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Descarga gratis nuestro Checklist: implementación de proyectos ECM

Descarga gratis nuestro Checklist: implementación de proyectos ECM

El éxito de la implementación de un sistema ECM depende en gran medida de una buena planificación. Por eso, en nuestro e-book te presentamos los pasos a seguir para que los resultados al implementar un ECM sean óptimos. A continuación, te ofrecemos un adelanto de lo que puedes encontrar en él. La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management – ECM) hace referencia a la tecnología utilizada para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. El objetivo del ECM es facilitar la gestión de la información en un entorno corporativo. Muchas organizaciones en la actualidad se enfrentan al reto de, o bien, cambiar su software actual o implementar una solución de 0. En cualquier caso, que funcione la implementación de un sistema ECM requiere una buena planificación, así como identificar los objetivos y prioridades de la organización. En este ebook gratuito que hoy te traemos, recorremos paso a paso los elementos que nuestra experiencia nos indica imprescindibles a la hora de acometer un proyecto de esta naturaleza: Definir el alcance del proyecto: decidir hasta dónde vamos a llegar al menos en una fase inicial. Reunir el equipo adecuado: involucrar a todos los miembros afectados con los cambios de proceso y la inclusión de la nueva herramienta. Conocer y hacer más eficiente el proceso seleccionado: normalizar el proceso y aprovechar la implementación de una herramienta para ganar en eficiencia. Comunicarse con los interesados en el proyecto: conseguir el apoyo incondicional del proyecto por parte de dirección y de aquellos que se ven directamente afectados. Elaborar un Documento de Requisitos: poner por escrito las expectativas...
Ya está disponible la nueva funcionalidad de Generación de Códigos QR

Ya está disponible la nueva funcionalidad de Generación de Códigos QR

En Athento seguimos incorporando nuevas funcionalidades para agilizar el trabajo con documentos. La nueva funcionalidad de generación de códigos QR permite trabajar al mismo tiempo con documentación física y digital ya que ahora es posible generar un código QR para vincular cada documento físico con su imagen digital.  La generación del código QR se realiza desde el menú Document, a través de la opción «Generate QR Code». Al generarse el código, este tendrá su identificación (document ID) y fecha de creación. También contarás con otras opciones para complementar su usabilidad, como “Regenerate”, para generarlo de nuevo desde el principio, “Download”, para descargarlo y “Print”, para imprimirlo. Estas opciones son completamente configurables según las características específicas de cada documento. El código QR puede, así, imprimirsecomo etiqueta y adherirse a documentos físicos, vinculando el contenido informativo de ambos. Además, este código, completamente gestionable, es capaz de incluir cualquier metadato presente en el formulario o Document Form. Entre las principales novedades de la generación de códigos QR, se encuentra la clonación de document form con cada uno de sus campos incluidos. También, añadimos un botón para el reseteo de los campos de tipo autoincrement. Asimismo, actualizamos la opción de “carga masiva” para redirigir a los usuarios a la pestaña de ingreso o “log”. Finalmente, eliminamos el bug de las etiquetas de grupos, para que sea más sencillo aplicarlas. Todo esto forma parte de la optimización de nuestro sistema de gestión documental inteligente, que ahora trasciende las limitaciones de lo físico a lo digital y las une a través de una completa funcionalidad de Athento. Puedes consultar toda la documentación de uso de esta funcionalidad en Generar códigos QR en...
Ebook Gratuito: Gestión documental en empresas de agua

Ebook Gratuito: Gestión documental en empresas de agua

A través de este ebook podrás descubrir como una buena Gestión Documental puede reducir el riesgo operacional en los procesos de negocio de las empresas de agua Cuando hablamos de empresas de agua, nos referimos a un grupo de organizaciones que de una u otra manera se dedican a la explotación de este recurso natural. Es frecuente encontrar en este tipo de empresas, que hay un desconocimiento del beneficio que un gestor documental puede ofrecer a sus distintos procesos, particularmente en lo referente a los workflows para controlar el flujo de la información y la propia ejecución de los procesos de negocio. Los workflows o flujos de trabajo, son útiles para estructurar tareas, responsabilidades, tiempos y recursos necesarios en los distintos procesos de la organización. Además, pueden automatizar tareas cotidianas y permitir evaluar el estado parcial de cada una de ellas. Gestión documental en empresas de agua para combatir el riesgo operacional La ausencia de mecanismos de control automatizados que les permitan seguir los procesos en tiempo real, así como la imposibilidad de localizar información de forma rápida y certera, son dos problemas comunes en las empresas de agua. Sin mecanismos de control automatizados se abre la posibilidad de que existan errores humanos. Así mismo, la posibilidad de localizar información en el futuro dependerá en gran medida de que en el presente se haga un esfuerzo automático, semiautomático o manual para alimentar la información necesaria en una plataforma de gestión documental. ¿Qué debemos hacer? Planteadas estas problemáticas comunes a la mayoría de las empresas de agua, estamos con capacidad de suponer que necesitamos de un buen gestor documental que...
Actualización: Re-ubicación de la administración de campos de formularios

Actualización: Re-ubicación de la administración de campos de formularios

En Athento continuamos haciendo software de gestión documental inteligente más amigable y en ese sentido te informamos sobre una novedad muy importante: hemos modificado la ubicación de la administración de campos moviéndola a una nueva página. A partir de ahora, el acceso se puede hacer desde dos ubicaciones diferentes que detallamos a continuación. Estas son las dos nuevas ubicaciones para administrar los campos de formularios; te las mostramos también a través de las imágenes: Acceso desde el propio campo del formulario: Acceso desde la administración del formulario: En este caso, deberás ingresar desde el Document Form donde se ubica el campo que deseas administrar. Entre las novedades incluidas en esta actualización de Athento: podrás indicar si un campo es obligatorio o no lo es, si hay usuarios que puedan editarlo, definir su tamaño o establecer un valor por defecto, además de otras funcionalidades que irás descubriendo con su utilización. Así mismo, otra de las novedades, es que los campos tipo mastertables pueden ser configurados como búsqueda en la web. Así, se activa un filtro que actúa según se escribe en el campo, resultando muy útil para grandes listados que dificultan que la página se cargue. Es suficiente con activar la opción “Search online” en la administración del campo para poder usar esta novedad. Esperamos que disfrutes la nueva administración del...