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Nueva gestión del ciclo de vida de los documentos

Nueva gestión del ciclo de vida de los documentos

La mejor forma de alcanzar un hito es cumplir su proceso paso a paso, para desde el principio lograr las metas planteadas con éxito. En Athento estamos al tanto de ello y para contribuir a que puedas hacer esto de forma fácil, en orden y controlándolo todo, hemos implementado una nueva gestión del ciclo de vida de los documentos. Con una funcionalidad completamente optimizada, te mostrará las distintas fases de manera simple y rápida, sin pasar por alto ninguna parte del procedimiento que conforma un proyecto. Desde la interfaz de usuario ya puedes establecer e identificar los distintos estados por los que pasará un documento en su vida útil. Estos ciclos de vida pueden usarse desde las colas para crear bandejas por estados del ciclo de vida. Y son visibles desde la vista de documento. l. La gestión del ciclo de vida del documento se puede llevar a cabo desde el menú de tipos documentales. A continuación te contamos las principales características que incluimos en la nueva gestión del ciclo de vida de los documentos: Disponibilidad de la información relativa al origen del documento, para determinar con total precisión su fuente de procedencia (correo electrónico, interfaz de usuario, email, otras). Cambio del tipo de documento por defecto en una serie, haciendo clic en la pestaña «Document Types», que administra el contenido de la misma. A través de la interfaz de usuario ya se puede definir si un tipo de documento se emplea para clasificar por páginas. También hemos actualizado Athento para facilitar la gestión de la vida de los documentos con las siguientes novedades: Nueva forma de renombrar carpetas...
Mejoramos la Gestión de Permisos de usuario

Mejoramos la Gestión de Permisos de usuario

En Athento perseguimos siempre el objetivo de simplificar y hacer cada vez más fácil la gestión documental, para que vivas una experiencia sencilla y completamente funcional. Por eso, mejoramos la gestión de permisos de usuario, incluyendo nuevas características. A partir de este momento, podrás definir grupos y asignarles permisos sobre los documentos de una serie. Ahora además, tendrás la posibilidad de ser aún más autónomo y gestionar el 100% de los permisos para el acceso de tus usuarios. Aquellos usuarios que posean permisos de administración sobre equipos tendrán acceso, ingresando a través de la barra de navegación, al nuevo menú Usuarios. Obtén información más detallada sobre el funcionamiento de la Gestión de Permisos renovada, en la documentación asociada a nuestro producto relativa a usuarios, grupos y permisos. Ya puedes comenzar a utilizar todas las nuevas funcionalidades de la Gestión de Permisos de usuario mejorada de Athento, que incluyen: Creación de usuarios y grupos. Asignación de usuarios a grupos y viceversa. Asignación de permisos para grupos. Permisos de Lectura. Permisos de Escritura. Permisos de administración del equipo. Permisos de administración de una...
Hemos incluido importantes mejoras en la previsualización de imágenes

Hemos incluido importantes mejoras en la previsualización de imágenes

En Athento perseguimos siempre nuevos retos para hacerte la gestión documental lo más fácil posible. En este sentido, hemos logrado una nueva y mejorada previsualización de imágenes. De este modo, ahora podrás identificar de modo rápido y sencillo aquellos documentos e imágenes que te interesen y encontrarás el trabajo con activos digitales optimizado. Nuevas funcionalidades en el previsualizador En la vista del documento, podrás clicar sobre la imagen para verla escogiendo el modo de visualización. Incorporamos la opción para acercar (zoom in) y alejar (zoom out), así como rotar cualquier imagen según tu gusto, o darles un formato adaptable a la pantalla del ordenador. Previsualización desde el listado de documentos Por otra parte, las imágenes se podrán previsualizar sin abrir los documentos. Desde fuera del contenido, en el listado de documentos, aparecerán al dejar el cursor unos segundos sobre el mismo. Así podrás verlas de forma más rápida y práctica, sin tener que entrar en el documento para comprobar el contenido multimedia. Carrusel de previsualización desde el listado de documentos Eso no es todo, hemos ido más allá con esta mejora: además de previsualizar la imagen principal desde el listado de documentos, podrás ver todas aquellas que contiene cada archivo en forma de carrusel. Esta opción también es posible en el caso de los documentos resultantes de una búsqueda. Para ello, deberás hacer clic en el icono ojo del documento e ir seleccionando las flechas de derecha e izquierda para moverte en las imágenes en la dirección que deseas. De esta manera, puedes pasearte por el contenido multimedia de todos tus proyectos, a través de esta nueva modalidad del sistema ágil y práctica.  Carrusel de previsualización desde los documentos relacionados Y...
Descarga gratis nuestro Checklist: implementación de proyectos ECM

Descarga gratis nuestro Checklist: implementación de proyectos ECM

El éxito de la implementación de un sistema ECM depende en gran medida de una buena planificación. Por eso, en nuestro e-book te presentamos los pasos a seguir para que los resultados al implementar un ECM sean óptimos. A continuación, te ofrecemos un adelanto de lo que puedes encontrar en él. La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management – ECM) hace referencia a la tecnología utilizada para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. El objetivo del ECM es facilitar la gestión de la información en un entorno corporativo. Muchas organizaciones en la actualidad se enfrentan al reto de, o bien, cambiar su software actual o implementar una solución de 0. En cualquier caso, que funcione la implementación de un sistema ECM requiere una buena planificación, así como identificar los objetivos y prioridades de la organización. En este ebook gratuito que hoy te traemos, recorremos paso a paso los elementos que nuestra experiencia nos indica imprescindibles a la hora de acometer un proyecto de esta naturaleza: Definir el alcance del proyecto: decidir hasta dónde vamos a llegar al menos en una fase inicial. Reunir el equipo adecuado: involucrar a todos los miembros afectados con los cambios de proceso y la inclusión de la nueva herramienta. Conocer y hacer más eficiente el proceso seleccionado: normalizar el proceso y aprovechar la implementación de una herramienta para ganar en eficiencia. Comunicarse con los interesados en el proyecto: conseguir el apoyo incondicional del proyecto por parte de dirección y de aquellos que se ven directamente afectados. Elaborar un Documento de Requisitos: poner por escrito las expectativas...
Ya está disponible la nueva funcionalidad de Generación de Códigos QR

Ya está disponible la nueva funcionalidad de Generación de Códigos QR

En Athento seguimos incorporando nuevas funcionalidades para agilizar el trabajo con documentos. La nueva funcionalidad de generación de códigos QR permite trabajar al mismo tiempo con documentación física y digital ya que ahora es posible generar un código QR para vincular cada documento físico con su imagen digital.  La generación del código QR se realiza desde el menú Document, a través de la opción «Generate QR Code». Al generarse el código, este tendrá su identificación (document ID) y fecha de creación. También contarás con otras opciones para complementar su usabilidad, como “Regenerate”, para generarlo de nuevo desde el principio, “Download”, para descargarlo y “Print”, para imprimirlo. Estas opciones son completamente configurables según las características específicas de cada documento. El código QR puede, así, imprimirsecomo etiqueta y adherirse a documentos físicos, vinculando el contenido informativo de ambos. Además, este código, completamente gestionable, es capaz de incluir cualquier metadato presente en el formulario o Document Form. Entre las principales novedades de la generación de códigos QR, se encuentra la clonación de document form con cada uno de sus campos incluidos. También, añadimos un botón para el reseteo de los campos de tipo autoincrement. Asimismo, actualizamos la opción de “carga masiva” para redirigir a los usuarios a la pestaña de ingreso o “log”. Finalmente, eliminamos el bug de las etiquetas de grupos, para que sea más sencillo aplicarlas. Todo esto forma parte de la optimización de nuestro sistema de gestión documental inteligente, que ahora trasciende las limitaciones de lo físico a lo digital y las une a través de una completa funcionalidad de Athento. Puedes consultar toda la documentación de uso de esta funcionalidad en Generar códigos QR en...
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