Todos los componentes del Enterprise Content Management cubiertos con Athento

Captura

Captura es el proceso por el cual conseguimos almacenar dentro de un sistema de gestión, los contenidos de la empresa, que pueden encontrarse en formato papel o digital y que provienen de diferentes recursos. Durante ese proceso, podemos aprovechar para obtener información importante de los contenidos a capturar. Athento, con su componente  , te ayuda a:

• Digitalizar documentos: Puedes digitalizar documentos en papel desde Athento o conectar Athento con tu escáner. Puedes digitalizar desde un solo punto geográfico o desde varios.
• Capturar contenidos como e-mails y faxes: Con Athento Popmail podrás almacenar automáticamente aquellos documentos que lleguen a tus cuentas de e-mail y otras funciones de mailroom.
• Separación de lotes: Athento puede separar batches o lotes de documentos que han sido escaneados en un único archivo en archivos individuales.
• Identificación y clasificación de documentos: Athento Capture puede reconocer tipos de documentos para guardarlos en ubicaciones especiales, activar flujos de trabajo, extraer datos, etc.
• Extración automática de datos y validación manual: Athento te permite extraer datos importantes de tus documentos sin que tú tengas que intervenir en la extracción, pero te da la oportunidad de corroborar que la extracción se llevó a cabo de manera adecuada.

Gestión

Este es el corazón del ciclo de vida de los contenidos empresariales. El componente de Gestión conecta todos los demás componentes del ciclo ECM y permite la explotación de la información contenida en documentos y contenidos. Dentro de la categoria de Gestión, Athento resuelve problemáticas propias de:

• Gestión Documental (DM): Athento puede ayudarte a gestionar documentos tradicionales de entornos empresariales. Con el podrás versionar tus documentos y mantenerlos accesibles en todo momento.
• Gestión de Contenidos Empresariales (ECM): Además de documentos, las empresas manejan otro tipo de contenidos. Athento tiene funciones de Digital Asset Management (DMS) que permitirá la gestión de otros contenidos como correos, imagenes, vídeos, etc.
• Web Content Management (WCM): Las empresas manejan otros contenidos web como blogs, wikis, o páginas web. Con Athento, este contenido también puede mantenerse bajo total control.
• Workflows: Los Flujos de trabajo sirven para guiar el contenido de la empresa en el tiempo indicado a quienes de verdad necesitan trabajar con él. Con Athento, podrás integrar tu Business Process Intelligent y diseñar flujos de trabajo que aumenten la eficiencia de tus procesos.
• Records Management: Athento permite tratar también aquellos documentos que ya no van a cambiar y que necesitan ser conservados en su estado original.
• Interpretación Inteligente de la Información: Athento permite construir relaciones entre documentos, mejorando considerablemente los tiempos y resultados de búsquedas. Para ello utiliza tecnologías semánticas y PNL.
• Colaboración: Athento permite trabajar en equipo sobre documentos, compartir documentos con usuarios internos y externos, y otras herramientas colaborativas.
• Conversión de formatos, firmas digitales, etc: Para mantener la seguridad y hacer posible la colaboración, Athento ofrece otras muchas herramientas.

 

Almacenamiento

Athento puede usar su propio Repositorio Documental o almacenar documentos y contenidos en otro software ECM. Conectándose mediante CMIS, Athento puede integrarse con gestores como  Sharepoint, OpenText, Documentum, entre otros. Pero Athento no sólo es capaz de aplicar su funcionalidad sobre documentos y contenidos almacenados en software de gestión documental o ECM, en realidad, puede integrarse con cualquier sistema que almacene documentos como por ejemplo, Box.

Preservación

Para aquellos documentos que ya no van a variar su contenido, Athento también presta funcionalidad. Se trata de mantener este tipo de contenidos en perfecto estado y sin cambios durante largos periodos de tiempo. Normativas para el manejo de cierto tipo de documentos, está obligando a muchas empresas a pensar en una solución para este componente ECM. Records Management es una de las opciones para cubrir el ciclo de vida de documentos que necesitan mantenerse inalterados.

Distribución

Este componente del ciclo ECM hace posible que durante las demás fases ECM se pueda compartir información con otros sistemas. El intercambio de información entre las aplicaciones internas es vital para las empresas, y puede evitar procesos internos inconexos y poco eficientes. Recibir y enviar documentos a Intranets, Extranets, otros sistemas documentales, o aplicaciones de negocio es vital para garantizar una completa accesibilidad a la documentación.