Ahora generar documentos desde plantillas es mucho más fácil

Buscando siempre ofrecer la mejor gestión documental, hemos incorporado novedades para la creación de documentos desde plantillas en Athento. ¡Ahora es mucho más simple y puedes hacerlo desde la interfaz del producto!

Entre las nuevas funciones, contamos con una edición de plantillas muy intuitiva y visual. Y las modificaciones que realices de ese modo podrás verlas efectivas en tiempo real. Además, a partir de esta actualización tienes la opción de utilizar plantillas JasperReports para trabajos que demanden diseños de gran complejidad y precisión a la hora de imprimirse.

Generar documentos a partir de una plantilla en Athento

Si deseas crear documentos que contienen información similar, pero cambian en algunos datos, puedes componer plantillas de dos tipos: Plantilla HTML o Plantilla JasperReports.

Ambas se gestionan desde la administración del tipo documental, en la pestaña Template.

Para conocer detalladamente cómo configurar cada una de las plantillas disponibles, ingresa a este enlace.

A la hora de generar un documento a partir de una plantilla ya elaborada, en el menú Document de la vista del documento debes seleccionar Generate Document, y en seguida aparecerá en PDF el documento solicitado.

Novedades que acompañan a esta actualización

Con esta actualización incluimos nuevas características, como la posibilidad de definir políticas de retención en la pantalla del tipo documental completando un formulario. Además, dispones de una nueva librería js para automatizar los comportamientos de los formularios.

También renovamos la página de documentación API para que puedas integrar tus documentos en menos tiempo y con una interfaz más dinámica. Y para aprovechar al máximo el marketplace de metadatos, los podrás usar directamente sin tener que copiarlos, aplicándolos de manera masiva en varios documentos.

Y si ya cuentas con una configuración establecida en una app de Athento y deseas llevarla a otra instancia, solo necesitas la url y tus credenciales. Con estos dos sencillos requerimientos puedes copiar la configuración de una serie en un tiempo récord.

¿Creaste un equipo por error? ¡No te preocupes! Ya puedes borrarlo en el nuevo software de gestión documental de Athento. Y eso no es todo, también podrás exportar listados de formato CSV, copiar un documento con prácticamente la totalidad de sus metadatos y crear tu propio avatar.

Para complementar todas estas novedades, añadimos la opción de visualización general de documentos con metadatos clave para obtener una vista 360 completa de archivos relacionados. Y también incluimos la funcionalidad de creación de addons desde un archivo tipo documental y la posibilidad de importar desde un fichero CSV la definición de un tipo de documento.

Otras de las mejoras de Athento son las actualizaciones principales que presenta, entre las que se encuentra una renovada y optimizada usabilidad en campos de fecha y un nuevo diseño de visualización de los correos, del listado de versiones de un documento y de la pantalla de edición masiva.

Ahora, si deseas ir a cualquier documento, desde la vista 360, solo tienes que hacer clic en él. Y si marcas la opción “listable” en archivos de metadatos, escogerás las columnas que deseas visualizar por defecto en la vista de documentos. También hemos cambiado la interfaz de permisos de usuarios para hacerla más simple y accesible.

Pero no solo simplificamos la navegación, además, incrementamos la seguridad para la gestión de usuarios, con mayor protección y límites de complejidad en la contraseña, así como con la capacidad de bloqueo automático ante credenciales erróneas. Asimismo, mejoramos la seguridad en subida de documentos con extensiones no permitidas. Y hemos añadido una página en la administración del equipo con información detallada de la seguridad de usuario.

Separamos el log de eventos de usuario para controlar las modificaciones de usuarios y accesos a la plataforma. En caso que desees añadir un usuario a un equipo, con solo invitarlo será posible. También añadimos la posibilidad de limitar la frecuencia y cantidad de sesiones por usuario en instancias determinadas. 

Para optimizar la usabilidad de nuestro software de gestión documental, mostramos la transición a realizar al cambiar de estado en un desplegable muy sencillo y accesible; el componente drag&drop resulta más fácil de manejar tras ocultar sus botones. En cuanto a listas de documentos y dashboard, en las novedades de Athento, se muestran filtradas por el equipo activo. Y las búsquedas son más rápidas al poder activarse o no los metadatos oportunos.

Crear varias series con la misma configuración jamás había sido tan simple, al poder copiarse de manera completa. Adicionalmente, podrás generar un documento de forma instantánea con nuestra optimización en la API DocumentCreate. También podrás hacer comentarios al momento de aprobar, rechazar o solicitar modificaciones a un documento recibido. Y, además, incluimos el uso de shred, adicional a wipe, en las operaciones de borrado seguro.

Finalmente, mejoramos el tiempo de carga de exportación de datos para integración con Zoho y disponemos de una caché completamente renovada para potenciar la experiencia de los usuarios.

Pero ninguna de las novedades en las características y usabilidad serían eficientes sin la corrección de errores que hemos llevado a cabo. Entre ellos hemos solucionado los relativos a la lista de tipos de carpetas permitidas cuando se crea desde la zona de navegación en la serie, a la modificación masiva de metadatos de fecha y a la edición de grupos cuando el usuario no tiene acceso a todos ellos.

Aplicamos correcciones de respuesta de DocumentCreate cuando no se puede hallar el input. Asimismo, eliminamos los errores en la vista para crear documentos públicos y en la gestión de permisos para serie tanto de tipo documental como de tipo metadato. Además, modificamos la edición del límite de tiempo por estado en el ciclo de vida y solucionamos los problemas al subir el logo de un equipo.

Como ves, ahora generar documentos desde plantillas es mucho más simple con Athento y avanzamos cada día para proporcionarte el software de gestión documental más eficiente.