Gestión Documental o ECM Móvil

Sistema de gestión documental  o de gestión de contenido empresarial son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.[1]

La gestión documental móvil, supone realizar estas acciones mediante un dispositivo móvil, como por ejemplo un Smartphone con Android, un iPhone, iPad o similar.

Las principales ventajas de una gestión de documentos con acceso desde un dispositivo móvil son similares a las ventajas que sucedieron tras poder acceder a los documentos desde un navegador, a través de gestores documentales web vs gestores documentales locales:

Acceso rápido, y desde cualquier ubicación, incluso para profesionales que necesitan consultar información vital para su trabajo "sobre la marcha". Por ejemplo, para operarios de una fábrica que necesitan consultar un proceso concreto para realizarlo o detallar una incidencia, sin tener que hacerlo en papel. Este tipo de situaciones suelen ocurrir en los procesos que cumplen una norma de gestión de calidad, que obligan a tener documentadas todas las incidencias a lo largo de un workflow (flujo de trabajo).

En la mayoría de las empresas, el uso de los teléfonos inteligentes (smartphones) está bastante extendido. Esto permite desplegar soluciones de movilidad para acceso a la información de la empresa, con un coste mínimo.

Al contrario que el papel o los PCs de sobremesa, el móvil es un dispositivo ligero, fácil de mantener y muy accesible desde cualquier lugar.

Puede utilizar un móvil desde cualquier lugar: en un tren, mientras se desplaza por la ciudad en transporte público, en un taxi etc. de forma más cómoda que con un portátil o un netbook, con el consiguiente aumento de la productividad a la hora de realizar una consulta puntual, una firma de un documento que debe ser aprobado, o una rápida revisión de un documento.

Determinados entornos de trabajo dificultan el uso del papel (que siempre supone un gasto excesivo y un decremento en la productividad, ya que no se pueden editar los contenidos o hacer búsquedas eficientes) o el de equipos de gran tamaño. Lugares como fábricas (cadenas de ensamblaje de componentes por operarios), o entornos de trabajo como el del personal comercial (siempre de viaje por la ciudad o en distintas ciudades y países) hacen de la gestión documental móvil una necesidad latente y fácilmente solucionable con una aplicación en el móvil que, mediante el estándar CMIS [2], permite acceder al Sistema de Gestión Documental de forma sencilla desde un dispositivo móvil.

Actualmente, las plataformas soportadas son Android, iPhone, iPad (en desarrollo) y Blackberry (en desarrollo).

[1] Gestión Documental en Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental

[2] CMIS en Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Content_Management_Interoperability_Services