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Asegurando la integridad y accesibilidad de la documentación electrónica con Athento

Aprende cómo Athento garantiza la integridad y accesibilidad de la documentación electrónica. Descubre las características clave que hacen que Athento sea una opción confiable para proteger y facilitar el acceso a tus documentos digitales.
documentación electrónica / Integrity and accessibility of electronic documentation
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Manuel Aguirre

En un panorama de evolución constante como lo es la digitalización de los procesos, donde la documentación electrónica es la base de la información empresarial, mantener su integridad y accesibilidad se vuelve más crítico que nunca. A menudo, las empresas se encuentran en la encrucijada de desafíos que amenazan la seguridad de sus documentos digitales. En este artículo, exploramos cómo abordar estas preocupaciones y, específicamente, cómo Athento se presenta como un aliado indispensable en esta travesía de gestión documental.

Explorando los desafíos

1. Trabajar en equipo manteniendo la integridad de la información

En la actualidad, la colaboración entre equipos internos y externos es clave, sin embargo, la edición no autorizada de documentos puede convertirse en un obstáculo para la productividad y, en algunos casos, en un riesgo de cumplimiento normativo o contractual

Athento ofrece diferentes mecanismos para identificar qué modificaciones ha sufrido la documentación electrónica y sus datos y tener trazabilidad sobre los cambios y accesos

  • Control de versionesproporciona un historial detallado de todas las modificaciones efectuadas en el documento, incluyendo quién realizó cada cambio, cuándo se realizó y qué modificaciones se llevaron a cabo. Este proceso garantiza la integridad y la seguridad de la información y ayuda a las organizaciones a mantener un flujo de trabajo ordenado y coordinado, asegurando la coherencia y la calidad de la documentación en todo momento. Además, con Athento es posible acceder y restaurar una versión anterior de un documento que ha sido modificado o actualizado. Este proceso es fundamental para corregir errores, revertir cambios no deseados o recuperar información perdida.
  • Pista de auditoría o historial del documento: Athento almacena las acciones que suceden sobre un documento (tipo de acción, fecha y hora, usuario, cambios de estado) en un registro denominado “Document History”. 
  • Check-in y Check-out de documentos: permite bloquear y desbloquear la edición de documentos de forma temporal o definitiva, con activación manual o automática. 
  • Copias controladas y no controladas: permite marcar los documentos indicando que el archivo puede no ser la última versión de un determinado documento. 
  • Control de duplicidad de documentos: permite comprobar si un documento ya existe en el sistema, generar el aviso y eliminarlo de forma automática.  
  • Notificar a los usuarios revisores cuando se actualiza un documentoAthento puede notificar a los usuarios revisores para que tengan constancia del cambio de un documento. 
  • Pistas de auditoria y trazabilidad
  • Generación de documentos de forma automática a partir de plantillas: permite tener control sobre la generación de documentos corporativos garantizando que cumplen con los lineamientos de calidad, de compliance, legales y de imagen de marcaFuncionalidad especialmente interesante para sectores como banca o aseguradoras que necesitan controlar que el alto volumen de pólizas o contratos que emiten contengan las condiciones de contratación o cláusulas de servicio actualizadas y correctas.

2. Contar siempre con el respaldo necesario

En el entorno digital actual, donde la pérdida de datos puede ser un desafío constante, es esencial contar con respaldos fiables. Athento proporciona una solución práctica con sus programaciones automáticas de copias de seguridad cada 24 horas. Esta función garantiza que los datos estén respaldados regularmente, ofreciéndote la tranquilidad de saber que la información estará siempre disponible en caso de cualquier contratiempo.

3. Proteger la confidencialidad de la documentación electrónica

Los accesos no autorizados, una puerta abierta a fugas de información, representan otro desafío; la seguridad de la información es una prioridad absoluta. Athento surge como una solución integral al funcionar como un guardián de la confidencialidad. Su capacidad para gestionar con precisión quién tiene acceso a documentos específicos garantiza un control total sobre la confidencialidad de la información, ofreciendo una capa adicional de seguridad para proteger los activos digitales más críticos de tu empresa: 

4. La importancia del rastro digital

En ausencia de un seguimiento de auditoría detallado, la capacidad de identificar y abordar actividades maliciosas queda comprometida. Athento va más allá al proporcionar registros de auditoría meticulosos, ofreciendo una trazabilidad completa que no solo permite identificar comportamientos inusuales, sino que también facilita un control total sobre las operaciones y cambios en la documentación electrónica. Estos registros detallados no solo cumplen con los estándares de cumplimiento, sino que también actúan como una herramienta proactiva para prevenir y mitigar posibles amenazas a la seguridad documental y la viabilidad del negocio, por ejemplo, mediante la generación de alertas sobre documentos sospechosos de fraude.

Explorando la confidencialidad en el mundo digital

1. La trampa del correo electrónico

La práctica común de intercambiar documentos confidenciales a través del correo electrónico puede convertirse en un riesgo significativo. En respuesta a este desafío, Athento no solo señala los riesgos, sino que también presenta una solución segura. La plataforma proporciona un entorno centralizado para compartir y colaborar, eliminando las vulnerabilidades asociadas con el intercambio de información sensible a través del correo electrónico. Además de ofrecer una alternativa segura, Athento incorpora medidas de cifrado y gestión de accesos para garantizar una colaboración eficiente sin comprometer la integridad de la información confidencial.

 

2. El desafío del almacenamiento

Almacenar documentación electrónica en dispositivos no seguros es una práctica arriesgada, equivalente a dejar la información sin protección. Athento propone una solución pragmática: un repositorio centralizado y cifrado que garantice la integridad de tus documentos. Este enfoque no solo protege contra posibles amenazas, sino que también previene accesos no autorizados, asegurando así la seguridad de tu información más crítica.

 

3. Contraseñas robustas y colaboración

El uso de contraseñas débiles o compartidas es una vulnerabilidad evidente. Athento establece políticas de contraseñas robustas y ofrece autenticación multifactor para fortalecer las puertas digitales.

La colaboración sin controles de seguridad puede conducir a la divulgación no intencionada de información sensible. Athento, como una plataforma segura, brinda un control total sobre quién puede acceder y modificar documentos.

Elevando la seguridad de la documentación electrónica

Para ofrecer control que requiere un entorno corporativo, sin arriesgar en la seguridad de la documentación electrónica, Athento implementa exhaustivos controles de seguridad de forma constante: 

 

Athento se posiciona como una solución técnica y sólida que trasciende el rol convencional del software de  gestión documentalCon funcionalidades como las copias de seguridad automáticas, el control de versiones y registro de auditoría, los controles de seguridad exhaustivos y toda la funcionalidad de control documental, Athento se presenta como un aliado imprescindible para las empresas que buscan seguridad y eficacia en la gestión de la documentación electrónica

Al adoptar Athento, las empresas no solo aseguran la confidencialidad de sus documentos, sino que también establecen un estándar elevado para la integridad de la información en un entorno digital dinámico.