad. El software que usemos para almacenar nuestros documentos debe garantizar la protección de los datos personales de las personas.   En este informe gratuito que nuestros consultores han diseñado, veremos cómo mediante la tecnología es posible tomar las medidas exigidas por la nueva regulación para proteger datos personales. Así mismo, comentaremos las novedades del reglamento: derecho al olvido, cambios en la obtención del consentimiento, auditoria, controles sobre las transferencias internacionales de datos, etc. Las secciones de este whitepaper son: Nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE ¿Qué organizaciones estarán sujetas a esta nueva normativa? Mi negocio no está en la UE ¿tengo que cumplir con GDPR? ¿Qué ocurrirá si no se da cumplimiento al ReglamentoGeneral de Protección de Datos de la UE? ¿Qué se entiende por datos de carácter personal? Novedades de la normativa El software de Gestión Documental ayuda al cumplimiento de la GDPR Este informe es gratuito y te servirá para ponerte al día sobre...