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Descarga gratis nuestro Checklist: implementación de proyectos ECM

Descarga gratis nuestro Checklist: implementación de proyectos ECM

El éxito de la implementación de un sistema ECM depende en gran medida de una buena planificación. Por eso, en nuestro e-book te presentamos los pasos a seguir para que los resultados al implementar un ECM sean óptimos. A continuación, te ofrecemos un adelanto de lo que puedes encontrar en él. La Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management – ECM) hace referencia a la tecnología utilizada para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. El objetivo del ECM es facilitar la gestión de la información en un entorno corporativo. Muchas organizaciones en la actualidad se enfrentan al reto de, o bien, cambiar su software actual o implementar una solución de 0. En cualquier caso, que funcione la implementación de un sistema ECM requiere una buena planificación, así como identificar los objetivos y prioridades de la organización. En este ebook gratuito que hoy te traemos, recorremos paso a paso los elementos que nuestra experiencia nos indica imprescindibles a la hora de acometer un proyecto de esta naturaleza: Definir el alcance del proyecto: decidir hasta dónde vamos a llegar al menos en una fase inicial. Reunir el equipo adecuado: involucrar a todos los miembros afectados con los cambios de proceso y la inclusión de la nueva herramienta. Conocer y hacer más eficiente el proceso seleccionado: normalizar el proceso y aprovechar la implementación de una herramienta para ganar en eficiencia. Comunicarse con los interesados en el proyecto: conseguir el apoyo incondicional del proyecto por parte de dirección y de aquellos que se ven directamente afectados. Elaborar un Documento de Requisitos: poner por escrito las expectativas...
Ebook Gratuito: Gestión documental en empresas de agua

Ebook Gratuito: Gestión documental en empresas de agua

A través de este ebook podrás descubrir como una buena Gestión Documental puede reducir el riesgo operacional en los procesos de negocio de las empresas de agua Cuando hablamos de empresas de agua, nos referimos a un grupo de organizaciones que de una u otra manera se dedican a la explotación de este recurso natural. Es frecuente encontrar en este tipo de empresas, que hay un desconocimiento del beneficio que un gestor documental puede ofrecer a sus distintos procesos, particularmente en lo referente a los workflows para controlar el flujo de la información y la propia ejecución de los procesos de negocio. Los workflows o flujos de trabajo, son útiles para estructurar tareas, responsabilidades, tiempos y recursos necesarios en los distintos procesos de la organización. Además, pueden automatizar tareas cotidianas y permitir evaluar el estado parcial de cada una de ellas. Gestión documental en empresas de agua para combatir el riesgo operacional La ausencia de mecanismos de control automatizados que les permitan seguir los procesos en tiempo real, así como la imposibilidad de localizar información de forma rápida y certera, son dos problemas comunes en las empresas de agua. Sin mecanismos de control automatizados se abre la posibilidad de que existan errores humanos. Así mismo, la posibilidad de localizar información en el futuro dependerá en gran medida de que en el presente se haga un esfuerzo automático, semiautomático o manual para alimentar la información necesaria en una plataforma de gestión documental. ¿Qué debemos hacer? Planteadas estas problemáticas comunes a la mayoría de las empresas de agua, estamos con capacidad de suponer que necesitamos de un buen gestor documental que...
Recogida de Requisitos de Proyecto

Recogida de Requisitos de Proyecto

En esta entrada quiero hacer una reflexión sobre el proceso de recogida de requisitos para proyectos software. Sobra señalar la importancia de esta fase, que bien puede definir el éxito o el fracaso de un proyecto. “La recogida de requerimientos puede definir el éxito o el fracaso de un proyecto software” El perfil o rol de la persona que lleva a cabo esta recogida de requisitos suele variar. Puede ser un ingeniero pre-venta, en muchos casos el mismo comercial, y en otros, un analista o consultor. En cualquier caso, el objetivo es el mismo: Entender lo que el cliente busca y necesita, para poder plantear un diseño técnico que satisfaga sus expectativas. Aunque fácil de definir, el objeto de la fase de recogida de requisitos es complejo de alcanzar. Por múltiples razones, parece a veces un abismo insalvable entre los que trabajamos en la industria del software y nuestros clientes. El reto pues de quien asume el rol de recoger los requisitos es salvar a toda costa ese abismo y conseguir entender de verdad lo que el cliente necesita. A continuación, quiero compartir con vosotros algunas de las lecciones que yo he aprendido y que son fundamentales a la hora de construir puentes de entendimiento con el cliente y alcanzar recoger toda la información que se necesita para garantizar que el diseño no esté construido sobre falsas premisas o vacíos de información: El lenguaje del cliente y del especialista no tienen por qué coincidir Hace poco, en un proceso de venta complejo, nos encontramos con un cliente pidiéndonos ser exhaustivos con la trazabilidad en el diseño de la solución....
Cómo dar cumplimiento al nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE

Cómo dar cumplimiento al nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE

La gestión documental como elemento clave a la hora de cumplir con la nueva regulación de protección de datos en Europa Muchos equipos de IT no son conscientes aún de la importancia de la gestión documental para cumplir con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE que entrará en vigor el próximo mes de mayo de 2018.   Un 90% de los documentos corporativos contienen algún tipo de información de carácter personal, ya sea de clientes, empleados o terceros. Es por esto, que los gestores documentales se convierten en elementos clave a la hora de cumplir la normativa de protección de datos personales y privacidad. El software que usemos para almacenar nuestros documentos debe garantizar la protección de los datos personales de las personas.   En este informe gratuito que nuestros consultores han diseñado, veremos cómo mediante la tecnología es posible tomar las medidas exigidas por la nueva regulación para proteger datos personales. Así mismo, comentaremos las novedades del reglamento: derecho al olvido, cambios en la obtención del consentimiento, auditoria, controles sobre las transferencias internacionales de datos, etc. Las secciones de este whitepaper son: Nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE ¿Qué organizaciones estarán sujetas a esta nueva normativa? Mi negocio no está en la UE ¿tengo que cumplir con GDPR? ¿Qué ocurrirá si no se da cumplimiento al ReglamentoGeneral de Protección de Datos de la UE? ¿Qué se entiende por datos de carácter personal? Novedades de la normativa El software de Gestión Documental ayuda al cumplimiento de la GDPR Este informe es gratuito y te servirá para ponerte al día sobre...
Ebook Gratuito Para Aprender Sobre La Gestión De Los Archivos Multimedia Corporativos

Ebook Gratuito Para Aprender Sobre La Gestión De Los Archivos Multimedia Corporativos

Empresas con grandes departamentos de comunicación o que se dedican al sector de la comunicación, el diseño o la televisión, requieren de una forma eficiente para gestionar sus activos digitales. Un sistema de Gestión de Activos Digitales, DAM por sus siglas en inglés (Digital Assets Management), es un software cuyo objetivo es ordenar, clasificar, archivar y buscar contenidos digitales. Por contenidos digitales entendemos vídeos, imágenes, archivos editables de diseño, audios, brutos de cámara, pruebas de imprenta, etc. Tener un DAM, nos permite conocer qué activos digitales están disponibles, dónde están o dónde puedo buscarlos, controlar sus versiones y compartir los resultados con los clientes. Otro concepto muy cercano que se puede cubrir con un DAM es el Brand Management, o Gestión de la Marca, que busca lo mismo que el DAM, pero enfocado a los activos digitales que están directamente relacionados con la marca de una compañía. Implementar un software como este, requiere de una estrategia. Es imprescindible conocer qué es lo que una empresa necesita en un DAM para llevar a cabo una adecuada elección del software y consecuentemente lograr una organización adecuada. En el ebook “Empezando con la Gestión de Activos Digitales“ te explicamos cómo elegir el software que necesitas para que la Gestión de Activos Digitales satisfaga las necesidades de los distintos equipos de trabajo de tu compañía....
Nuevo whitepaper gratuito: División de Lotes de Documentos con Athento

Nuevo whitepaper gratuito: División de Lotes de Documentos con Athento

  Hoy os traemos un caso de uso para el que podéis usar Athento: División de Lotes de Documentos. Algunos clientes como Inditex, Renault, Hormigón (Panamá), PRD (España) y otros, utilizan Athento para entre otras cosas, dividir lotes de documentos. Escaneando documentos en lotes, normalmente, se persigue agilizar el proceso de digitalización o de incorporación de la documentación a un repositorio o a un Sistema de Gestión Documental con el que se trabaja. Sin embargo, a nivel práctico, es bastante frecuente que se requiera poder almacenar los documentos de forma independiente para poder acceder, consultar o extraer la información que contienen. En este whitepaper, veremos cómo Athento con su módulo de captura de documentos (Athento SE) es capaz de clasificar las páginas de un lote de documentos y dividir o fragmentar el lote en PDFs independientes.   En este whitepaper veremos: Cómo funciona la división de lotes Usos prácticos Cómo se configura Posibilidades extra ¡No te lo pierdas!...
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