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NUXEO DM: CARACTERÍSTICAS

El flujo de los documentos a través de los procesos de negocio puede ser gestionado y seguido. Desde la captura inicial y la creación, intercambio y colaboración, a través de la aprobación, análisis y revisión, hasta la publicación y archivo, la gestión de documentos garantiza que los trabajadores puedan encontrar, utilizar, compartir y asegurar el valioso contenido corporativo. Los activos de información contribuyen al rendimiento de la empresa. Colaborar en el contenido nuevo o existente es un elemento fundamental para saber cómo los usuarios se relacionan con la información corporativa. Nuxeo DM proporciona una alternativa eficaz y rentable a las herramientas propietarias tradicionales. Basándose en una comunidad abierta de recursos vibrantes y activos, Nuxeo DM ofrece las características de gestión de documentos y las mejoras que reflejan la evolución de las necesidades de sus usuarios.

Captura

Arrastrar y soltar (Drag and Drop)

Simplemente arrastrando y soltando desde el escritorio al navegador web permite a los usuarios importar cualquier documento estándar ofimático a Nuxeo DM (PDF, Microsoft Office, OpenOffice.org).

Esto supone grandes beneficios de productividad para los trabajadores que utilizan contenido de una variedad de fuentes.

Captura basada en formularios

Nuxeo DM apoya la importación de documentos basada en formularios, asegurando metadatos corporativos críticos asignados a los contenidos mediante sencillas plantillas.

Captura mediante Correo electrónico 

El correo electrónico y los archivos adjuntos pueden ser incluidos en Nuxeo DM garantizando que la comunicación empresarial sea capturada, clasificada y compartida en los espacios de trabajo adecuados.

Integración de Aplicaciones de Escritorio

Ahorrar tiempo y organizar su almacenamiento de documentos con mayor eficacia: Nuxeo DM le permite crear, editar y almacenar sus archivos de oficina directamente desde Microsoft Office u OpenOffice.

Compartir y colaborar

Espacios de trabajo de colaboración

El espacio de trabajo de Nuxeo DM permite a los usuarios colaborar en documentos con los colegas y los miembros del equipo, independientemente de su ubicación. Los usuarios pueden compartir sus mejores prácticas, trabajar juntos en proyectos, discutir las revisiones de los contenidos, en un espacio seguro de colaboración organizada. El área de trabajo Nuxeo DM es la herramienta ideal para facilitar la gestión de los documentos activos y archivados.

Microsoft Sharepoint y la integración de la oficina

Ahorrar tiempo y eliminar la confusión y la reproducción de contenido empresarial: Nuxeo DM le permite crear, editar y clasificar los diferentes tipos de documentos comunes directamente desde Microsoft Office. El apoyo WSS garantiza el acceso constante a contenido de Sharepoint. La integración natural con Windows Explorer garantiza a los trabajadores que puedan utilizar los hábitos de navegación conocidos para acceder al contenido dentro de Nuxeo DM y realizar operaciones de archivo comunes.

Cliente en linea

El cliente en linea, para uso sólo de lectura, es el compañero perfecto para los clientes de acceso remoto o móvil, ya que permite el acceso permanente y seguro a los contenidos cuando una conexión de red no está disponible. Con un servidor web ligero incorporado, el cliente en linea garantiza una experiencia de usuario muy similar a la que los usuarios están acostumbrados su interfaz de navegador web estándar.

Debates

Los debates permiten a los usuarios crear foros interactivos basados en los documentos y sus contenidos. Los usuarios pueden compartir ideas, revisar las ideas, colaborar en la creación de nuevos documentos.

Vista preliminar del documento

Nuxeo DM le permite previsualizar todos sus documentos ofimáticos dentro del navegador web. Simplifica actividades rutinarias como la búsqueda rápida para un simple vistazo del contenido sin perder tiempo en descargarlo y sin la necesidad de abrirlo en una aplicación del escritorio (como Microsoft Office).

Anotaciones de contenido

La función de anotación de contenidos le permite añadir notas directamente a un documento ofimático o a un archivo multimedia, sin necesidad de modificar el contenido del documento original. Es similar a una nota adhesiva, esta característica le permite compartir ideas o un comentario con otros usuarios de Nuxeo DM al tiempo que colaboran en el contenido común.

Gestión de registros

Nuxeo DM proporciona el marco para administrar la retención y el cumplimento legal del contenido y los documentos. Nuxeo DM guarda y archiva todas las acciones realizadas en el contenido en una historia auditable, permite bloquear el contenido, asegura granulares ACL (acceso a la lista de control) de seguridad por usuario, grupo o función, y proporciona una gestión del ciclo de vida basado en fechas o eventos.

Relaciones de contenido

Las características de las relaciones de Nuxeo DM se utilizan para describir los vínculos semánticos que pueden existir entre los documentos, tales como referencias cruzadas, entregas, traducciones u otros tipos de relaciones que indiquen que un documento tiene un impacto en otro.

Cuadros de mando

Los cuadros de mando personales proporcionan a los usuarios un resumen de las acciones, flujos de trabajo y documentos que son fundamentales para su trabajo actual. Las tareas, los documentos publicados recientemente, los recordatorios, las fechas de vencimiento se presentan en una sola ubicación para manejar fácilmente las actividades centradas en el contenido que hay que hacer.

Publicar en la página Web

Compartir contenido con un público más amplio se hace simple con la posibilidad de publicar en sitios web.

Procesos y análisis

Ciclos de vida del documento

Calificar cada etapa del ciclo de vida del documento, desde la creación hasta el archivo. Nuxeo DM permite establecer etapas y tareas para satisfacer requisitos del ciclo de vida simples y complejos.

Flujo de trabajo

Nuxeo DM incluye una función de flujo de trabajo intuitiva que permite a los usuarios configurar fácilmente tareas sencillas o tareas con varias etapas. El flujo de trabajo ayuda a que el contenido fluya a través de contenidos estructurados o procesos de negocios ad hoc. Los flujos de trabajo se pueden establecer rápidamente, guardándose para su posterior reutilización y con una plantilla para garantizar la coherencia de los procesos a través de los equipos.

Previsualización

Nuxeo DM le permite previsualizar todos sus documentos de oficina dentro del navegador web. Simplificar las actividades de rutina por un rápido vistazo al contenido sin perder el tiempo en descargarlo a simple vista o que necesite abrirlo en una aplicación del escritorio.

Anotaciones de contenido

La función de anotación de contenidos le permite añadir notas directamente a un documento ofimático o archivo multimedia, sin necesidad de modificar el contenido del documento original. Es similar a una nota adhesiva, esta característica le permite compartir ideas o un comentario con otros usuarios de Nuxeo DM a la vez que colaboran en el contenido compartido.

Auditoría

Nuxeo DM mantiene un historial de todas las acciones realizadas en los documentos. Tanto las actividades del usuario como las actividades que el sistema genera son capturadas y almacenadas, lo que permite una visibilidad completa de cómo el contenido están siendo utilizado. Las organizaciones que gestionan documentos inestables del sistema o tienen la obligación de cumplir con  mandatos de cumplimiento legislativa o reglamentario utilizan la funcionalidad del histórico para verificar el contenido.

Cuadros de mando

Los cuadros de mando personales proporcionan a los usuarios un resumen de las acciones, flujos de trabajo y documentos que son fundamentales para su trabajo actual. Las tareas, los documentos publicados recientemente, los recordatorios, las fechas de vencimiento etc. se presentan en una sola ubicación para manejar fácilmente las actividades centradas en el contenido que son necesarias.

Publicación y Archivo

Publicación

Comparte documentos que se han creado y almacenado dentro de Nuxeo DM con un público más amplio: Nuxeo DM permite publicar contenidos desde un área de trabajo para intranets, extranets a sitios web externos.

Publicación federada

El control central y la publicación de contenido en aplicaciones remotas de Nuxeo, sistemas de archivos, servidores HTTP, portales web y muchos más, es gracias a un acoplamiento activo y unificado del Servicio de Publicaciones. Se adapta a despliegues con una arquitectura distribuida de la información, equilibrando la facilidad de publicación con los requisitos para el control de contenido.

Navegación virtual

Nuxeo DM ofrece una capacidad de navegación flexible que permite a los usuarios de negocios consultar documentos por las dimensiones de metadatos más significativas para su organización. Crea vistas virtuales de navegación a través de las áreas de la organización (recursos humanos, finanzas, ventas, marketing), regiones (Asia, África, América del Norte) o cualquier otra categoría que ayude a describir el contenido de la empresa.

Previsualización

Nuxeo DM le permite previsualizar todos sus documentos ofimáticos dentro del navegador web. Simplificar las actividades de rutina por un rápido vistazo al contenido sin perder el tiempo en descargarlo a simple vista o que necesite abrirlo en una aplicación del escritorio.

Anotaciones de contenido

La función de anotación de contenidos le permite añadir notas directamente a un documento ofimático o archivo multimedia, sin necesidad de modificar el contenido del documento original. Es similar a una nota adhesiva, esta característica le permite compartir ideas o un comentario con otros usuarios de Nuxeo DM a la vez que colaboran en el contenido compartido.

Relaciones de contenidos

La funcionalidad de las relaciones de Nuxeo DM se utilizan para describir los vínculos semánticos que pueden existir entre los documentos, tales como referencias cruzadas, entregas, traducciones u otros tipos de relaciones que indiquen que un documento tiene un impacto en otro.

Notificaciones

Nuxeo DM permite a los usuarios suscribirse a las notificaciones de las actividades y actualizaciones que afectan a su trabajo.

Auditoría

Nuxeo DM mantiene un historial de todas las acciones realizadas en los documentos. Tanto las actividades del usuario como las actividades que el sistema genera son capturadas y almacenadas, lo que permite una visibilidad completa de cómo el contenido están siendo utilizado. Las organizaciones que gestionan documentos inestables del sistema o tienen la obligación de cumplir con  mandatos de cumplimiento legislativa o reglamentario utilizan la funcionalidad del histórico para verificar el contenido.

Publicar en la página Web

Compartir contenido con un público más amplio se hace simple con la posibilidad de publicar en sitios web.

Buscar y Encontrar

Indexación

Índices de contenidos de documentos y metadatos de Nuxeo DM. Todos los controles de acceso son respetados, así los derechos de seguridad se verifican cuando los resultados de búsqueda se devuelven. Los usuarios sólo pueden buscar el contenido que tienen acceso a ver.

Búsqueda

Puedes buscar en su repositorio de documentos “mirando dentro” del contenido de sus documentos (full text search). Nuestras funciones de búsqueda avanzada le permiten afinar la consulta con los metadatos del documento o la ubicación del documento dentro del repositorio.

Resultados de la búsqueda

Nuxeo DM permite a los usuarios personalizar la forma en que ven los resultados de una búsqueda. Clasificando, añadiendo nuevas columnas de metadatos e incluso exportando los resultados a formato CSV para su posterior análisis son capacidades que ofrecen una búsqueda eficiente.

Conectores con terceros

Nuxeo DM ofrece una capacidad de búsqueda completa como parte de su oferta principal. Sin embargo, las organizaciones que ya utilizan terceras herramientas de búsqueda pueden conectarlas a nuestro repositorio de contenido utilizando conectores.

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