3 Cosas a evitar al realizar una migración

Desde que comenzamos a trabajar en gestión documental, uno de los retos más importantes a los que nos enfrentamos son las migraciones.

Nuestro equipo ha migrado ya más de cien millones de documentos en nuestros distintos clientes. Aun así, cada migración es un gran desafío, nunca sabemos qué vamos a encontrar al otro lado.

Hemos tenido migraciones desde sistemas de ficheros, desde gestores documentales a medida, desde gestores documentales muy obsoletos como versiones antiguas de Alfresco, Sharepoint, Zope, Nuxeo y un gran etcétera.

Curiosamente, hay siempre algunos problemas que se repiten y de los que podemos sacar algunas recomendaciones:

Calidad de los datos

Las compañías siempre piensan que la calidad de los datos que tienen en sus gestores documentales es mejor de lo que es en realidad. Esta situación, hace que la migración pueda convertirse en un proceso ETL. Algo que queremos evitar a toda costa. Es recomendable hacer una corrección en la fuente origen o, si no es posible, realizar la corrección como un proceso posterior a la migración. Realizar el proceso durante la migración complica muchísimo el proceso y, además, dificulta las labores de calidad.

Es cierto que hay un punto positivo en hacerlo durante la migración, y es que el proceso es más corto.

Codificación de los datos

Con mucha frecuencia ocurre que las codificaciones de los documentos y metadatos a migrar son obsoletas. Normalmente, todos los gestores documentales modernos trabajan con utf8, sin embargo, ocurre con frecuencia que la codificación origen puede ser latin1 o alguna codificación aún más antigua de sistemas windows.

Nuestra recomendación en este caso es tener en cuenta las codificaciones para hacer las conversiones oportunas. Si no es así, la experiencia de usuario se vuelve horrible al tener que tratar texto con caracteres «raros».

Afrontar los binarios primero

Mucha gente afronta la migración a un gestor documental como si fuera la migración de una base de datos y se olvidan de lo más importante, los documentos.

Los documentos es la parte más pesada al migrar un gestor documental y la parte más crítica cuando se trata de tiempos. Todas las migraciones que hemos hecho requerían de una ventana de tiempo muy limitada. Normalmente, una migración está ligada a un proceso de puesta en producción y la migración es un requisito indispensable para poder ir a producción sin falta de documentos.

Por eso, es importante desde el principio afrontar la migración de los binarios. Medir cuánto tardan en transferirse y sacar conclusiones respecto de los tiempos finales que supondrá mover los terabytes de documentación existente.