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Workflows – BPM

Reduce los tiempos en los procesos de tu negocio.

 


¿Qué es un Workflow o un Software BPM?
Un Workflow o flujo de trabajo es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información (en muchos casos, documentos a cumplimentar para seguir las directrices de una normativa de calidad como la ISO:9001 u otras normas estándares) que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Además, este seguimiento puede hacerse de manera visual: podemos conocer en qué estado está un documento dentro de un proceso concreto a través de un panel de control (Dashboard) o modelar un nuevo flujo de trabajo mediante componentes gráficos, gracias a la integración de un software de gestión documental como Athento (basado en Nuxeo) con herramientas BPM Open Source como Bonita, Intalio etc.

El propósito de los sistemas de workflow (motores de flujo de trabajo), o BPMS – Business Process Management Systems, es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos, además de disminuir la incertidumbre en los procesos (qué hacer en en el paso siguiente?) ya que la herramienta, con el flujo de trabajo implementado, informa de qué persona debe seguir colaborando en el flujo o qué estado es al que ha pasado el documento tras la etapa anterior.

En el caso de los gestores documentales Athento o Nuxeo, los flujos de trabajo permiten revisar, aprobar o firmar (mediante la firma digital, con validez legal) documentos de forma colaborativa, en grandes organizaciones con distintas sedes, sin tener que realizar todos estos procesos sobre documentos y expedientes físicos (en papel) sino que se realizan y monitorizan, de forma mucho más eficiente, dentro del software colaborativo o intranet.

¿Qué ventajas aporta un Workflow?

Entre las distintas ventajas que aportan los motores de flujos de trabajo (Workflow Engine) está el aumento de la eficiencia : cada usuario del gestor documental es capaz de conocer las tareas pendientes, osea los documentos en los que otros usuarios han requerido que realice tareas de revisión, opinión, aprobación, firma digital etc. De esta forma, los usuarios del sistema no abusan de herramientas como el correo electrónico para enviar y revisar cientos de adjuntos, que acaban teniendo diferentes versiones en los distintos ordenadores locales de cada usuarios.

De igual forma, con respecto a documentos físicos en papel, las ventajas serán mucho mayores ya que los documentos no viajan físicamente de mesa en mesa o de sede en sede para ser revisados, modificados o firmados por diversas personas, lo que puede suponer días de trabajo para la gestión de un expediente.

Dentro de una solución con un motor de Workflow – BPM, este tipo de procesos pueden hacerse en cuestión de minutos, sin requerir que el documento viaje mediante mensajero (con los correspondientes gastos) y estando siempre accesibles 24 horas los 7 días de la semana, desde cualquier lugar con conexión a internet, para entrar en la plataforma y colaborar atendiendo la petición de otro usuario del sistema que nos haya involucrado en un trabajo en equipo.

Además de la eficiencia en cuanto a mejora de los costes internos (transporte, reducción de tiempos en los procesos asociados a documentos), un potente motor de flujos de trabajo supone dar una respuesta más rápida a sus clientes, una sensación interna de apuesta por la tecnología (lo que contribuye a la motivación de sus trabajadores) y un aprendizaje más rápido de los procesos más repetitivos de su negocio.

Por otra parte, la capacidad de monitorizar el estado en el que se encuentran ciertos procesos es realmente valiosa, y se hace cada vez más necesaria en la actual Sociedad de la Información. Un entorno sin Workflows visuales, paneles de control etc. hace que los flujos de trabajo no terminen y no tengamos forma de monitorizarlo. Un sistema de Workflow aumentará un valor intangible pero incalculable en las empresas modernas: la transparencia.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Workflow en mi empresa? Workflow-BPM vs la no automatización de flujos de trabajo asociados a documentos.

Los principales factores que influyen en el ahorro obtenido con un motor de flujos de trabajo (Workflow engine) son la cantidad de personas de la organización, la cantidad de procesos automatizados y la diferencia en tiempo, costes adicionales (sellos, mensajería en el caso de mover documentos físicos en formato tradicional). Así, si un proceso sin implementar dentro de una herramienta BPM y que involucra documentos (aprobación y pago de una factura, revisión y envío de un presupuesto) y varias personas (e incluso diversos departamentos en diversas sedes de una misma empresa) este proceso puede sufrir mejoras en la productividad al ser encauzado por un flujo de trabajo de hasta un 90%.

En flujos de trabajo asociados a documentos de cierta complejidad, con más de cinco personas involucradas y con retrocesos (si una etapa no es satisfactoria por algún parámetro y hay que volver atrás en el flujo a una etapa anterior) este tipo de herramientas se hace imprescindible, ya que de otra forma es inviable controlar en qué estado se encuentra cada documento (dentro del ciclo de vidad del documento) o que etapa es la siguiente que debe realizarse y quién es el responsable. Esto hace que se repitan preguntas y pasos, y el control externo sobre el estado de ciertos documentos (¿se ha pagado la factura X? ¿hemos enviado a un cliente el presupuesto con anexo técnico Y?, ¿qué falta para entregar la licitación Z?) es inviable.

Todo esto se resuelve con una herramienta Software de Gestión Documental o de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) como Athento y  Flujos de Trabajo integrados.

Imagine reducir tiempos de respuesta en un 90% por parte de toda su plantilla administrativa, y reducir en costes de envío de documentos en papel a prácticamente 0.

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